ماده ۱. مقررات اين آئين‌نامه شامل مؤديانى است که در موعد مقرر در قانون ماليات‌هاى مستقيم مصوب ۳/۱۲/۶۶ مجلس شوراى اسلامي، ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه حساب سود و زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مى‌نمايند.


تبصره ۱.

در صورتى‌که مؤديان مالياتى حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون ماليات‌هاى مستقيم استفاده ننمايند، دفاتر ابرازى براى تشخيص درآمد مشمول ماليات مربوط فاقد اعتبار بوده و به نفع آنها قابل استناد نخواهد بود.


تبصره ۲.

مؤديان در انتخاب يکى از روش‌هاى متداول حسابدارى آزاد هستند ولى بايد در سال‌هاى بعد نيز همان روش را اعمال نمايند و در صورتى‌که به جهات مشخصى تغيير روش داده باشند مکلف هستند اثرات اصل از تغيير روش بر حساب سود و زيان را ضمن اظهارنامه و ساير صورت‌هاى مالى تسليمى به حوزه ذى‌ربط مشخص نمايند.

مشخصات دفاتر قانونى

ماده ۲. دفاتر قانونى مشمول اين آئين‌نامه عبارت است از کليه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک يا جدا از يکديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) که قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابدارى در آنها، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادى و دارائى ذى‌ربط امضاء و پلمپ گرديده و به فارسى تحرير شده باشد.


تبصره ۱.

اشتباه در شماره‌گذارى صفحات و همچنين اشتباهات ناشى از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بى‌اعتبارى دفاتر نخواهد بود.


تبصره ۲.

ادارات امور اقتصادى و دارائى موظف هستند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ‌شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و پلمپ‌شده از ناحيه خود را به حوزه‌هاى مالياتى مربوط ارسال نمايند همچنين مؤديان موظف هستند در اظهارنامه مالياتى خود تعداد و نوع دفاترى که براى ارسال مالياتى مورد رسيدگى پلمپ کرده‌اند و نيز کليه دفاتر برنامه‌نويس موجود ثبت و پلمپ شده سال‌هاى قبل را ذکر نمايند و مميزين مالياتى مکلف هستند پس از اطمينان از اينکه دفاتر قانونى مؤدى منحصربه دفاتر ابرازى است اقدام به رسيدگى نمايند.


ماده ۳. دفتر روزنامه دفترى است که اشخاص حقوقى يا حقيقى کليه علمليات مالى و پولى خود را اعم از خريد و فروش و ديون و مطالبات و ظهر‌نويسى و هرگونه فعاليتى که ايجاد دين يا طلب کند و نيز عمليات محاسباتى را به تاريخ وقوع و ساير عمليات را که طبق اصول حسابدارى و عرف متداول دفتردارى در پايان دوره مالى براى تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه لازم است به‌لااستثناء به‌ترتيب در آن ثبت کنند.


تبصره.

نگاهدارى دفتر روزنامه واحد براى ثبت کليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براى هر طبقه يا طبقاتى از آنها امکان‌پذير است از قبيل دفتر روزنامه صندوق دفتر روزنامه بانک و دفاتر روزنامه غيرنقدى مانند خريد و فروش نسيه و اقساطى و يا دفتر روزنامه دو يا چند مورد از حساب‌ها.


ماده ۴. دفتر کل دفترى است که کليه عمليات ثبت‌شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا کدگذارى حساب‌ها در صفحات مخصوص آن ثبت مى‌شود به ترتيبى که نتيجتاً تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه از آن امکان‌پذير باشد.


ماده ۵ دفتر مشترک روزنامه و کل دفترى است که براى حساب‌هاى مورد نياز مؤسسه بر طبق اصول متداول دفتردارى متضمن ستون‌هاى سرفصل حساب باشد به‌طورى که با ثبت و نگاهدارى دفتر مذکور بتوان نتايج تمام عمليات را از آن استخراج و حساب سود و زيان و ترازنامه تهيه کرد.


ماده ۶. دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفترى است که لااقل متضمن ستون‌هائى براى درج تاريخ، شرح، موضوع، درآمد، هزينه و دارائى‌هاى قابل استهلاک باشد و اقلام مذکور به‌ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به‌طورى ‌که در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلى مؤدى و نتيجتاً تنظيم حساب سود و زيان از آن امکان‌پذير باشد.

ساير دفاتر و مدارک حساب

ماده ۷. دفتر معين دفترى است که براى تفکيک و مجزا ساختن هريک از حساب‌هاى دفتر کل برحسب مقتضيّات حساب ممکن است نگاهدارى شود کارت‌هاى حساب در حکم دفاتر معين است.


ماده ۸. کارت‌ها يا اوراق چاپ‌شده که با دست تکميل مى‌شوند، سيستم کارتى و اوراق چاپ‌شده که توسط ماشين‌هاى حسابگر مکانيکى يا الکترونيکى ناميده مى‌شوند.


ماده ۹. برگ يا مدرک حساب يا سند حسابدارى عبارت از نوشته‌اى است که در آن يک يا چند مورد از عمليات مالى و پولى و محاسباتى انجام‌شده به حساب‌هائى که حسب مورد بدهکار يا بستانکار گرديده تجزيه مى‌شوند و چنين مدرکى پس از امضاء مرجع ذى‌صلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معين و روزنامه و کل است.

نحوه تحرير و نگاهدارى دفاتر قانونى

ماده ۱۰. مؤديانى که دفتر روزنامه و کل نگاهدارى مى‌نمايند بايد کليه عمليات مالى و پولى و محاسباتى و مؤديان مجاز به نگاهدارى دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائى‌هاى قابل استهلاک خود را طبق مقررات اين آئين‌نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه براى نگاهدارى حساب از ماشين‌هاى مکانيکى يا الکترونيکى و کارت‌هاى حساب استفاده شود.


تبصره .

اشتباهات حساب حاصل در ثبت عمليات در صورتى‌که بعداً در اثناء عمليات مزبور مورد وجه واقع و به اصلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود به اعتبار دفاتر خللى وارد نخواهد کرد.


ماده ۱۱. مؤديان مجاز به نگاهدارى دفتر مشاغل مى‌توانند تمام يا قسمتى از درآمدهاى روزانه را تحت يک شماره رديف در دفتر ثبت نمايند مشروط بر اينکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قيد و اگر درآمدى متکى به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند.


ماده ۱۲. در مواردى‌که دفتر روزنامه و کل نگاهدارى مى‌شود کليه عمليات مالى و پولى مؤسسه و در موارد نگاهدارى دفتر مشاغل کليه درآمدها و هزينه‌ها و خريد و فروش دارائى‌هاى قابل استهلاک بايد در همان روز انجام حسب مورد در دفتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.


تبصره ۱.

تاريخ مذکور در مدارک يا فاکتور فروش يا خريد و غيره ملاک قطعى تأخير تحرير شناخته نمى‌شود و هرگاه انجام و ختم اين‌گونه اعمال يا توجه به سيستم و طرز کار مؤسسه تابع تشريفات و طى مراحلى باشد تا موضوع آماده براى ثبت در دفتر تأخير ثبت تلقى نخواهد شد.


تبصره ۲.

تأخير تحرير عمليات در صورتى‌که به‌منظور سوءاستفاده نباشد در موارد استثنائى تا يک هفته به تشخيص مأمورين تشخيص ماليات و بيش از آن به تشخيص هيئت سه نفرى موضوع بند سوم ماده ۹۷ قانون ماليات‌هاى مستقيم مصوب ۳/۱۲/۶۶ به قانونى بودن دفتر خللى وارد نخواهد کرد.


تبصره ۳.

در مواردى‌ که دفاتر پلمپ شده توسط مقامات قضائى يا ساير مراجع قانونى از دسترس مؤدى خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداکثر ظرف ۳۰ روز دفاتر جديدى پلمپ و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت کند، تأخير ثبت عمليات در اين مدت موجب غيرقانونى شناختن دفاتر نخواهد بود.


تبصره ۴.

در مورد مؤسسات جديدالتأسيس تأخير ثبت دفاتر براى اولين سال تأسيس تا سى روز از تاريخ ثبت شخص حقوقى و يا شروع به‌کار ساير اشخاص مجاز خواهد بود.


ماده ۱۳. کليه عمليات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه بايد حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.


ماده ۱۴. مؤسساتى که داراى شعبه هستند مکلف هستند با توجه به روش‌هاى حسابدارى خود خلاصه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتى‌که داراى دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالى يک‌بار و در غير اين‌صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز مؤسسه ثبت کنند.


ماده ۱۵. پلمپ دفاتر ضمن سال مالى مشروط بر اينکه تا تاريخ پلمپ هيچ‌گونه عمل مالى و پولى صورت نگرفته باشد و همچنين تأخير پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره‌هاى سه و چهار ماده ۱۲ اين آئين‌نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۳ اين آئين‌نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۳ اين آئين‌نامه در مورد دفتر کل، موجب غيرقانونى شناختن دفاتر نخواهد بود.


ماده ۱۶. اشخاصى که حساب‌هاى خود را در دفتر مشترک روزنامه و کل نگهدارى مى‌کنند، مکلف هستند براى ثبت عمليات خود دفتر کل جداگانه نيز نگاهدارى کنند.


ماده ۱۷. مؤديان مشمول اين آئين‌نامه مکلف‌ هستند براى هر سال مالياتى دفتر يا دفاتر جديد ثبت و پلمپ نمايند و در صورت استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده نانويس سال يا سال‌هاى قبل موظف هستند ظرف ۳۰ روز از تاريخ شروع سال مالياتى جديد مراتب را با ذکر مشخصات دفاتر مزبور به حوزه مالياتى ذى‌ربط اعلام نمايند.