صورت بسته‌بندى ارتباط تنگاتنگ با سياهه دارد و معمولاً هميشه همراه با آن است. صورت بسته‌بندى بايستى همانند سياهه، تا سر حد امکان جامع باشد.


صورت بسته‌بندي، دربردارنده جزئيات چگونگى بسته‌بندى کالاها، محتواى جعبه‌ها، کارتن‌ها يا عدل‌هاى مختلف و جزئيات وزن و ابعاد تک‌تک بسته‌هاى محموله مى‌باشد. صورت بسته‌بندى در هنگام تصميم‌گيرى محل‌کننده در مورد چگونگى بارگيرى محموله، ارزش‌مند است. صورت بسته‌بندى براى مقامات گمرکي، سندى اساسى براى انجام بازرسى و نيز سندى مهم براى مشترى به منظور شناسائى محتواى محموله است.


اگر محموله صرفاً شامل يک نوع کالا در بسته‌بندى استاندارد باشد، مى‌توان اطلاعات بسته‌بندى را بدون هيچ مانعى در سياهه گنجاند. به هر حال، به‌عنوان قاعده‌اى کلي، بهتر است اطلاعات مالى و بسته‌بندى را به‌طور جداگانه، به ترتيب در سياهه و صورت بسته‌بندى نوشت.

نمونه فرم صورت بسته‌بندى A typical format

 PACKING LIST صورت بسته‌بندى
 اين صورت بسته‌بندى مربوط است به سياهه شماره: This packing list refers to invoice no
        GR WT each
 (وزن ناخالص هر بسته)
   Measure each
 (ابعاد هر بسته)
    Contents each
 (محتويات هر بسته)
       Numbers
 (شماره بسته‌ها)
 Quantity
 (تعداد)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

راهنماى اطلاعات صورت بسته‌بندى

۱. ارجاع به سياهه، در صورتى‌که اسناد ار هم تفکيک شوند.


۲. تعداد کارتن‌هاى هر يک از انوع کالاهاى مندرج در سياهه.


۳. درمورد هر يک از انواع کالاها، شماره‌هاى داده شده به کارتن‌هاى حاوى آنها.


۴. محتواى هر کارتن.


۵. ابعاد خارجى هر کارتن.


۶. وزن ناخالص هر کارتن.


۷. چگونگى بسته‌بندى کالاها، اگر کالاها به‌صورت پالت بسته‌بندى شده‌اند، بايد اين موضوع را ذکر نمود. اگر براى جابجائى آنها ترتيباتى لازم است، بايد آن را خاطرنشان کرد.


۸. چگونگى نوشتن نشانى بر روى کارتن‌ها و استفاده از شماره‌ها.


۹. کل تعداد بسته‌ها در محموله.


۱۰. حجم کل محموله به متر مکعب.


۱۱. کل وزن خالص محموله (به استثناء بسته‌بندى).


۱۲. کل وزن ناخالص محمولهٔ فرستاده شده.

راهنماى مشکلات معمول صورت بسته‌بندى

۱. اگر ارجاع به سياهه از قلم بيفتد، در صورت جدا شدن اسناد از يکديگر، تطبيق آنها ممکن است دشوار شود.


۲. اگر تعداد کارتن‌هاى حاوى يک نوع کالا ذکر نشود، کنترل نمودن محموله، دشوارتر خواهد شد.


۳. اگر کار تنها شماره‌گذارى نشوند يا اشتباه، شماره‌گذارى شوند، ممکن است مقامات گمرکى و مشتري، دچار سردرگمى گردند.


۴. اگر محتواى محموله، درست توضيح داده نشود، شناسائى تک‌تک کالاها دشوار خواهد شد.


۵. اگر ابعاد و واحد اندازه‌گيرى از قلم بيافتد، ممکن است شک و ترديدهائى ايجاد شود.


۶. اگر وزن يا واحد وزن از قلم بيافتد ممکن است تأخيرهائى روى دهد.


۷. اگر نوع بسته‌بندى يا اينکه از پالت استفاده شده است، از قلم بيافتد، ممکن است تأخيرهائى روى دهد.



۸. اگر اطلاعات راجع به شيوه علامت‌گذارى محموله يا نحوه درج نشانى تحويل گيرنده بر روى آن از قلم بيافتد، ممکن است تأخيرهائى روى دهد.


۹. اگر تعداد کل بسته‌ها از قلم بيافتد، ممکن است مقامات گمرکى يا مشترى با تأخيرهائى در کنترل محموله روبرو شوند.


۱۰. اگر حجم کل محموله از قلم بيافتد، ممکن است تأخيرهائى در هنگام اندازه‌گيرى محموله روى دهد.


۱۱. اگر وزن خالص از قلم بيافتد يا با وزن ناخالص اشتباه شود، ممکن است سوء تفاهمات و هزينه‌هاى اضافى به وجود آيد.


۱۲. اگر وزن ناخالص از قلم بيافتد يا با وزن خالص اشتباه شود، ممکن است سوء‌تفاهمات و هزينه‌هاى اضافى به وجود آيد.

راهنماى صادرکنندگان براى تنطيم صحيح اسناد

۱. مطمئن شويد شماره و تاريخ سياهه‌اى که در صورت بسته‌بندى به آن ارجاع داده مى‌شود، ذکر شده است.


۲. تعداد کارتن‌هاى حمل شده از هر يک از انواع کالاهاى مندرج در صورت بسته‌بندى را مشخص کنيد.


۳. اطمينان حاصل کنيد که همه کارتن‌ها دقيقاً شماره‌گذارى شده‌اند و در جريان کار، هيچ شماره‌اى از قلم نيافتاده است. گزينش شماره‌هائى که بايد به کار روند، يکى از موضوعات مطرح ميان صادرکنندگان و مشتريان آنها است، ولى توصيه مى‌شود براى جلوگيرى از بروز اشتباهات جريان امور تا حد امکان ساده و مختصر باشد.


۴. مطمئن شويد که شرح کالاها در صورت بسته‌بندي، شبيه به شرح کالاها در سياهه است تا به اين وسيله از سردرگمى و شک و ترديد پرهيز شود.


۵. ابعاد خارجى صحيح هربسته و واحد اندازه‌گيرى مورد استفاده را ذکر کنيد.


۶. وزن ناخالص صحيح هر بسته و واحد وزن مورد استفاده را مشخص کنيد.


۷. نوع بسته‌بندى مورد استفاده را دقيقاً ذکر کنيد. اگر از بسته‌بندى داخلى استفاده مى‌شود، نوع آن را بايد مشخص کرد. برخى کشورها محدوديت‌هائى را در مورد بغضى انواع بسته‌بندى همچون بسته‌بندى با محصولات شاخته شده از نى يا چوب اعمال مى‌کنند. اگر کالاها به‌صورت پالت درآمده‌اند اين موضوع را بايد ذکر کرد. در غير اين صورت ممکن است تجهيزات مناسب نقل و انتقال فراهم نشود. اگر تخليه و حمل کالا نيازمند امکانات ويژه است، آن را در صورت بسته‌بندى ذکر کنيد.


۸. Marks and numbers (علائم و شماره‌ها)، اصطلاحى در کشتيرانى است که منظور از آن، شيوه‌اى است که محموله علامت‌گذارى مى‌گردد يا نشانى و شماره بر روى آن نوشته مى‌شود. امروزه متداول است که برچسبى را که بر روى آن نام و نشانى کامل گيرنده نوشته شده است، بر روى هر بسته مى‌چسباند که در اين صورت، بايد از عبارت fully addressed (داراى نشانى کامل) استفاده کرد. همچنين بايد سيستم شماره‌گذارى مورد استفاده را دقيقاً ذکر نمود.


۹. کل تعداد بسته‌هاى محموله، را ذکر کنيد. اگر محموله، داراى بسته‌بندى مختلف- مثلاً کارتن‌هاى مقوائى و جعبه‌هاى چوبى است، کل تعداد هر نوع را بايد عنوان نمود.


۱۰. حجم کل محموله، با محاسبه حجم تک‌تک بسته‌ها در اندازه‌هاى مختلف و سپس، ضرب هر يک از اين حجم‌ها در تعداد کل بسته‌هاى داراى آن اندازه به دست مى‌آيد.


۱۱. وزن خالص، از راه تفريق وزن بسته‌بندى‌ها از وزن کل محموله به دست آيد. ذکر دقيق اين عدد، حائز اهميت است، زيرا برخى کشورها ماليات‌هاى وارداتى را کلاً يا جزئاً بر حسب هر کيلوگرم وزن خالص محاسبه مى‌کنند.


۱۲. وزن ناخالص را بايد دقيقاً عنوان کرد، زيرا هزينه حمل، با توجه به آن محاسبه خواهد شد.