سياست مديريت اعتبارات شرکت

هدف مديريت اعتبارات شرکت عبارت است از تعيين سياست‌ها و رعايت استراتژى‌هائى که با جنبه‌هاى عملکردى شرکت، از نظر ريسک و بازده، متناسب باشد. بازده شرکت زمانى افزايش مى‌يابد که مشتريان شرايط مندرج در قراردادهاى اعتبارى را رعايت و وجه کالاهائى را که به‌اصطلاح نسيه خريده‌اند پرداخت کنند. ريسک عبارت است از احتمال اينکه طلب شرکت وصول نگردد يا اينکه شرکت براى وصول مطالبات قبلى خود متحمل هزينه‌هاى اضافى بشود. تنها راهى که شرکت مى‌تواند از آن طريق با ريسک عدم وصول مطالبات مواجه نشود اين است که اصلاً به کسى که اعتبار ندارد جنس را نسيه نفروشد. همين امر احياناً سودآورى شرکت را خواهد کاست. ارکان اصلى سياست مديريت اعتبارى عبارتند از: ۱. معيارهاى اعطاء اعتبار به مشتريان؛ ۲. گرفتن وثيقه از مشتريان و ۳. روش وصول مطالبات.

معيارهاى اعطاء اعتبار به مشتريان

در زمينه اعطاء اعتبار بايد در دو مورد مشخص تصميم گرفت. اول مربوط به زمانى است که يک مشترى براى اولين بار درخواست نسيه مى‌کند. مشترى جديد بايد اطلاعاتى ذى‌ربط و مالى در اختيار شرکت قرار دهد و معرف‌هائى هم داشته باشد. شرکت حتى مى‌تواند از مؤسساتى که اطلاعات لازم را در مورد ميزان اعتبار اشخاص دارند استفاده کند. اين مؤسسات حاضر هستند در ازاء دريافت حق‌الزّحمه، سوابق اعتبارى شرکت‌ها و اشخاص را در اختيار متقاضيان قرار دهند.


دومين مورد تصميم‌گيرى مربوط به زمانى است که يک مشترى قديمى که به‌طور نسيه خريد مى‌کرده است، درخواست خريد مجدد کند. معمولاً شرکت‌ها درخواست‌هاى مشتريان قديمى را طبق معمول انجام مى‌دهند، مگر اينکه ناگهان حجم خريد آنها زياد شود يا مشترى بخواهد مدت زمان پرداخت صورتحساب را طولانى‌تر کند.


اگر شرکتى بخواهد به مشترى اعتبارى اعطاء کند، بايد در مورد شرايط اعتبار تصميم بگيرد. شرايط اعتبار شامل موارد زير مى‌شود: ۱. مدت زمانى که مشترى در طى آن مدت بدهى خود را به شرکت مى‌پردازد؛ ۲. حداکثر مبلغى که مشترى از شرکت مى‌گيرد و ۳. اينکه آيا اصلاً به مانده‌طلب شرکت بهره تعلق مى‌گيرد يا خير. تقريباً همه شرکت‌هاى رقيب در يک صنعت، شرايط يکسانى در مورد دادن اعتبار به مشتريان دارند.


جنبه ديگرى از تصميم‌گيرى شامل مرورى بر تاريخچهٔ اعتبارى مشترى مى‌شود. سياست‌هاى اعتبارى شرکت بايد به‌گونه‌اى باشد که سالى يک‌بار وضع اعتبارى مشترى مورد بررسى قرار گيرد. در اين بررسى‌ها شايد بتوان شرايط اعتبارى برخى از مشتريان را افزايش داد و رابطه اعتبارى بعضى‌ها را قطع کرد. همچنين امکان دارد که تعدادى از مشتريان تقاضاى تجديدنظر نسبت به وضع اعتبارى خود (از شرکت) داشته باشند و بخواهند که به آنها اعتبار بيشترى داده شد يا مهلت پرداخت آنها طولانى‌تر گردد.

تضمين مطالبات

غالباً حساب‌هاى دريافتنى نشان‌دهنده فروش‌هائى است که به‌طور نسيه انجام شده است و اين بدان مفهوم است که فروشنده نسبت به دريافت مطالبات از مشترى هيچ نوع تضمين يا وثيقه‌اى ندارد. اگر مشترى وجوه مورد طلب شرکت را نپردازد، فروشنده بايد همراه با ساير طلبکارها (طلبکارهائى که وثيقه‌اى بابت طلب خود نگرفته‌اند) درصدد وصول مطالبات خود برآيد. در عين حال، اگر قرار باشد که به طريقى وجوه مورد طلب آنها وصول گردد، اينها بعد از طلبکارهائى که وثيقه در دست دارند به پول خواهند رسيد. بهترين راه براى پرهيز از سوخت شدن مطالبات اين است که شرکت سعى کند به مشتريان بالقوه‌اى که احتمال مى‌رود از پرداخت بدهى خود ابا کنند نسيه ندهد. مخصوصاً در مورد کالاهاى بادوام بهتر است کالاهاى فروش‌رفته در رهن شرکت فروشنده قرار گيرد. در چنين صورتى فروشنده به‌نوعى وثيقه دست خواهد يافت و در زمره طلبکارهائى درمى‌آيد که وجوه مورد طلب آنها تضمين شده است. اگر مطالبات شرکت وصول نگردد و اگر مشترى ورشکست شود، وصول مطالبات شرکت در اولويت قرار خواهد گرفت.

روش‌هاى وصول مطالبات

سومين رکن سياست اعتبارى عبارت است از تعيين نحوه وصول مطالبات شرکت و نقد کردن بدهى‌هائى که زمان سررسيد آنها گذشته است. از آنجا که اين‌گونه اقدامات مستلزم هزينه‌هاى اضافى است، شرکت در زمان سياستگذارى مشخص خواهد کرد که در مسير وصول مطالبات خود تا چه مرحله‌اى پيش خواهد رفت و در چه مرحله‌اى مطالبات را سوخت‌شده تلقى خواهد کرد؛ زيرا از نظر شرکت، پس از آن مرحله، هزينه‌هاى مربوطه به‌حدى مى‌رسد که بهتر است از وصول اين مطالبات صرف‌نظر کرد. در آن‌صورت، شرکت بايد وضع اعتبارى مشترى را مورد تجديدنظر قرار دهد. اگر مشترى در زمان سرررسيد بدهى خود را نپردازد، مرسوم اين است که شرکت نامه‌اى يا نسخه‌اى از اصل صورتحساب جهت اطلاع براى وى ارسال مى‌کند. احتمال دارد که به مشترى گفته شود که اگر سريعاً نسبت به پرداخت مبلغ مورد بدهى خود اقدام نکند، بدهى وى مشمول هزينه بهره و کارمزد اضافى خواهد شد و احياناً به وى اخطار خواهد شد که اگر بيش از اين تأخير کند، وضع اعتبارى وى (از نظر شرکت) به خطر خواهد افتاد و احياناً نام وى در فهرست مشتريان بدحساب قرار خواهد گرفت.


برخى از شرکت‌ها تعدادى نامه‌هاى کوتاه تهيه مى‌کنند که در صورت مواجهه با چنين وضعى آنها را به ترتيب براى مشترى خاطى مى‌فرستد. جملات هريک از نامه‌ها و لحن کلام به ترتيب تندتر مى‌شد و در آخرين نامه مشترى به اقدامات قانونى تهديد مى‌شود و به او اخطار مى‌گردد که تمام مزاياى اعتبارى خود را از دست خواهد داد. در ارتباطات تلفنى که با مشترى برقرار مى‌گردد از وى مى‌خواهند که وجه را بپردازد و شرکت در جريان اين گفتگوها متوجه خواهد شد که براى وصول وجه چه اقداماتى بايد انجام دهد. اگر شرکت در وصول طلب خود موفق نگردد، پرونده را به دفتر حقوق محول خواهد کرد و آخرين اقدام اين است که پرونده را به دادگاه ارجاع دهد.