مطبوعاتى‌هاى حرفه‌اى مى‌گويند تا آنجا که به روزنامه‌نگارى مصور مربوط مى‌شود، همه ‌چيز به‌شرح عکس وابسته است. کسانى که مسئول نگارش شرح عکس‌ها هستند، مهم‌ترين نقش را در اين مورد ايفاء مى‌کنند و ويراستاران بايد در اين مورد نيز مهارت خود را نشان دهند.


هنگامى که خواننده صفحه‌هاى عکس‌دار روزنامه را بررسى و مطالعه مى‌کند، متوجه مى‌شود براى اداء خبر بيش از عکس بى‌زبان مورد نياز است. عکسى که بدون شرح بتواند گويا باشد، مطلب و مفهوم را به تنهائى برساند و هيچ ابهام و پرسشى در ذهن خواننده نيافريند، قاعده کلى نيست بلکه موردى کاملاً تصادفى و استثنائى است.


يک صفحه روزنامه حاوى عکس‌هاى خبرى را در نظر بگيريد . آزمايش کنيد. فرضاً عکس مردى را مى‌بينيد که با دستبند، دست خود را به دست پليس، بسته‌اند. عکس ديگر چند نفر را هنگام عبور از عرض خيابان نشان مى‌دهد. از ساختمان رفيعى عکسى به چشم مى‌خورد و چند عکس از افراد عادي، قسمتى از صفحه را اشغال کرده است و شما آنها را نمى‌شناسيد آيا با ديدن عکس‌ها کنجکاو هم نمى‌شويد تا آنان را بشناسيد.


هرگاه حروفى را که زير عکس‌ها چاپ شده بپوشانيد، کسى که به آنها نظر مى‌اندازد نيمى از موضوع عکس را درک مى‌کند. اکنون شرح عکس‌ها را نگاه کنيد تا مشخص شود که در هر مورد، ميزان توجهى که به عکس‌ها جلب مى‌شود، تا آنها را قابل توجه و مهيج مى‌کند، فقط به مهارتى که در شرح عکس‌ها به چشم مى‌خورد، بستگى دارد. يعنى هر عکسى که شرح آن ماهرانه و در عين حال موجز نوشته شده باشد، بيشتر جلب توجه مى‌کند.


شرح عکس‌نويسي، هنرى است که نيازمند تدبير، تجربه و تبحرى فراوان است. عکس در حقيقت ثبت لحظات جالبى است از فعاليت‌هاى بشرى در زندگى خصوصى و عمومى که سر و کار داشتن با آن ملتزم آن است که شرح عکس‌نويس با امور گوناگون چون سياست، اقتصاد، اجتماع، امور هنري، ورزشي، امور جنائى و وقايع جارى آشنائى به‌سزائى داشته باشد.


عکس‌هائى که ويراستاران با آنها سروکار دارند از منابع مختلفى تهيه شده است. اکثر آنها از مؤسسات خبرى داخلي، خبرگزارى‌ها و ساير منابع خارجى رسيده، تعدادى از آن ميان، عکس‌هائى است که عکاسان خود روزنامه برداشته و دستچين شده‌اند، تعداد کمى از آنها را هم عکاسان آماتور به دفتر روزنامه فرستاده‌اند. در هر موردى همراه با عکس توضيحاتى ضميمه شده که ويراستار دقيق با يک نظر متوجه مى‌شود که به آنها نمى‌توان، اتکاء کرد. عکاسان، غالباً از ترکيب خصوصيات فنى عکس‌هاى خود را تعريف و تمجيد مى‌کنند، اما نمى‌توان از آنها اظهار داشت مانند روزنامه‌نگاران تعليم ديده و مجرب، شرح دقيق و گيرائى از جزئيات به‌عنوان شرح عکس بنويسند. به همين دليل، ويراستاران هرگز به‌‌شرح عکس‌هائى که عکاسان در اختيار آنها مى‌گذارند، اعتماد و اکتفاء نمى‌‌کنند تا به صحت و سقم آن پى ببرند. البته ويراستاران در روزنامه‌اى که کار مى‌کنند در صورتى‌که از هويت موضوع عکس نامطمئن باشند، مى‌توانند به کارشناسانى که در دسترس آنها هستند، مراجعه کنند تا واقعى بودن آن براى آنها مسلم شود و سپس به‌شرح عکس‌نويسى بپردازند. ويراستار در صورت بروز کوچکترين شک و عدم يقين در مورد عکس‌ها مى‌تواند بالافاصله به متخصصان روزنامه چون هنرى‌نويسان، ورزشى‌نويسان و... مراجعه و از عکس مربوط به تخصص آنان اطلاعات کافى و بسنده را کسب کند.


ويراستار همچنين مى‌تواند به کتاب‌هاى دايرةالمعارف، اطلاعات عمومى و ساير منابع مکتوب و پرونده‌هاى آرشيو مراجعه کند و براى مطالب مصور روز از مقاله يا گزارش‌هائى که در همان زمان تهيه شده و خود به ويرايش آن اقدام کرده است، کمک بگيرد.


با اين وجود، واقعيت اين است که شرح عکس‌نويس موفق بايد با همه پيشرفت‌هاى روزنامه‌نگارى هماهنگ باشد و مهمتر آنکه سرعت عمل داشته و براى نوشتن سريع شرح عکس‌ها غريزه سردبيرى داشته باشد و مطالب اساسى را به‌دست آورده و با رساترين بيان، ارائه کند.


شرح عکس بايد دقيق و منظم نوشته شود. عکس‌ها و مطالب معمولاً با هم به روزنامه مى‌رسد و بايد در همان شماره روزنامه با هم چاپ شود. آماده ساختن يک عکس براى چاپ با وجود سرعت شگفت‌انگيز کارهاى ظهور و چاپ امروزه الزاماً از هر لحاظ کندتر از تهيه خبر است. برخى اوقات عکس پس از آن که کليشه يا چاپ آن درست شد به‌دست شرح‌نويس عکس مى‌رسد. شرح عکس‌نويسى کار شتابانه‌اى است و به همين دليل بايد شرح عکس همراه با چاپ عکس توأمان و هر دو با هم براى صفحه‌بندى آماده شوند.