آمادگى براى مذاکره
آماده شدن براى مذاکره کار ساده‌اى نيست و غالباً به زمان زيادى نياز دارد.
براى تسهيل در امر مذاکره اقدامات متعددى مى‌تواند صورت بگيرد. اما در اينجا فقط به پنج مورد آنها اشاره مى‌کنيم:
۱. موقعيت خود را بشناسيد.
۲. موقعيت مقابل را به‌خوبى شناسايى کنيد.
۳. قبل از مذاکره دقيقاً مشخص نماييد از چه استراتژى يا تاکتيکى مى‌خواهيد پيروى کنيد.
۴. محدوده مذاکره خود ار تعيين نمائيد.
۵. قلمرو رقابت خود را مشخص کنيد (رقباى شما چه کسانى هستند)
در دادوستدهاى بين‌المللى به نفع طرفين است که از استراتژى همکارى که به ايجاد روابط تجارى سالم منتهى مى‌شود پيروى کنند. در اين روش منفعت يا مصلحت هريک از طرفين اقتضاء مى‌کند که براى موفقيت طرف ديگر گام بردارد.
به هر حال اگر يکى از طرفين مذاکره درصدد باشد تا سر حد امکان حداکثر منافع را عايد خود کند کاربرد اين روش براى طرف ديگر امکان‌پذير نخواهد بود. به اعتقاد برخى از صاحب‌نظران تلفيقى از استراتژى رقابتى و همکارى در مذاکرات مناسب‌تر و معقول‌تر به نظر مى‌رسد.
اگر طرف مقابل همواره درصدد برآيد که امتيازات بيشترى از شما اخذ کند و متقابلاً به شما امتياز ندهد کاربرد استراتژى (همکاري) نامعقول خواهد بود.
استقرار اهداف مذاکره
اهداف مذاکره‌کنندگان بايد صريحاً قبل از مذاکره معين شده باشد در غير اين صورت مذاکره‌کننده در موقعيت ضعف قرار مى‌گيرد.
عدم اطمينان و سردرگمى در اهداف، مذاکره‌کننده را به سمتى سوق مى‌دهد که امتيازاتى را از دست بدهد. اهداف کلى مانند هرچه مى‌توانيم از فروشنده بگيريم يا تلاشى براى گرفتن بهترين قيمت ممکن خيلى بهتر از بى هدفى نمى‌باشد.
هدف ممکن است گرفتن امتيازاتى در مورد قيمت، کيفيت، مدت تحويل کالا يا روى عوامل ديگر باشد. انعطاف‌پذيرى از مشخصات مذاکره خوب مى‌باشد. بنابراين اهداف مذاکرات مى‌بايستى نقطه حداقل يا حداکثرى داشته باشند تا مذاکره‌کننده بتواند در محدوده آن عمل کند.
گفتگوى رودر رو در مذاکره
از هنگامى که مذاکره آغاز مى‌شود تا زمانى که قرارداد نهايى منعقد مى‌گردد مراحل زير طى مى‌شود:
- روشن کردن موضوع يا تشريح خواسته‌ها
- درک نقطه نظرهاى يکديگر
- جلب اعتماد طرف مقابل
- قابل قبول کردن پيشنهادها
- مصالحه
- امتياز دادن به طرف مقابل
ابتدا مذاکره‌کنندگان نظرات و خواسته‌هاى خود را به روشنى بيان مى‌کنند و در صدد بر مى‌آيند که نظر موافق طرف مقابل را جلب نمايند.
هرچه مذاکرات بيشتر پيشرفت مى‌کند، دو طرف به هدف مشترک خود نزديکتر مى‌شوند و کم‌کم پى مى‌برند که بر روى بسيارى از نکات مورد بحث تفاهم دارند، بدين ترتيب به مراحل امتيازدهى و مصالحه وارد مى‌شوند.
در اين مرحله طرفين اختلافات خود را در مورد مسائلى که قبلاً حل نشده بود، برطرف مى‌کنند و با اعطاء امتياز به يکديگر مصالحه مى‌کنند. مرحله پايانى مذاکره نتيجه نام دارد که به شکل عقد قرارداد يا امضاء موافقت‌نامه بين طرفين ظاهر مى‌شود.