براى اينکه قدمى به طرف ايجاد و يا بررسى روش‌هاى برنامه‌ريزى مقابله با حادثه برداريم، مى‌توانيم يک ارزيابى صورى از حادثه انجام دهيم. اين ارزيابى بايد مشخص کند که چه نوع مشکلاتى منجر به ضرر يا صدمه به موجودى کتابخانه و يا قطع خدمات آن مى‌شود و تبعات احتمالى آنها چيست. ارزيابى مذکور ممکن است باعث بالارفتن روش‌هاى حفظ و امنيت ساختمان شود، و کمک کند که چه توافق‌هائى لازم است با تهيه‌کنندگان اين خدمات بسته شود تا خطر به حداقل برسد. و شايد مرحله ارزيابى ضرورت اطمينان از پوشش بيمهٔ مناسب را، تقويت نمايد.

شناسائى مسائل براى اقدام فورى

همهٔ تغييرات ضرورى را نمى‌توان فوراً انجام داد. اما شايد بتوان طرحى پياده کرد که اقدامات عاجل و اقدامات بلندمدت ديگر، بسته به نياز به تغيير در ساختمان، از آن تفکيک شده باشند. اين را نيز مى‌توان با تهيه فهرستى از تمام اصلاحات بالقوه، منابع ضرورى را تعيين کرد و يادداشت منابع اولويت‌هاى مربوط به هر مرحله برنامه‌ريزى - عاجل و بلندمدت را مشخص ساخت.

فن‌آورى جديد و نسخه‌بردارى ايمنى

روش اکيد براى حفظ داده‌هاى رايانه‌اى اين است که از آنها نسخه‌ها پشتيبان ترتيب داد. شايد چندين نسخه لازم باشد. توليد چند نسخه پشتيبانى براى نگهداري، متداول است. نسخه‌هاى پشتيبانى بايد کاملاً دور از يکديگر ذخيره شوند تا در اثر يک حادثه تمامى نسخه‌ها آسيب نبينند. تجهيزات رايانه‌اى آسيب‌ديده مى‌تواند اطلاعات روى نسخه‌هاى پشتيبانى را از بين ببرد. لذا در مورد روش‌هاى مربوط به نسخه‌هاى پشتيبان بايد دقيقاً فکر کرد. اطلاعات رايانه‌اى مى‌تواند به‌علت خرابى کپى‌ها و نيز صدمهٔ نسخه‌هاى پشتيباني، به طرق مختلف از بين بروند. ضربات، قطع منبع قدرت، استفاده از سخت‌افزار با کيفيت پائين و ويروس‌هاى رايانه‌اى منابع خطر ديگر هستند. کلمات عبور را بايد کاملاً سرى نگه داشت. و در صورت لازم مرتباً تغيير داد. تا حد امکان تجهيزات رايانه‌ٔ مرکزى را تحت مراقبت ويژه قرار دهيد.


رسانه‌هاى مغناطيسى (نوارهاى رايانه‌اي، فلاپى ديسک‌ها، نوارهاى صوتى و تصويري) را بايد دور از ميادين قوى مغناطيسى ذخيره کرد. سازندگان اين نوع ابزار هشدار مى‌دهند که اين مواد در مجاورت ابزار الکتريکى گذاشته نشوند. به همين ترتيب بعضى وسايل ايمنى نيز مى‌‌توانند به اين مواد آسيب برسانند.


مى‌توان از موجودى‌‌هائى که تنها در اختيار شما است عکس و فتوکپى و ميکروفيلم تهيه نمود و يا در صورت امکان از يک رايانه نسخه‌هاى پشتيبان تهيه کرد. وجود اين نسخه‌ها مى‌تواند خطر زيان يا صدمه به نسخه‌هاى اصلى را کاهش دهد. اگر مى‌خواهيد از نسخه‌ها استفاده کنيد، نسخه‌هاى اصلى بايد تهيه شده و به‌عنوان نسخه‌هاى اطمينان در جائى امن ذخيره شوند. نسخه‌هاى اطمينان براى نسخه‌بردارى و مراجعه روزانه نيست و بايد به‌طور جدى و تحت شرايط کنترل‌شده، به‌صورت ذخيره نگهدارى شوند.


ممکن است لازم باشد قالب اطلاعات ايمنى يا نسخه‌هاى آرشيوى را روزآمد کرد، نوارهاى ويديوئى و رسانه‌هاى رايانه‌‌اى و فنى تا وقتى خوب هستند که ماشين‌هاى مربوط بتوانند آنها را بخوانند.

حفاظت و ايمنى و امنيت ساختمان

توصيه‌هاى کارشناسى در مورد پيشگيرى از حريق و ايمني، را به خاطر بسپاريد. خدمات آتش‌نشانى محلي، ممکن است پيشگيرى از حريق داشته باشد يعنى کسى که مى‌تواند توصيهٔ رايگان بدهد. جائى که کتابخانه زير کالج يا دانشگاه يا اداره دولتى و يا سازمان‌هاى بزرگ ديگر قرار دارد، مسؤولان امور آتش‌سوزى آن سازمان نيز بايد از ماهيت موجودى‌هاى کتابخانه و نيازهاى به‌خصوص آن باخبر باشند و در اين مورد به مثابه رابط خدمات آتش‌نشانى عمل کنند. علت عمده آتش گرفتن کتابخانه‌ها، حريق عمدى بوده است.

ذخيره‌سازى استقرار مجدد منابع

مطمئن شويد که مواد يا منابع ارزشمند و غيرقابل جايگزين (مانند تک‌نسخه‌هاى شلف ليست، متون و غيره) در قسمتى از ساختمان با شريط ايمنى و محيطى مناسب نگهدارى مى‌شوند که در مورد ذخيره‌سازى يک سرى توصيه‌هائى ذکر شده است که:


توصيه‌ها:

- سيستم‌هاى قفسه‌بندى بايد محکم، پايدار و غير قابل اشتعال باشند. قفسه‌بندى فلزى با رنگ و پوشش غيرقابل اشتعال ترجيح دارد. اگر بايد قفسه‌بندى زير استاندارد مورد استفاده قرار گيرد، اطمينان حاصل کنيد که مدارک خيلى مهم در قفسه‌بندى بهترى نگهدارى مى‌شوند. نبايد انبار در تماس مستقيم با کف زمين باشد. توصيه مى‌شود که سطح تحتانى سيستم‌هاى ذخيره‌سازى (به‌خصوص در مناطق سيل‌خيز) حداقل ۱۵ سانتى‌متر بالاتر از زمين باشد. اگر امکان ندارد که قفسه تحتانى را تا اين ارتفاع بالا آورد، شايد لازم باشد آن طبقه خالى بماند.

محافظت از مخزن در محل و جايابى مجدد آن در هنگام خطر

مطمئن شويد که امکان جايابى منابعِ در معرض خطر با عمليات ساختمانى رعايت شده است. به‌دليل آنکه عمل جايابى موجودى‌ها خود، زمينه را براى صدمه‌رسانى در طى نقل مکان فراهم مى‌کند. لذا براى اين چنين تعهدى بايد به دقت برنامه‌ريزى شود. يک روش براى محافظت از مجموعه، پيچيدن در پارچه است. در برخى طرح‌هاى بزرگ تعهد مى‌کنند که در طى عمليات ساختمانى يا در خلال نقل امکان اجبارى به ساختمان جديد، براى محافظت از کتاب‌ها و دسته اسناد در محل مناسب، آنها را در پوشش پلاستيکى ببندند.


توصيه‌ها:

- براى محافظت قفسه‌ها در هنگام کار نظافت مى‌توان از کاغذهاى پلاستيکى استفاده کرد، اما بايد در نظر داشت که گرد و غبار بيش از حد تصور عبور مى‌کند و از هر شکافى در قفسه راه مى‌يابد. کارهاى نظافتى که بعد از رفتن کارگر نظافتچى بايد انجام شود، بيش از حد انتظار است. اگر کار تجربى انجام مى‌شود، خود گرد و غبار ممکن است مشکل باشد، ولى براى انسداد راه فاضلاب و آب‌روها بايد بازرسى صورت گيرد، چوه با سنگريزه و آت و آشغال و سيل به‌راحتى گرفته شده و يا مشکل رطوبت پيش مى‌آيد. اگر سقف تحت تعمير است، حداقل قفسهٔ زير محوطه محل مورد تعمير بايد با روکش نايلونى محافظت شود. امکان دارد کار در زيرزمين باعث جارى شدن سيل گردد.


- با تعميرکاران ساختمان، يا با کارگرانى که در داخل ساختمان يا نزديک ساختمان شما مشغول کار هستند، مستقيماً و يا توسط حفاظت ساختمان، تماس برقرار کنيد. کارکنان مسؤول مراقبت‌هاى عمومي، حمل و نقل و بازسازى قفسه‌ها تا حد ممکن بايد از کارهاى انجام شده خبر داشته و از خطرات خاص انجام آن کار، آگاه باشند تا بتوانند براى جلوگيرى از صدمه ديدن منابع، اقدامات لازم را انجام دهند. اگر قرار است اقدامات پيشگيرانه صورت گيرد، لازم است دربارهٔ کارهاى انجام نشده آگاهى کافى وجود داشته باشد.