براى اکثر کتابخانه‌ها، برنامه‌ريزى حادثه به معنى پيدا کردن مدل يا طرح اجمالى است که بتوان آن را با نيازهاى کتابخانه سازگار نمود، يا پيوستن به يک مجتمع با شبکه‌اى از کتابخانه‌هائى است که طرح‌هاى اجمالى خاص را خود قبلاً تدوين کرده‌اند. خوشبختانه بسيارى از کتابخانه‌هاى ملى و مؤسسات ديگر که مجموعه‌هاى تاريخى مهمى دارند، توصيه‌هاى فراوانى در مورد جنبه‌هاى مختلف برنامه‌ريزى حادثه ارائه داده‌اند و به مثابهٔ مآخذى براى اطلاعات مربوط به تهيه‌کنندگان بومى و مراکز خدمات حرفه‌اى ديگر عمل مى‌کنند. وقت و تلاش صرف‌شده براى تشخيص موادى که غيرقابل جايگزينى هستند با به سختى جايگزين مى‌شوند، مى‌تواند بسيار باارزش باشد، زيرا مفروضات کاذب ممکن است منجر به اشتباهات پرهزينه‌اى شود. در صورت وقوع يک حادثه، براى بازسازى منابع موجود، ممکن است لازم باشد که موجودى‌ها در محدوده‌هاى داراى اولويت جمع شوند. دشوارى شناسائى اين منابع، بسته به نوع منابع و شرايط محيطى مؤسسات مختلف، متفاوت خواهد بود.

تدوين يک دستورالعمل

دست‌نامهٔ برنامه‌ريزى وضع اضطراري بايد خوانا، محققانه، سازمان‌يافته، و موجز و مرتبط به نيازهاى محلى باشد. روش‌هاى بازسازى بايد به روشنى توصيف شده باشند. يک راهنماى گام به گام را مى‌توان براى توزيع در سطح گسترده تدوين کرد.


در مورد محصولات و خدمان نيز اطلاعات مورد نياز است، ولى بهتر است که اين اطلاعات به‌صورت يک قسمت مجزا ارائه گردد و بايد همواره روزآمد باشد. يک فهرست روزآمد از اسامى کارکنان، حاوى اسم و مشخصات تماس با کليه کارکنان مورد احتياج در امداد نيز ضرورى است. ولى لزومى ندارد که اين اطلاعات در اختيار ديگران قرار گيرد.


بايد توجه کرد که شايد بشود دو نگارش از دست‌نامه، يکى براى استفادهٔ همگانى و ديگرى براى توزيع محدود، تهيه شود. دربارهٔ مسؤوليت توليد اوليه و بازبينى نهائى دست‌نامهٔ برنامه‌ريزى وضع اضطراري، تصميم‌گيرى نمائيد. ضرورت ندارد و نبايد که اين دست‌نامه حاوى تمام اطلاعات احتمالى مربوط به مديريت وضع اضطرارى باشد. ولى بايد همهٔ اطلاعات اساسى را در بر داشته و نيز نشان دهد که اطلاعات بيشتر را کجا مى‌توان يافت.

تجهيزات و مواد براى استفاده در وضعيت اضطرارى

توصيه مى‌شود که برخى تجهيزات و مواد را فقط براى مصرف در وضعيت اضطرارى خريدارى کرده يا کنار بگذاريد. اين مواد را نبايد قرض داد و يا براى مقاصد ديگر استفاده کرد، بلکه شايد لازم باشد آنها را قفل کنيد. براى هشدار عليه استعمال نابجا از اين وسايل بر روى آنها مى‌توان اخطارهائى بچسبانيد. احتمالاً مقدار تجهيزات نگهدارى‌شده به وسعت کتابخانه و ميزان احتمال خطر براى منابع، بستگى دارد.


در صورت وجود خطر تماس با فاضلاب يا آب آلوده با مواد شيميائي، ممکن است وسايل ايمنى خاصى لازم باشد. اين وسايل ممکن است شامل لباس يکپارچهٔ محافظ، از سر تا پا و يک محافظ براى صورت و ابزار تنفسي، باشد. در چنين موقعيتى بايد کتابخانه، يک کارشناس را براى حفظ جان کارکنان فرا خوانَد و از اقدام مؤثر در اين شرايط، مطمئن شود.

لوازم نظافت و دسته‌بندى

- پارچه‌ها و اسفنج‌ها: بايد از پارچه‌هاى تميز رطوبت‌گير، اسفنج‌ها يا پارچهٔ اسفنجى در انبار موجود باشد. براى استفادهٔ زياد اکثراً پارچه را ترجيح مى‌دهند.


- کاغذ يک‌بار مصرف: لوله‌هاى کاغذ سفيد رطوبت‌گير، لوله‌هاى صنعتى يا تجارى با عرض حدوداً ۸ اينچ (يا ۵۰۰ ميلى‌متر) بهتر است ذخيره شود.


- کيسه‌هاى نايلون شفاف: بهتر است اين کيسه‌ها را از عمده‌فروشى‌هائى که بسته‌بندى مواد انبارى را براى مصرف بازار انجام مى‌دهند، خريدارى کرد. اين کيسه‌ها در اندازه‌هاى متفاوت و با قيمت‌هاى مناسب و در صورت خريد يک‌جا موجود هستند. از آنها مى‌توان در بسته‌بندى کتاب براى انتقال به بيرون جهت مرمت و جمع‌ کردن و دسته‌بندى مواد شديداً آسيب‌ديده، استفاده کرد. پلاستيک‌هاى شفاف به‌دليل قابل رؤيت بودن محتويات آن بهتر هستند.

آموزش کارکنان

ممکن است لازم باشد آموزش کارکنان را با همکارى کتابخانه‌‌هاى ديگر سازماندهى کرد، به‌ويژه وقتى که امکانات کم باشد. تبادل‌نظر کتابخانه‌ها در همه موارد ارزشمند است. مى‌توان براى يک شبه حادثه برنامه‌ريزى کرد. در چنين وقايعى تجارب منتقل شده (Hands - On) با کتاب‌هاى خيس به‌کار مى‌آيد، ولى بزرگترين فايدهٔ آن اين است که مردم را گردهم مى‌آورد و روحيه گروهى ايجاد مى‌کند. نبايد کوشش کرد که مهارت‌هاى حفاظت به‌عنوان قمستى از آموزش آمادگى حادثه، آموزش داده شود.

سمينارها يا رهنمودهاى سالانه

سمينار يا رهنمودهاى سالانه‌اي، براى آمادگى حادثه ترتيب دهيد. در سازمان‌هاى بزرگتر با کارکنان زياد، سمينار را مى‌‌توان با عنوان رويداد يک‌ساله، ترتيب داد. ولى بسيار مطلوب است که آن را با برنامهٔ آموزش کارکنان تکميل کرد. عمدتاً چنين برنامه‌هائى را تنها براى کارکنان آموزش‌ديده در نظر مى‌گيرند (که با کارآموزى مقدماتى فرق دارد)، ولى شرکت عموم بايد آزاد باشد.


توصيه‌ها:

- اجراء چنين برنامه‌اى را بايد به‌عهدهٔ يکى از افراد گروه برنامه‌ريزى گذاشت، يا شخصى که گروه او را دعوت کند. اعلان اين اجراء را مى‌توان در خبرنامهٔ سازمان درج کرد و يا براى توزيع در سطح کتابخانه، در فهرست سمينار آموزشى کارکنان گنجاند.


- در رئوس برنامهٔ سمينار بايد آگهى زمان تشکيل جلسه درج شود. برنامهٔ سمينار ممکن است سال به سال تغيير کنند. هم‌چنين ممکن است بعد از اجلاس براى آنها که نتوانسته‌اند بيايند، يک خلاصهٔ چاپى و يا رهنمودهائى به‌عنوان جايگزين نشست، منتشر کرد.

طرح طبقات و روش‌هاى نجات

اطمينان حاصل کنيد که اطلاعات براى استفاده در وضع اضطرارى تا سرحد امکان به وضوح ارائه شده است. ممکن است لازم باشد روش‌هاى نجات مواد خلاصه شوند، ولى سعى نکنيد مسائل را بيش از حد ساده کنيد.


توصيه‌ها:

- براى اينکه محل نگهدارى ابزار آتش‌نشانى را مشخص کنيد و نقاط قطع آب و برق و گاز در هنگام بروز حادثه را بدانيد، و نيز ارائه ساير اطلاعات مفيد، طرح طبقات را فراهم سازيد.


- براى توضيح نقاط يا نشان دادن زنجيرهٔ پيش‌بينى شدهٔ حوادث، طرح را با تصوير همراه کنيد. شکل‌هاى بازسازى کتاب‌ها و اسناد و بازسازى رسانه‌هاى غيرکتابى را ببينيد.


بازسازي كتابها و اسناد
بازسازي كتابها و اسناد

بازسازي رسانه‌هاي غير‌كتابى
بازسازي رسانه‌هاي غير‌كتابى

فرم ليست مواد آسيب‌ديده
فرم ليست مواد آسيب‌ديده