قبل از آنکه به اصول کار شرح عکس‌نويسى پرداخته شود، مقتضى است آنان‌که تخصص در اين رشته روزنامه‌نگارى را مى‌پذيرد از کار نوشتن شرح عکس و وظيفه‌اى که بر عهده دارند آگاه شوند. شرح عکس‌نويس وظيفه‌ٔ او آن است که شرح هر عکس را با مهارتى که در نگارش دارد، بنويسد. شايد صحيح‌تر باشد که گفته شود: شرح عکس‌نويسى بايد نخست به همه پرسش‌هائى که عکس به‌وجود مى‌آورد، پاسخ گويد و دو با دستکارى‌ها، افزودن رنگ‌آميزى‌ها و بيان رويدادهاى ضمنى که به‌وضوح در عکس نمايان نشده، اثر صورى عکس را بالا ببرد.


براى دست‌يابى به هر يک از اين دو هدف ضرورى است که شرح عکس‌نويس به مطالعه عکس بپردازد و فقط به توضيحاتى که همراه عکس است، اکتفاء نکند. اهميت اين امر از آنجا افزايش مى‌يابد که سردبيران يا سردبير واحد عکس روزنامه‌ها ممکن است فقط يک قسمت از عکس را براى چاپ علامت بگذارد، لذا شرح عکس‌نويسى که از اين امر غفلت کند، ممکن است به‌شرح و بسط قسمتى از عکس که حذف خواهد شد و هرگز به چاپ نخواهد رسيد مبادرت ورزد.


مسئله کمى جا و اندازه تقريباً ثابت و تغييرناپذيرى که به‌شرح عکس اختصاص دارد، مانع از نوشتن شرح عکس دلخواه مى‌شود و اين کار را دشوار مى‌سازد. هر روز از شرح عکس‌نويس خواسته مى‌شود که با مطلب واقعى و روشنگر شرح عکس را در جاى بسيار محدودى و با کمال فشردگى بگنجاند و از طرف ديگر براى عکس‌هاى غيرجدى که دربارهٔ آن نياز به زياد نوشتن نيست مطلب کوتاهى بنويسد و گاه عکس‌هائى که جاى زيادى براى شرح آن اختصاص يافته است با شرحى مفصل پر کند، در هر دو مورد، شرح عکس‌نويس استعداد و توانائى آن در محک تجربه قرار خواهد گرفت و مطالعه جرايد مصور نشان خواهد داد که دشوارى اين کار فقط باهوش فراوان، ديد وسيع و قلم تواناى شرح عکس‌نويس آسان مى‌شود. هنگامى‌که جا براى شرح عکس کم باشد و سوژه مناسب، شرح عکس‌نويس با قريحه روزنامه‌نگارى جالب‌ترين قسمت عکس را انتخاب مى‌کند و درک ساير جزئيات را که به آن درجه پرشور و جاندار نيست بر عهده خواننده مى‌گذارد تا آن را از خلال اصل خبر دريابد.