راهنماى صادرکنندگان براى تنظيم صحيح اسناد

۱. اگر تمام اطلاعات مربوطه به نحوه ارتباط با شرکت شما بر روى سربرگ‌ها و پاکت‌ها و نامه‌هاى مورد استفاده براى سياهه‌ها نامه‌هاى درج نشده است، ترتيبى بدهيد که آنها را تايپ کنند، يا با استفاده از برچسب يا مهر ،اين اطلاعات را اضافه کنيد. اطمينان حاصل کنيد که تمام اطلاعات قانونى مورد نياز کشور خودتان نيز در سياهه درج شده است.


۲. شما بايستى سياهه را براى مشترى به همان نشانى که سفارش از آنجا ارسال شده است بفرستيد مگر اينکه به شما گفته باشند آن را به نشانى ديگرى ارسال کنيد. با مشترى خود هماهنگ نمائيد که آيا ذکر تمام اطلاعات ويژه در سياهه لازم است يا خير. برخى کشورها الزامات ويژه‌اى در مورد پرداخت ماليات‌هاى واردات دارند و ممکن است درخواست کنند که مرجع مالياتى واردکننده يا اطلاعات ديگر در سياهه درج شود.


۳. کالاها بايستى به همان نشانى تعيين شده ارسال شود، مگر اينکه غير از اين گفته شده باشد. به هر حال دستورالعمل‌هاى داده شده از سوى مشترى را به دقت مطالعه کنيد.


۴. شماره سفارش مشترى را در سياهه ذکر کنيد. اگر شماره سفارش درج نشده است، نام سفارش دهنده و تاريخ سفارش را ذکر کنيد. اين نکته يکى از مهمترين بخش‌هاى اطلاعات مندرج در سياهه و يکى از مواردى است که مکرراً از قلم مى‌افتد. عدم رعايت اين امر، ممکن است مشترى شما را به دردسر بياندازد و منجر به تأخيرهاى جدى در دريافت پول شما شود.


۵. به هنگام ذکر تعداد يا مقدار کالاها در سياهه، دقيقاً مشخص کنيد که براى چه چيزى سياهه صادر مى‌کنيد. مثلاً بنويسيد ”۴ جين“ نه ”۴ جعبه“.


۶. به همين ترتيب، کالاها را به‌طور کامل شرح دهيد. مثلاً بنويسيد:


” Volte dry cell batteries type pp7 5“ (باترى خشک ۵ ولت از نوع pp7) نه ”pp7 batteries“ (باترى pp7) يا بدتر از آن ”pp7“.


۷. واحد پول را دقيقاً در سياهه ذکر نمائيد. اگر واحدهائى مانند ”دلار“، ”پوند“ يا ”فرانک“ بدون توضيحات ضرورى نوشته شوند، سردرگرمى بسيارى به وجود خواهد آمد، زيرا مثلاً تفاوت بسيارى ميان ارزش دلار استراليا و دلار آمريکا و پوند انگليس و پوند ايرلند وجود دارد.


۸. تک‌تک محاسبات مربوط به قيمت هر کالا يا نوع کالاى موضوع سياهه را جداگانه ذکر کنيد. اين امر، مأمورين گمرک را قادر مى‌سازد که حقوق و عوارض يا ماليات‌ها را دقيقاً محاسبه کنند و مشترى را در زمينه بررسى سياهه و قيمت‌گذارى کالاها براى فروش يارى مى‌نمايد.


۹. کل قيمت کالا را بر پايه تحويل در محل کار، در سياهه درج کنيد. اين رقم، جمع کل محاسبات مربوط به تک‌تک کالاهاى مندرج در سياهه است. هر گونه هزينه اضافى که در قيمت‌هاى مندرج در سياهه لحاظ نشده است، مثلاً هزينه‌هاى بسته‌بندى ويژه يا بازرسى - بايستى درج و پيش از محاسبه قيمت تحويل کالا در محل کار، اضافه شود. اگر اين هزينه‌هاى اضافى در مورد کالاهاى مختلف موضوع سياهه تفاوت داشته باشد، هزينه‌ها را مى‌بايست ميان کالاهاى مندرج در سياهه تقسيم نمود.


۱۰. دقيقاً ذکر کنيد که هزينه حمل شامل چه مسيرى است. براى مثال در فرم نمونه، از ”واتر فورد“ به ”کارلسروهه“ مشخص شده است. اگر اين نکته درج نمى‌شد، ممکن بود چنين تصور که هزينه حمل تنها شامل هزينه بندر به بندر و در اين مورد، حمل به هامبورگ است. کشورهاى واردکننده مقررات متفاوتى براى محاسبه حقوق و عوارض واردات يا ماليات‌هاى ديگر دارند. بنابراين، براى پرهيز از سوء تفاهمات يا هزينه‌هاى اضافي، ارائه اطلاعات هر چه دقيق‌تر و داراى جزئيات بيشتر در مورد هزينه‌هاى مختلف مفيد باشد، به‌طورى که مأمورين گمرک در نقطه ورود کالا بتوانند قيمت کالا را دقيقاً محاسبه کنند.


۱۱. ذکر کنيد کالاها چگونه و چه موقع حمل مى‌شوند، به گونه‌اى که بررسى پيشرفت انجام سفارش، در هر مرحله ممکن باشد.


۱۲. اطمينان حاصل کنيد که تک‌تک نسخه‌هاى اصل و کپى سياهه شخصاً به وسيله يکى از نمايندگان کاملاً مجاز صادرکننده امضاء شده است.


۱۳. در سياهه، شماره تعرفه گمرکي، کالا در کشور واردکننده را ذکر کنيد. اين امر به تضمين وضع حقوق و عوارض يا ماليات صحيح در نقطه ورود کالا کمک مى‌کند.