فرآيند ايجاد، به‌روز رساني، ذخيره‌سازى و بازيافت اطلاعات در مستندات کاغذى و چاپى در مقايسه با مستندات الکترونيکى با مشکلات و محدوديت‌هايى همراه مى‌باشد. فرآيند مستندات چاپى داراى پيچيدگى‌هاى خاص خود مى‌باشد.
چاپ اين اسناد پايان راه آنها خواهد بود، زيرا هيچگونه تعامل و ارتباطى با سيستم‌هاى اطلاعاتى الکترونيکى نخواهند داشت.
داده‌هاى خام در فرآيند مستندات چاپى که براى مثال مى‌توانند داده‌هايى از نوع داده‌هاى مهندسى و يا مشخصات فنى باشند شروع مى‌گردد. اين داده‌ها مى‌بايد جمع‌آوري، مرتب و سازماندهى‌شده و به‌طور دستى مونتاژ و نهايتاً به‌فرم صفحات چاپ‌شده درآيند. در هريک از مراحل اين فرآيند امکان وقوع اشتباه و يا تغيير روى‌داده‌ها و يا حذف آنها وجود دارد. و مشکل زمانى حادتر خواهد شد که به محل آماده شدن، اطلاعات سند قديمى‌شده و به‌روز نباشد.
در يک نگرش سيستماتيک به مديريت اطلاعات، داده‌هاى متنى و گرافيکى به‌عنوان بخشى از داده‌هاى انفورماتيکى الکترونيکى سازمان‌ها محسوب مى‌گردند، داده‌هايى که بتوانند توسط افراد دستيابى و مورد بهره‌بردارى قرار گيرند. چنانچه نگاه دقيقى به فرآيندهاى ايجاد و ارائه مستندات بياندازيم، اين مستندات مى‌توانند شامل انواع مختلفى از داده‌ها باشند.
حاصل اجراى يک پرس‌وجو (query) از بانک اطلاعاتي، يک سند چاپي، يک راهنماى عيب‌يابى بصورت online، تصوير قطعاتى از يک کاتالوگ، مجموعه‌اى از video clipها و يا يک home page روى شبکه اينترنت همگى مى‌توانند انواع داده‌هاى يک سند را تشکيل دهند.
SGML اين امکان را فراهم ساخته است که بجاى اينکه اطلاعات بصورت حروف روى صفحه درنظر گرفته شوند به‌عنوان اشياء تلقى گردند. به‌عبارت ديگر بجاى آنکه داده‌ها جريانى از بيت‌ها و بايت‌هاى پيوسته و غيرقابل تشخيص درنظر گرفته شوند، داده‌ها بصورت المان‌هاى مجزا معرفى شوند.
با استفاده از اين فن‌آورى توانايى ذخيره‌سازى و استفاده مجدد از داده‌ها به‌طور کارا و مؤثر صورت مى‌پذيرد و امکان اشتراک گذاشتن داده‌ها براى کاربران و نگهدارى آنها در يک بانک اطلاعاتى به‌سهولت انجام مى‌پذيرد.