به منظور تهيه پروفرما نياز به نشانى و شماره تلکس شرکت‌هاى فروشنده کالا مى‌باشد که مى‌توانيم اطلاعات مذکور را از منابع ذيل به دست آوريم:


- روزنامه‌هاى تجارى (Trade Journals)


- راهنماى تلفن. در کشورهاى خارجى تلفن به Yellow page معروف است


- از طريق مراجعه به سوابق شرکت در مورد خريدهاى مشابه


- بخش بازرگانى سفارت‌خانه‌هاى کشورهاى بيگانه در کشور


- کتاب‌هاى راهنماى بازرگانى کشورها


خريدار طبق فرم درخواست پروفرما با فروشنده يا نماينده از مکاتبه مى‌کند و در صورت به توافق رسيدن با آنها پروفرما را دريافت مى‌نمايد.


مطالبى که در پروفرما ذکر مى‌شود:


- Origin - نشان مى‌دهد که کالا ساخت چه کشورى است.


- Payment - نحوه پرداخت بهاء کالا را توضيح مى‌دهد. نحوه پرداخت امکان دارد نقدي، از طريق اعتبار اسنادى يا براتى باشد.


- Validity - مشخص کننده اين است که پروفرما تا چه تاريخى اعتبار دارد. اگر بعد از اين تاريخ خريدار در بانک ثبت سفارش نمايد امکان دارد که فروشنده کالا، شرايط اعلام شده قبلى را قبول ننمايد.


- Transport - نوع وسيله حمل و نقل در اين قسمت ذکر مى‌گردد. در بعضى از پروفرماها اجازه داده مى‌شود حمل کالا قسمت به قسمت انجام شود. قيمت کالا با B. 0. F، F. &. C، F. I. C در پروفرما ذکر مى‌گردد.