حمل و نقل انبار
برنامه‌ريزى دقيق جهت حمل و نقل از خسارت‌هاى احتمالى جلوگيرى کرده و در هزينه نيز به لحاظ عدم نياز به سرعت فوق‌العاده صرفه‌جوئى مى‌نمايد. موارد زير بايد در يک برنامه‌ريزى حمل و نقل رعايت شوند.
- نوع وسيله حمل (کاميون، کاميونت، وانت، قطار، کشتي، هواپيما).
- روش‌هاى حمل و نقل (انفرادي، مشترک).
- بسته‌بندى قابل استفاده مجدد و مناسب حمل (جعبه، کارتن، صندوق، کانتينر).
- قيمت، زمان حمل، زمان تحويل، مسير حمل، دفعات حمل و اسناد حمل.
- انبار کردن وسايل بسته‌بندى در انبار نمايشگاه.
توصيه مى‌شود براى شرکت در نمايشگاه‌هاى بزرگ با برگزارکننده راجع به شرکت‌هائى که در حمل و نقل نمايشگاهى داراى تجربه و تخصص کافى هستند مشورت شود. بعضى از اين شرکت‌هاى حمل و نقل به موجب قراردادى با برگزارکننده همکارى مى‌کنند.
استفاده از پيمانکاران حمل و نقل سازمان برگزارکننده داراى اين مزيت است که علاوه بر پوشش‌هاى بيمه‌اى لازم حمل کالاها به موقع انجام و در محل‌هاى موردنظر تخليه خواهند شد.
آگاهى و استفاده از خدمات برگزارکننده
به‌طور کلى برگزارکننده، موظف به ارائه راهنمائى‌هاى لازم به شرکت‌کننده مى‌باشد، به‌ويژه اگر شرکت‌کننده براى اولين بارى باشد که در نمايشگاه شرکت مى‌کند. انواع خدماتى که فرم‌هاى سفارش آنها به پيوست فرم‌هاى شرايط شرکت براى شرکت‌کننده ارسال مى‌گردد عبارتند از:
- اجاره مبل، ظروف آشپزخانه، کف‌پوش، نوررسانى و سايل سمعى و بصري: شرکت‌کننده بايد تصميم بگيرد که با توجه به طرح و انداره غرفه و تعداد کارکنان به چه نوع وسايل و تسهيلاتى نياز دارد. گاهى در طرح غرفه، محلى مبله جهت پذيرائى درنظر گرفته مى‌شود و بايد در آن امکانات پذيرائى تعيبه شود. در آن صورت اجاره مبل و وسايل آشپزخانه ضرورت مى‌يابد. همين‌طور ممکن است به کف‌پوش و وسايل نوررسانى خاص و وسايل سمعى و بصرى نياز باشد. نمايشگاه‌هاى بين‌المللى کمابيش اين‌گونه امکانات را در اختيار شرکت‌کنندگان قرار مى‌دهند.
- بليط، ويزا و رزرو اتاق: شرکت‌کننده در نمايشگاه بايد به موقع جهت رزرو بليط و اتاق براى پرسنل خود اقدام نمايد. معمولاً برگزارکننده براى اين منظور فرم‌هائى جهت شرکت‌کننده ارسال مى‌دارد همچنين در فرودگاه کشور محل نمايش نيز دفاترى براى رزرو جا فعاليت مى‌نمايند. در بعضى از نمايشگاه‌ها نيز چنين دفاترى وجود دارد. سازمان برگزارکننده نيز بعضاً گروه‌هاى مسافرتى از بازديدکنندگان خارجى تشکيل داده و همه‌گونه تسهيلات لازم را در اختيار آنان قرار مى‌دهد. با ارائه مدارک نمايشگاهى مى‌توان در دريافت روايد نيز تسهيل و تسريع نمود.
- راهنمائى‌هاى لازم در مورد مقررات حفاظت و ايمني: هر نمايشگاه داراى مقررات حفاظت و ايمنى خاص خود مى‌باشد که قبل از شرکت در نمايشگاه بايد راجع به آن استعلام شود، به‌ويژه براى نمايش ماشين‌آلات و وسايل الکتريکى و الکترونيکى مقررات خاصى وجود دارد. راجع به استانداردهاى ايمنى کالاى مورد نمايش با توجه به مقررات کشور برگزارکننده نيز بايد قبلاً از برگزارکننده کسب اطلاع شود که در غير اين صورت ممکن است براى کالائى بازاريابى شود که اصولاً اجازه راه‌يابى به بازار موردنظر را ندارد.
- انواع پوشش‌هاى بيمه‌اي: بر شرکت‌کننده فرض است که حفاظت‌هاى بيمه‌اى کافى را مهيا سازد. از آنجا که خطرات بسيارى در خلال شرکت در نمايشگاه وجود دارد سياست‌هاى بيمه‌اى خاصى در اين رابطه به وجود آمده است. نمونه‌هائى از اين پوشش‌ها عبارتند از: خطرات بارگيرى و تخليه، خسارت‌ەاى احتمالى از ناحيه بازديدکنندگان و خطراتى که متوجه غرفه، تجهيزات و کالاها مى‌باشد. انواع پوشش‌هاى بيمه‌اى از نمايشگاهى ديگر فرق مى‌کند و همچنين بستگى به توافق‌هاى فى‌مابين شرکت‌کننده و برگزارکننده نمايشگاه دارد.
- تجهيزات آماده ساز ى و تزئين غرفه: برپا ساختن، زيبا سازى و جمع‌آورى غرفه به عهده خود شرکت مى‌باشد. مع‌هذا نمايشگاه‌ها بعضى از امکانات، نظير: جرثقيل و ليفتراک را در اختيار شرکت‌کنندگان قرار مى‌دهند.
- آب، برق، هواى فشرده و خطوط ارتباطي: شرکت‌کنندگان مى‌توانند با پرداخت هزينه‌هاى مربوط، مطابق با تعرفه نمايشکاه از آب، برق، تلفن و هواى فشرده (در صورت نياز ماشين‌آلات) استفاده نمايند. بعضى از شرکت‌ها علاوه بر تلفن داخلي، درخواست يک رشته تلفن و يا حتى فاکس جهت ارتباط با خارج از نمايشگاه مى‌نمايد. برگزارکننده، فرم‌هاى مربوط را جهت اطلاع شرکت‌کننده از قيمت و شرايط استفاده از اين قبيل امکانات در اختيار او قرار مى‌دهد.
- خدمات عکاسي، فيلم‌بردارى و انتشارات: عکاسى و فيلم‌بردارى از فضاى تزئين يافته غرفه و استفاده تبليغاتى از آن در آينده، يکى از فرصت‌هائى است که بعضى از شرکت‌ها از آن استفاده مى‌کنند. انجام اين کار با اجازه و به کمک برگزارکننده ميسر است. همين‌طور در مورد انتشارات بايد از اختيارات قانونى برگزارکننده مدد گرفته شود. اخذ مجوزهاى قانونى جهت انتشار کاتالوگ و بروشور در نمايشگاه بين‌المللى تهران توسط روابط عمومى نمايشگاه انجام مى‌شود.
- کارت‌هاى ورودي، پارکينيگ و عبور مجاز خودرو: با درخواست رسمى و تکميل فرم‌هاى مربوط و پرداخت هزينه مطابق با تعرفه نمايشگاه مى‌توان جهت دريافت کارت ورودى براى پرسنل، کارت استفاده از پارکينگ و مجوز عبور مجاز خودرو در سطح نمايشگاه اقدام نمود.
- اطلاعات راجع به گردهم‌آئى‌ها در خلال نمايشگاه: در بعضى از نمايشگاه‌ها مى‌توان از کنفرانس‌ها، سمينارها، کنگره‌ها و ميزگردهاى مباحثه بهره برد. حتى مى‌توان جهت سخنرانى مديران و يا کارشناسان شرکت با سازمان برگزارکننده هماهنگى نمود، معمولاً براى اين‌گونه خدمات هزينه‌اى منظور نمى‌شود.
تصميم در مورد شکل مشارکت
شرکت در نمايشگاه به دو شکل: انفرادى و مشارکتى امکان‌پذير است که هر يک داراى مزايا و معايبى هستند. شرکت منفرد در نمايشگاه بالقوه فرصت مناسب‌ترى را براى يک نمايش موفقيت‌آميز در اختيار شرکت‌کننده مى‌گذارد. همچنين شرکت‌کننده از استقلال و قدرت مانور بيشترى برخوردار خواهد بود. امّا استفاده از اين روش به شرکت‌هاى کوچکى که براى اولين بار در نمايشگاه شرکت مى‌کنند و تجربه کافى جهت اين کار ندارند توصيه نمى‌شود.
روش دوم که در کشور ما خيلى مرسوم است شکل مشارکتى مى‌باشد. در اين روش شرکت کوچکتر به‌عنوان زير مجموعه خود را در زير چتر شرکت بزرگترى که با آن رابطه همکارى دوستانه‌اى دارد و رقيب و خطرناک نيست قرار مى‌دهد، يا خود را به گروهى از شرکت‌ها تحت لواى اتاق بازرگانى صنايع و معادن، سنديکاها و يا اتحاديّه‌ها وصل مى‌کند و يا به شکل رايج‌تر در کشور ما به همراه گروه، بنياد و يا سازمانى در نمايشگاه شرکت مى‌نمايد که با در اختيار داشتن کادر متخصص و مجرب خود در امور نمايشگاهي، شرکت مشترک چند شرکت ملى شده به هم پيوسته را زير يک سقف در نمايشگاه سازماندهى مى‌کنند. اگرچه اين شکل شرکت در نمايشگاه مى‌تواند با صرف پول، وقت و نيروى کمتر بهترين تجربيات و نتايج مطلوب‌ترى را در اختيار شرکت‌کننده قرار دهد اما نبايد فراموش نمود که توجه به تجربيات و نتايج استفاده از اين روش در سال‌هاى قبل و اهداف جديدى که شرکت درپى دستيابى به آن است در انتخاب و يا عدم انتخاب اين روش حائز اهميت فراوانى مى‌باشد. در هر حال به رسم متعارف در چنين حالتى شرکت کوچکتر الزاماً با شرکت بزرگ‌تر در فهرست کالاها و کاتولوگ نمايشگاه وارد مى‌شود.
نمونه سازى کالا
گاه لازم است که شرکت عين کالاى توليدى خود را به نمايش بگذارد. در اين صورت نمونه‌اى از کالا با کيفيت کنترل شده به نمايش گذاشته مى‌شود و گاه به دليل بزرگى محصول و يا تعدد و تنوع آن بهتر است ماکت کالا به نمايش درآيد که در اين صورت بايد ماکتى با مشخصات اصل محصول ساخته شود. همچنين امکان نمايش عملى طرز کار يک دستگاه و يا کالا، مى‌تواند به‌عنوان روش ديگرى از عرضه کالا در نمايشگاه باشد، مانند طرز کار دستگاه توليد بيسکويت و يا دستگاه توليد لوازم يکبار مصرف و... نصب عکس صنعتى و يا نقشه فنى محصول در ديوارهاى غرفه هم به زيبائى غرفه مى‌افزايد و هم به شناخت بيشتر محصول کمک مى‌کند، لذا از ماه‌ها قبل از برگزارى نمايشگاه بايد نسبت به تهيه آنها اقدام شود.
نمايش فيلم ويدئوئى و يا استفاده از اسلايد نيز معمول است که علاوه بر جذاب‌تر ساختن غرفه وسيله مناسبى جهت بازاريابى به حساب مى‌آيد. در هر صورت تمام موارد فوق در صورت تصميم شرکت به استفاده از آنها بايد تا قبل از شروع نمايشگاه آماده بهره‌بردارى شده باشند.