تهيه بودجه‌هاى نقدى که در آنها جريانات نقدى به‌صورتى دقيق پيش‌بينى‌شده باشد از وظايف اصلى مديريت دارائى‌هاى جارى است. به‌علاوه، شرکت‌ها تکنيک‌هائى را ابداع کرده‌اند که بدان‌وسيله وصول جريانات نقدى ورودى را تسريع و جريانات نقدى خروجى را کُند مى‌کند.

چک‌هاى در جريان وصول

شرکت‌ها چک را وسيله‌اى براى دريافت و پرداخت وجه به‌کار مى‌برند. فرض کنيد که شرکتى براى کالائى که خريدارى کرده است چک مى‌کشد و براى شرکت فروشنده ارسال مى‌کند. فروشنده آن را به بانک خودش مى‌دهد و از آن بانک به اتاق پاياپاى مى‌رود تا مبلغ مذکور از حساب وى برداشت شود. وقتى‌که خريدار و فروشنده در دو شهر دور از هم مستقر باشند، اين مراحل چندين روز کارى طول خوهد کشيد. در طى اين زمان، مانده‌حساب بانک شرکت خريدار پيش از مبلغى است که صاحب حساب در دفاتر خود ثبت کرده است. زمانى عکس اين قضيه رخ خواهد داد که يک چک به شرکت برسد و در دفاتر آن ثبت گردد، ولى هنوز چک به بانک نرفته باشد تا وصول گردد و به مانده‌حساب بانک شرکت اضافه شود. در چنين موقعيتي، مانده وجه‌نقد طبق دفاتر شرکت دريافت‌کننده چک، بيشتر از مانده وجه‌نقد طبق دفاتر بانک خواهد بود.


به‌طور کلي، مسئولان صندوق مى‌کوشد به‌گونه‌اى عمل کنند تا چک‌هائى که شرکت‌ صادر کرده است ديرتر از حساب بانک برداشت شود و از طرفى سعى مى‌کنند تا چک‌هاى دريافتنى را هرچه سريع‌تر از حساب بانک طرف حساب برداشت کنند. شرکت‌هائى که تعداد بسيارى چک صادر مى‌کنند ـ و از نظر مديريت سرمايه در گردش سياست جسورانه دارند ـ متوجه مى‌شوند که غالباً مانده‌حساب بانک در دفاتر شرکت صفر است و همين امر باعث مى‌شود که مديرمالى به‌صورت روزانه و دقيق، حساب صندوق را کنترل کند.

سرعت بخشيدن به جريانات نقدى ورودى

چندين روز طول مى‌کشد تا فاکتور فروش (که به‌وسيله پست ارسال شده است) به‌دست خريدار برسد و چکى که خريدار از اين بابت براى فروشنده مى‌فرستد وصول گردد. حتى در مواردى‌که فروش نقدى است و خريدار بايد طبق فاکتور وجه نقد را فوراً پرداخت کند، باز هم مدتى طول مى‌کشد تا فروشنده به پول برسد. شرکت‌ها براى سرعت بخشيدن به فرآيند وصول وجه، روش‌هاى مختلفى را به‌کار مى‌برند. دو تا از اين روش‌ها عبارتند از ”دائر کردن يک صندوق پستي“ و ”دستور پرداخت‌هاى منظم“ به بانک.


بانک‌هاى تجارى اقدام به دائر کردن صندوق‌هاى پستى مى‌کنند که براى شرکت‌هائى که مشتريان آنها در شهرهاى دوردست مستقر هستند بسيار ارزشمند است. شرکت فروشنده از مشترى مى‌خواهد که بهاء کالاهاى خريدارى‌شده را مرتباً به يک صندوق پستى بفرستد. يک بانک مأمور مى‌شود که روزى چندبار به آن صندوق سر زده و آن را تخليه کند و وجوه را به حساب جارى شرکت فروشنده منظور کنند و در پايان روز، شرکت مزبور را از مقدار پولى که به حساب آن ريخته شده است مطلع کند. بنابراين، اين شرکت مى‌تواند براساس نوعى برنامه‌ريزي، از محل اين وجوه چک بکشد يا اينکه آن وجوه را به‌صورت تلگرافى به بانک اصلى بفرستد. بعضى از بانک‌ها براى دائر کردن اين صندوق مبلغى به‌عنوان حق‌العمل مى‌گيرند. روش بسيار متداول اين است که شرکت، طبق قرارداد، مبلغ معينى در حساب جارى خود نزد بانک کارگزار (همان بانکى که اين صندوق پستى را براى آن شرکت دائر کرده است) نگه دارد.


شرکت براى وصول سريع وجوه نقد، مى‌تواند از روش ديگرى نيز استفاده کند که در آن، شرکت فروشنده از مشترى دائمى خود مى‌خواهد تا ترتيبى اتخاذ کند که مبلغ معينى وجه به‌صورت ماهانه به حساب فروشنده واريز گردد. به‌عنوان مثال، وجوهى که شرکت‌هاى بيمه از بابت حق بيمه دريافت مى‌کنند به‌صورت ماهانه يا فصلى است. شرکت فروشنده، به‌جاى اينکه فاکتورهاى متعدد فروش صادر و ارسال کند، از مشترى خود مى‌خواهد تا به بانک خود دستور دهد که مثلاً ماهانه مبلغ معينى از حساب جارى وى بردارد و به بانک فروشنده واريز کند (در بسيارى از موارد، اين‌کار به‌وسيله چک‌هائى که قبلاً صادر شده است انجام مى‌گيرد). از آنجا که اين روش به‌صورت کاملاً خودکار (اتوماتيک) صورت مى‌گيرد از ساير روش‌ها ارزانتر و کم‌هزينه‌تر تمام مى‌شود. در نتيجه در سرعت وصول مطالبات تسريع مى‌گردد و در عين حال، هزينه عملياتى کاهش مى‌يابد.


سيستم دائر کردن صندوق پستى و روش مبتنى بر دستور دادن به بانک براى ارسال وجوه به‌صورت مرتب هيچ‌يک به‌خودى خود باعث نمى‌شود که شرکت فروشنده چيزى بيش از مبلغى که طلب دارد وصول کند، بلکه فقط مدت زمان وصول مطالبات را کاهش خواهند داد و همين امر باعث خواهد شد که حجم و مقدار وجوهى را که بايد از خارج از شرکت تأمين گردد و هزينه‌هاى ذى‌ربط کاهش يابد. از طرف ديگر، اين وضع به شرکت چنين امکانى را مى‌دهد تا در سايه سرمايه‌گذارى در اوراق بهاءدار قابل‌فروش سود شرکت را افزايش دهد. مزاياى حاصل از اجراء اين روش‌ها بايد با هزينه‌هاى عملياتى ذى‌ربط (و نيز هزينه مربوط به داشتن يک حداقل موجودى در حساب جارى شرکت نزد بانک) مقايسه گرد. به‌طور کلي، اين روش‌ها موقعى توجيه‌پذير هستند که تعداد زيادى چک با مجموع ارقام پولى نسبتاً زيادى رد و بدل گردند.

کُند کردن سرعت جريانات نقدى خروجى

براى کند کردن سرعت خروج جريانات نقدى از شرکت، از روش‌هاى گوناگون استفاده مى‌شود. برخى از اين روش‌ها عبارتند از: خريد مواد اوليه به‌صورت نسيه، حساب‌هاى بانکى با مانده صفر و سيستم کنترل پرداخت‌ها.


بسيارى از شرکت‌ها کالاهاى خود را با شرايط نسيه ۱۵ تا ۳۰ روزه خريدارى مى‌کنند. زمانى که شرکت فروشنده چنين شرايطى را تعيين کند، معقول اين است که شرکت خريدار پرداخت وجوه مربوط را تا آخرين روز مقرر به تعويق اندازد و از پرداخت وجه قبل از پايان مهلت خوددارى کند. ولى‌ شرايط فروش ممکن است حاوى اعطاء تخيف به خريدارانى باشد که صورتحساب‌ها را فورى پرداخت کنند. در اين‌صورت، مبلغ تخفيف ممکن است به‌حدى باشد که براى شرکت با صرفه باشد تا هرچه سريع‌تر بهاء کالاهاى خريدارى‌شده را پرداخت کند و نخواهد که آن را در آخرين روز مهلت تعيين‌شده پرداخت کند.


زمانى‌که شرکت داراى دوائر و بخش‌هاى متعدد عملياتى باشد، بايد براى پرداخت حقوق کارکنان و ساير هزينه‌هاى آن بخش، از سيستمى استفاده کند که مانده‌حساب بانکى‌ آن صفر گردد. دوائر و بخش‌هاى مختلف بابت حقوق کارکنان يا خريد جنس اقدام به صدور چک از حساب اصلى باز مى‌کند که تمام چک‌هاى دريافتى از کليه واحدها به آن حساب منظور مى‌شود. سپس شرکت هر روز معادل مبالغ هزينه‌شده از حساب اصلى برداشت کرده ، به حسابى که مخصوص مخارج افتتاح شده است واريز مى‌کند. اين‌کار باعث مى‌شود که مانده‌حساب مخارج در پايان هر روز صفر گردد و کليه دريافتى‌هاى شرکت در حساب اصل متمرکز شود. نتيجهٔ کار اين مى‌شود که در حساب مخصوص مخارج، وجوه راکد و بلااستفاده باقى نمى‌ماند و شرکت مى‌تواند در پايان هر روز از مقدار موجودى نقد خود آگاه گردد. نقل و انتقال بين اين حساب‌ها زمانى به بهترين نحو انجام مى‌گيرد که اين حساب‌ها در يک بانک نگهدارى شوند. به‌علاوه، اگر صندوق پستى هم براى وجوه دريافتى در يکى از بانک‌ها تعبيه شده باشد، مى‌توان موجودى روزانه آن را به آن حساب اصلى (مخصوص چک‌هاى دريافتى شرکت) منتقل کرد. مزيت حساب‌هاى بانکى يا ماندهٔ صفر اين است که جريانات نقدى خروجى را کُند مى‌کند؛ زيرا زمانى پول به اين حساب واريز مى‌گردد که واقعاً براى تسويه چک‌ها، اين‌کار ضرورى باشد.


در روش سوم، شرکت اقدام به افتتاح دو حساب اصلى نزد و بانک مختلف مى‌کند. يک حساب جهت دريافت وصولى‌ها و يک حساب جهت پرداخت هزينه‌ها (به نام حساب کنترل)، بانکى که حساب کنترل در آن افتتاح شده است بايد کليه پرداخت‌ها را انجام دهد و در پايان هر روز، شرکت را از مبلغ وجوه پرداختى آگاه کند، شرکت مبلغ مذکور را از حساب مخصوص دريافت وجوه برداشت و آن را به حساب کنترل (به‌صورت تلگرافي) واريز مى‌کند. به لحاظ نظري، مانده‌حساب کنترل بايد همواره صفر باشد، ولى در مرحله عمل، بانک براى جبران خدماتى که انجام مى‌دهد انتظار دارد که شرکت يک حداقل مانده‌اى به‌صورت مانده‌جبرانى در حساب بانکى خود نگهدارى کند. اجراء چنين سيستمى باعث مى‌شود که جريانات نقدى خروجى کُند شود و پرداخت‌ها موقعى صورت گيرد که بانک اعلام کند هزينه‌ها را پرداخت کرده است.