سياهه تجاري، مهمترين سند در هر معامله تجارى است که بايد صادرکننده آن را تهيه کند. سياهه تجارى بايد تا سرحد امکان جامع و قابل فهم باشد و بدون ابهام تدوين شود، به گونه‌اى که اطلاعات مندرج در آن، حتى براى فردى که معلومات محدودى درباره زبان به کار رفته دارد، قابل فهم باشد.


در سياهه تجاري، کالاهائى که مبناى معامله را تشکيل مى‌دهند توصيف و قيمت توافق شده ميان دو طرف و ارزش کل، شرايط و واحد پول مبناء معامله ذکر مى‌شود.


کارکردهاى اساسى سياهه تجارى عبارت از موارد زير مى‌باشد:


- بررسى محموله به وسيله مأمورين گمرک در محل صدور


- بررسى محموله به وسيله مأمورين گمرک در محل ورود


- بررسى محموله به وسيله خريدار به هنگام دريافت کالا


- پرداخت پول کالا به وسيله خريدار


سياهه‌هائى که به زبان انگليسى تنظيم مى‌شوند روز به روز پذيرفتنى‌تر و مطلوب‌تر مى‌گردند، ولى برخى کشورها اصرار دارند که سياهه کالاهاى وارداتى بايستى به زبان آنها باشد.


در صورت نبود قرارداد فروش جداگانه، سياهه تجارى که فى نفسه قرارداد به شمار نمى‌رود، براى تائيد شرايط و ترتيبات مقرر ميان دو طرف، اهميت بيشترى پيدا خواهد کرد.

نمونه فرم سیاهه تجاری A typical format

[Exporter's full name and address]
[محل درج نام و نشانى کامل صادرکننده]
شماره سياهه: :Invoice No
تاريخ: :DATE


شماره ثبت ماليات ارزش افزوده VAT Registation No
 محموله براى:
 
 
 
 
 Consign to:
 
 
 
 
 سياهه براى:
 
 
 
 
 Invoice to:
 
 
 
 
شماره سفارش خريدار .Customer's Order No
 Total Value (ارزش کل)  Unit price (قيمت واحد)  Description (شرح کالا)  Quantity (تعداد)
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
حمل توسط:
 در تاريخ:
 امضاء:
 تاريخ:
 hipped by:
 on:
 Signed:
 Date:

راهنماى اطلاعات سیاهه تجاری

۱. نشانى صادرکننده بايد کامل نوشته شود.


۲. تا حد امکان، اطلاعات فراوانى درباره اينکه چگونه مى‌توان با شما تماس گرفت بدهيد.


۳. اطمينان حاصل کنيد که هر گونه اطلاعات قانونى داده شده است که در اين مورد، شماره ماليات ارزش افزوده صادرکننده مى‌باشد.


۴. دقت کنيد که به دستورالعمل‌هاى مشترى خود کاملاً عمل نمائيد.


۵. آدرسى که شما کالاها را به آنجا ارسال مى‌کنيد، ممکن است همان آدرسى که سياهه را به آنجا مى‌فرستيد نباشد.


۶. با مشترى هماهنگ نمائيد که آيا لازم است مرجع مالياتى يا اطلاعات ديگر ذکر شود يا خير.


۷. شماره سفارش يا سوابق ديگرى را که در مورد سفارش از مشترى خود دريافت مى‌کنيد، بايد به‌طور کامل درج نمائيد.


۸. تعداد يا مقدار کالاهاى مندرج در سياهه بايستى به وضوح درج شود.


۹. شرح کالاها بايستى به گونه‌اى باشد که بتوان آنها را به آسانى شناسائى کرد و نيز بايستى شامل مآخذ تعرفه‌اى کشور واردکننده باشد.


۱۰. واحد پول مبناى محاسبه قيمت و مبلغ بايستى ذکر شود.


۱۱. واحد پول مبناى محاسبه قيمت و مبلغ بايستى ذکر شود.


۱۲. قيمت فوب سياهه را جداگانه درج کنيد تا امکان استفاده از روش‌هاى مختلف محاسبه حقوق و عوارض و ماليات‌هاى واردات فراهم شود.


۱۳. اگر صادرکننده، مسؤول پرداخت هزينه‌هاى حمل است، اين هزينه‌ها بايستى مانند مثال درج گردند.


۱۴. اگر صادرکننده، مسؤول ترتيب دادن امور بيمه است، هزينه آن بايستى مانند مثال درج گردد.


۱۵. اگر صادرکننده، ترتيب دهنده حمل کالا است، چگونگى حمل کالا بايستى در سياهه درج گردد.


۱۶. هر يک از نسخه‌هاى اصلى و کپى سياهه بايستى به‌طور جداگانه امضاء شود.

راهنماى مشکلات معمول سیاهه تجاری

۲. اگر جزئيات مربوط به نحوه ارتباط، ناقص باشد، ممکن است تأخيرهاى غير ضرورى رخ دهد.


۴. ناقص بودن نشانى ممکن است به تأخير در تحويل اسناد منجر شود.


۵. اگر نشانى تحويل گيرنده درج نشده يا غلط باشد، ممکن است تأخير در تحويل روى دهد.


۶. اگر مرجع مالياتى يا ديگر اطلاعات مورد درخواست مشترى درج نشده باشد، ممکن است موجب تأخير و افزايش هزينه‌ها شود.


۷. هنگامى که مرجع خريد مشترى درج نمى‌شود، غالباً تأخير در پرداخت روى مى‌دهد.


۸. اگر تعداد يا مقدار کالاهاى موضوع سياهه دقيقاً ذکر نگردد، ممکن است بررسى کالاها براى مقامات گمرکى يا مشترى دشوار شود.


۹. اگر شرح کالاها مبدل نباشد، ممکن است شناسائى تک‌تک کالاها دشوار شود.


۱۰. اگر واحد پول مبناى معامله در سياهه درج نگردد، ممکن است سوء‌تفاهم پيش آيد و منجر به هزينه‌هائى براى صادرکننده شود.


۱۱. اگر قيمت تک‌تک کالاهاى موضوع سياهه ذکر نشود، ممکن است بررسى سياهه دشوار گردد.


۱۲. اگر قيمت فوب، جداگانه درج نشود، واردکننده ممکن است مجبور به پرداخت ماليات بر واردات بيش از ميزان لازم شود.


۱۳. اگر مشخص نکنيد که چه چيزهائى مشمول هزينه حمل مى‌باشند، ممکن است سوء‌تفاهم پيش آيد و منجر به هزينه‌هاى اضافى براى واردکننده گردد.


۱۵. اگر نام حمل‌کننده و تاريخ حمل از قلم بيافتد، پيگيرى محموله مشکل‌تر خواهد شد.


۱۶. اگر تک‌تک نسخه‌هاى اصل و کپى سياهه امضاء نشود، ممکن است مقامات گمرکى بندر کشور واردکننده آن را نپذيرند.