با پيشرفت فن‌آورى، امکان يکپارچگى روش‌هاى پردازش صوت و تصوير به‌منظور خودکار کردن فرآيند مستندسازى و جستجو فراهم خواهد شد.

بازشناسى گفتار (Speech Recognition)

در هنگام مستندسازى مواد تصويري، به‌ويژه موقعى که جزئيات فهرست‌بردارى نماها لازم باشد، وارد کردن داده‌ها از طريق بيان، به‌طورى‌که متن توصيفى بتواند به جاى تايپ از طريق کلمات بيان شده به‌وجود آيد، مى‌تواند مفيد واقع شود، اين روش در برخى سازمان‌ها که افرادى با ناتوانى جسمى براى ورود اطلاعات در استخدام دارند، انجام شده است. ولى براى کارکنان عادى که ماشين‌نويسان سريعى نيستند، و يا کسانى که مشاهده مواد و استفاده از روش بازشناسى گفتار در توليد متن فهرست‌نويسى را، در مقايسه گسيختگى که در رشته افکار آنها به‌دليل اجبار در تايپ پيش مى‌آيد، ترجيح مى‌دهند نيز مفيد است.

پردازش صوتى براى توليد متن فهرست‌نويسى

در مواردى از نوار صداى فيلم يا ويديو مى‌توان براى توليد متن استفاده کرد. اين امر به‌خصوص در مورد مصاحبه‌ها مفيد خواهد بود چون تهيه گزارش کلمه به کلمه مصاحبه ممکن است مقرون به صرفه نباشد، ولى تهيه آن به‌صورت خودکار با وسايل الکترونيکى مناسب است. در مورد مواد واقعي، تبديل گزارش به متن ارزش کمترى مى‌تواند داشته باشد، چون متن‌ها عموماً آنچه در تصوير است را شرح نمى‌دهند، امّا با اين وجود در مواردى اطلاعات اضافى ممکن است مفيد باشد.

استفاده از داده‌هاى لوحه‌هاى بسته / عنوان‌هاى فرعى (Closed Captions)

يکى ديگر از منابع داده‌اى سودمند که مى‌توان آن را به‌صورت الکترونيکى با حداقل درون‌داد انسانى به‌دست آورد، داده‌هاى لوحه بسته يا عنوان‌هاى فرعى است. اين داده‌ها ممکن است روى ديسک يا سرويس‌دهنده‌هاى رايانه‌اى سازمان ذخيره شوند، و بسته به نوع هنرى مواد مى‌توانند منبع اطلاعاتى مفيدى را فراهم آورند.

پردازش تصوير

کارهاى جالب در زمينه پردازش تصويرى نيز، اگر چه نه پيشرفته در حد همتاى صوتى آن، صورت گرفته است. علاوه بر تشخيص نما و استخراج تصوير کليدي، پيشرفت‌هائى در زمينه‌هائى مانند بازشناسى الگو، در حال انجام است. هم‌اکنون بسيارى از توسعه‌دهندگان نرم‌افزارها مى‌توانند سيستمى عرضه کنند که وقتى يک تصوير انتخاب شد، مواد مشابه را بازيابى خواهد کرد. بسته به موضوع‌هاى جستجو شده و بازخوردهاى مرتبط، در حقيقت در بازيابى در سطوح مختلف حاصل خواهد شد. مثلاً وقتى براى طلوع خورشيد جستجو مى‌کنيم ممکن است تصاوير مشابه که توپ‌هاى نارنجى رنگ را نشان مى‌دهد پيدا شود. اما امکان دارد پرسش‌کننده ديگرى فقط در جستجوى نمونه‌هائى از اجرام سماوى نارنجى باشد، از اين رو يک ابزار نسبتاً ساده مى‌تواند کافى باشد. همان‌طور که روش‌ها اصلاح مى‌شوند، اين نوع جستجو براى طيف وسيع‌ترى از استفاده‌کنندگان سودمندتر از آنچه هست خواهد شد.


همچنين براى تشخيص انواع هنرى مواد، صرفاً از طريق بازشناسى تصوير و صدا بدون دخالت انسان، کارهائى انجام گرفته است. به‌عنوان نمونه، تحليل الگوهاى انواع صدا و تصوير مثلاً در مواد ورزشى در دانشگاه کالسروههٔ آلمان، به معنى آن است که تشخيص نوع هنرى مواد ديگر با تصاوير و صداهاى مشابه امکان‌پذير است. هنگام پرداختن به انبوهى از فيلم‌هاى مستند نشده اين فن‌‌‌آورى براى شروع يک تحليل اوليه مواد مى‌تواند مورد استفاده قرار گيرد.

پيوند با سيستم‌هاى بازمانده (Legacy Systems)

يکى از پرسش‌هاى مهم در هنگام استفاده از اين فن‌آورى آرشيوى ديجيتالي، چگونگى پيوند آن با نظام‌هاى موجود فهرست‌نويسى و پايگاه‌هاى اطلاعاتى است. در بسيارى از موارد پاسخ ”نه، به هيچ وجه“ است، که اهميت فن‌آورى جديد را به شدت محدود مى‌کند. ديجيتالى کردن مجموعه‌اى از مواد، اگر نتوان آنها را به خوبى بازيابى کرد امتياز زيادى ندارد. لذا بايد براى اطمينان از اينکه مزاياى پايگاه اطلاعاتى بازمانده مى‌تواند به فن‌آورى جديد پيوند زده شود تلاش کرد.


در آرشيوهاى عکس اين امر مشکل چندانى ندارد، چون هم‌اکنون تصاوير با کيفيت بالا را مى‌توان ديجيتالى کرد و بر روى شبکه‌ها با مشکلات مختصر پهناى باند يا محدوديت‌هاى ظرفيت ارسال کرد. کليه تصاوير جديد را مى‌توان ديجيتالى و فهرست‌‌نويسى کرد، اگرچه مسئله مواد قديمى که تبديل نشده‌اند هنوز باقى است.از آنچه که فرآيند ديجيتالى کردن عکس‌ها بسيار سريع‌تر از تصاوير متحرک است، تبديل مواد قديمى فقط موقع درخواست مى‌تواند کاملاً کفايت کند. گزينه ديگر آن است که بخشى از عکس‌ها ديجيتالى شود و در شناسه فهرست يادداشت شود که نسخه چاپى (Hard Copy) (غيرديجيتالي) بيشترى از عکس‌ها در قفسه‌ها موجود است؛ شايد استفاده‌کننده نياز به انتخاب کلى‌ترى داشته باشد.


در بسيارى از آرشيوها که داراى تصاوير متحرک هستند زيرمجموعه‌اى گزيده از مجموعهٔ اصلى براى آزمايش اوليه تعيين مى‌شوند تا معلوم گردد بازيابى چگونه مى‌تواند به بهترين صورت انجام گيرد. همان‌طور که در محيط پخش برنامه ديده‌ايم، دفتر استراليائى پخش برنامه (ORF) آزمايش ديجيتالى کردن بريده فيلم‌هاى خبرى را در مقياسى کوچک اما با روشى عملى برگزيده است. شق ديگر مى‌تواند تعيين برخى از نماهاى آرشيوى مناسب و ترويج آنها از طريق ارسال به کامپيوتر باشد.