هم‌اکنون بايد قادر باشيد اثاثهٔ دفتر خود را طورى ترتيب دهيد که از مقدار قدرت، مقام يا کنترل که مايليد در برابر ديگران داشته باشيد، برخوردار شويد.


ماجرائى‌ که شرح آن در زير آمده نشان مى‌دهد ما چگونه آرايش دفتر يک شخص را براى حل بعضى مشکلات ارتباطى او در مقام سرپرست حل نموديم.


جان که يک کارمند شرکت بيمه بود به مقام مديريت منصوب شد و يک دفتر در اختيار او قرار گرفت. پس از گذشت چند ماه، جان متوجه شد که ساير کارمندان علاقه‌اى به‌کار کردن با او را ندارند و ارتباط او با آنان گهگاه خصومت‌آميز مى‌شود، به‌خصوص زمانى‌که به دفتر او مى‌آيند. براى جان مشکل بود که آنان را راضى به اجراى دستورات و راهنمائى‌هاى خود بکند و اغلب مى‌شنيد که غيبت او را مى‌کنند. مشاهدات ما از وضعيت اسفناک جان نشان داد که مشکلات ارتباطى هنگامى‌که کارکنان در دفتر او بودند، به بدترين وضعيت ممکن درمى‌آمد.


به‌منظور اين تمرين، ما مهارت‌هاى مديريت را در اينجا ناديده مى‌گيريم و بر جنبه‌هاى غيرکلامى اين مشکل تکيه مى‌کنيم. در زير خلاصه‌اى در خصوص آرايش دفتر جان آمده است.


- صندلى مراجعه‌کننده در مقايسه با صندلى جان در جايگاه رقابتى قرار گرفته بود.


- دفتر به‌غير از يک پنجره به بيرون، يک جدار شيشه‌اى نيز داشت. اين جدار شيشه‌اى منظره‌اى از محوطه‌ عمومى دفتر را نشان مى‌داد. اين جدار شيشه‌اى مقام جان را کاهش مى‌داد و مى‌توانست باعث افزايش قدرت يک زيردست که در صندلى مراجعه‌کننده نشسته گردد زيرا ساير کارکنان مستقيماً پشت او بودند و مى‌توانستند از آنچه در دفتر روى مى‌داد کاملاً آگاه شوند.


- بخش جلوئى ميز جان پر بود که اين قسمت، بخش اعظمى از بدن او را پنهان مى‌کرد و مانع مشاهده علائم جان توسط زيردستان مى‌شد.


- صندلى مراجعه‌کننده طورى قرار گرفته بود که پشت او رو به يک در باز باشد.


- هنگامى‌که يک زيردست در دفتر جان حضور داشت، او اغلب در حالتى مى‌نشست که هر دو دست پشت سر (شکل ”شايد يک روز تو هم به زرنگى من بشوي“) و يک پا روى صندلى قرار مى‌گرفت (شکل عدم اهميت).


شايد يک روز تو هم به زرنگى من بشوي
شايد يک روز تو هم به زرنگى من بشوي

عدم اهميت
عدم اهميت

- صندلى جان دسته‌دار، چرخ‌دار و داراى پشت بلند بود. صندلى مراجعه‌کننده ساده با پشت کوتاه، بدون دسته و ثابت بود.


با توجه به اينکه بين ۶۰ تا ۸۰ درصد از ارتباطات به‌طور غيرکلامى انجام مى‌شود، واضح است که جنبه‌هاى غيرکلامى ارتباط جان به معنى فاجعه بود. در جهت برطرف نمودن اين مشکل، آرايش زير طرح‌ريزى شد.


- ميز جان در مقابل جدار شيشه‌اى قرار گرفت تا دفتر او بزرگ‌تر به‌نظر برسد و افرادى که وارد دفتر مى‌شوند، بتوانند او را ببينند.


- صندلى مراجعه‌کننده در جايگاه گوشه قرار گرفت تا باعث ايجاد ارتباط آزاد‌ترى شود و اجازه دهد که گوشه در صورت نياز به‌عنوان يک مانع مختصر عمل کند.


- جدار شيشه‌اى تبديل به شيشه آينه‌اى شد تا جان بتواند بيرون را ببيند اما ديگران قادر به مشاهده داخل دفتر نباشد. اين باعث افزايش مقام جان مى‌شد و جوّ صميمى‌ترى در دفتر او ايجاد مى‌کرد.


- يک ميز گرد با سه صندلى چرخ‌دار هم‌شکل در انتهاى ديگر دفتر قرار گرفت تا جلسات غيررسمى در سطح مساوى برگذار شوند.


- در آرايش اوليه دفتر (شکل طرح اوليه دفتر )، نيمى از محدوده ميز جان در اختيار بازديد‌کننده قرار مى‌گرفت و در طرح جديد (شکل طرح جديد دفتر) جان از اختيار کامل بر سطح روى ميز برخوردار بود.


طرح اوليه دفتر
طرح اوليه دفتر


طرح جديد دفتر
طرح جديد دفتر