محيط فيزيکى محل مذاکره مى‌تواند به همان اندازه شهرى که مى‌خواهند در آن مذاکرات را برپا نمايند از اهيمت برخوردار باشد. عواملى مانند دکور، دما، جا، نور، راحتى محل با توجه به خصوصيات شخصى و کارى مى‌توانند تأثير قابل ملاحظه‌اى بر محيط فيزيکى مذاکرات داشته باشند. با درک روابط متقابل اين عوامل، شما مى‌توانيد بينش بهترى درباره علم ديناميک مذاکره پيدا کنيد. با به‌کارگيرى اين عوامل قبل از اينکه رقيبتان اين عوامل را برعليه شما به کار گيرد شما ممکن است بتوانيد امتياز مهمى را در مذاکره نصيب خود نمائيد.


با توجه به اين مسائل، شما بايد درک نمائيد که بعضى از عوامل محيطى غالباً توافق بين دو طرف مذاکره را به‌وجود مى‌آورند، در حالى که بعضى ديگر باعث عدم توافق بين آنها مى‌گردند. با درک اين عوامل و به کارگيرى آنها به نفع خود، شما مى‌توانيد محيطى فيزيکى فراهم آوريد که احتمال ايجاد توافق بين خود و رقيبتان در جلسه‌اى معين را افزايش دهد. به عبارت ديگر، شما اين عوامل را مى‌توانيد به روشى به کار گيريد که پيام مورد نظر شما در مذاکرات مبنى بر اينکه توافق در اين زمان ناممکن است را تقويت نمايد. عوامل مهم در طرح محيط فيزيکى عبارت هستند از:


دکور، خصوصيات شخص و کاري، دما و نور، محل استقرار، تفوق يافتن بر محيط روانى.

دکور

زمانى که مذاکرات در محل کار شما برگزار مى‌شود و يا دفتر شخص ثالثى را که بى‌طرف مى‌باشد براى مذاکرات انتخاب مى‌نمائيد، به‌طور کلى اين گزينش‌ها بايد معقولانه باشد تا احساس اطمينان را در مذاکره‌گرانتان تدريجاً القاء نمايد و حس قدرت و کنترل را به رقيبتان منتقل نمايد. به هر حال، استثنائاتى در اين مورد وجود دارد. براى مثال، اگر شما با شرکتى کوچکتر از شرکت خود مذاکره مى‌نمائيد، اين امکان وجود دارد که محيط شيک و مناسب شرکت شما رقيب را به هيجان آورد و حالتى تدافعى را در او تقويت نمايد. اگر شما تصميم بگيريد که مذاکرات را در دفتر حقوقى خود که با دکورى گرانبها تزئين شده است برگزار نمائيد، همان اتفاق روى خواهد داد.


رئيس يکى از شرکت‌هاى کوچک توضيح داد: که ”زمانى که من اتاق کنفرانس را ديدم، متوجه شدم که در شرايطى مشابه ما نمى‌توانيم وکيلى بگيريم و از او بخواهيم که بر سر معامله‌اى جديد با خريدار مذاکره نمايد. در نتيجه، با توجه به شرايط مالى شرکت، من با هرگونه تغييرى مخالفت نمودم، البته موضوع مهم اين تغييرات نبودند که من مخالف آنها بودم بلکه مسئله بر سر پرداخت مبلغى به دفتر حقوقى خودمان براى مذاکره با آن افراد بود. به عبارت ديگر، زمانى وجود دارد که شما مى‌خواهيد خوش سليقگى از خود نشان دهيد. ”بعضى از تاجران ترجيح مى‌دهند که در اتاق کنفرانس خصوصى (مثلاً در هتل يا دفتر حقوقي) به مذاکره بپردازند تا راه رقيب خود را به دفتر بى‌تجمل خوود باز ننمايند. هنوز بعضى از اين شرکت‌ها برروى اين موضوع تأکيد مى‌ورزند که تا زمانى که محيط محل کار عامل مهمى مى‌باشد، دستيابى به امتيازات مالى چيزى غير محال نخواهد بود. درباره مسئله دکور مى‌توان جزئيات بيشترى را مطرح نمود. بعضى از بهترين مذاکره‌گران تجارى کتابهائى را انتخاب مى‌کنند که در جلسه مذاکره مى‌توانند نظر رقيب را جلب نمايند. يکى از مؤثرترين تکنيک‌ها در اين زمينه اين است که در روى ميز خود کتابى راجع به چگونگى رزرو ميز براى صرف قهوه بگذاريد. زمانى که رقيب مذاکره‌گرتان کتاب را برمى‌دارد متوجه مى‌شود که ممکن است شما طرفدار آن نويسنده باشيد و يا بدتر اينکه با آن نويسنده روابط دائمى داشته باشيد. بعضى از مذاکره‌گران بعضى از تابلوهاى آويزان شده در ديوار محل کار خود را عوض مى‌نمايند، مخصوصاً زمانى که به لحاظ سياسى از اهميت برخوردار باشد.