رسيدگى و تصفيهٔ خسارت‌ها در اين رشته به‌دليل عرف ديرين حمل‌ونقل دريائى و ضابطه‌ها و قاعده‌هائى که در درازناى سده‌ها در بازرگانى جهانى شکل گرفته‌اند، دقت و مهارت ويژه‌اى را مى‌طلبد ولى به هر حال تکنيک تصفيهٔ خسارت‌ها در اين رشته همچون ديگر رشته‌هاى بيمه شامل اعلام خسارت بيمه‌گذار، ارائهٔ مدارک لازم، تشکيل پروندهٔ خسارت، رسيدگى به اسناد و مدارک بيمه‌نامه و خسارت و تصميم‌گيرى براى قبول يا رد خسارت است.
اعلام خسارت
ايفاء اين تعهد يکى از وظايف قراردادى و قانونى بيمه‌گذار است و به بيمه‌گر امکان مى‌دهد که فعاليت خود را براى تشکيل پرونده و درخواست مدارک و سندهاى لازم و گام‌هاى پسين آغاز کند.
تشکيل پرونده
براى گردآورى مدرک‌هاى لازم مربوط به خسارت و بيمه‌نامه، بيمه‌گر پرونده‌اى تشکيل مى‌دهد که روى آن شمارهٔ پروندهٔ خسارت بر پايهٔ دفتر خسارت و شمارهٔ بيمه‌نامهٔ صادر شده قيد مى‌شود.
ارائهٔ مدارک و اسناد
- ارائهٔ بيمه‌نامه:
يعنى سندى که بر پايهٔ آن بيمه‌گر در قبال دريافت حق بيمه جبران خسارت ناشى از تحقق خطر موضوع بيمه را تعهد کرده است. بيمه‌گذار متعهد است که اصل بيمه‌نامه و برگ‌هاى الحاقى مربوط به آن را به بيمه‌گر بدهد تا او از تعهد خود و ويژگى‌هاى بيمه‌گذار يا مدعى خسارت آگاه شود.
- اسناد حمل کالا:
حمل کالا بر پايهٔ قرارداد حمل‌ونقل صورت مى‌گيرد که بارنامه ناميده مى‌شود. تنظيم و صدور بارنامه به منزلهٔ رسيدى است که متصدى حمل‌ونقل به دارندهٔ کالا مى‌دهد و تعهدهاى او را مشخص مى‌کند. اگر بارنامه بدون قيد مطالبى دربارهٔ کمبود و کاستى کالاها باشد آن را بارنامهٔ سالم و غيرمخدوش مى‌نامند که بيانگر صحيح و سالم بودن کالاها و بسته‌بندى آنها است. در حالى‌که اگر بارنامه مشروط و مخدوش باشد به معناى آن است که کالاى مورد حمل عيب و نقص و کسرى دارد. به‌طور کلى ارائهٔ سند بارنامه به بيمه‌گر امکان مى‌دهد که هم از حمل کالاها با وسايل نقليهٔ مجهز و مناسب (کشتى‌هاى طبقه‌بندى‌‌شده) و هم از سالم بودن کالاها بااطلاع شود.
- ارائهٔ مدارک خسارت:
گزارش کارشناس خسارت که در آن ويژگى‌هاى کالاى خسارت‌ديده، ميزان و علت خسارت نوشته مى‌شود.
- گاهى عدم تحويل کالا:
در صورتى‌که تمام يا بخشى از کالا (يک يا چند بسته) به بيمه‌گذار تحويل شود صدور گواهى عدم تحويل ضرورى است.
- صورت‌مجلس گمرکى:
که در آن کسرى کالا يا آسيب‌ديدگى کالاها مشخص مى‌شود (در صورت حمل کالاها با کاميون صورت‌مجلس مقام‌هاى انتظامى تنظيم مى‌شود).
- اعلاميهٔ زيان همگانى (خسارت مشترک کالا و کشتى):
که شرکت کشتيرانى و کارشناسان جهانى خسارت دريائى آن را صادر مى‌کنند.
مدارک مربوط به وضع کالاى مورد بيمه و ارزش آن
صورت خريد يا فاکتور کالا
که بهاء کالا را نشان مى‌دهد و هنگامى صادر مى‌شود که ميان خريدار و فروشنده توافق حاصل شده باشد. در عمل پس از انجام داد و سند و توافق دو طرف معامله، اين سند همراه ديگر اسناد حمل براى خريدار فرستاده مى‌شود. در سند فروش يا فاکتور به‌طور معمول نوع معاملهٔ بازرگانى با قيد يکى از فرمول‌هاى متداول در بازرگانى مشخص مى‌شود. فروش به‌صورت فوب (F.O.B) يا فوت (F.O.T) يا فور (F.O.R) به معناى آن است که فروشنده، کالاها را روى وسيلهٔ نقليه (کشتى، کاميون يا قطار) تحويل مى‌دهد و کرايهٔ حمل به‌عهدهٔ خريدار است. در حالى‌که در فرمول فروش به‌صورت C&F کرايهٔ حمل به‌عهدهٔ فروشنده است. بنابراين فروشنده حق دارد هم بهاء کالا و هم کرايهٔ حمل را از خريدار درخواست و دريافت کند. اگر در فاکتور فروش نوشته شود سى اند اف بندرعباس ولى مقصد فرجامين کالاها تهران باشد، در اين حالت کرايهٔ حمل از مبداء تا بندرعباس به‌عهدهٔ فروشنده و از بندرعباس تا تهران به‌عهدهٔ خريدار خواهد بود.
در فرمول فروش C.I.F فروشنده علاوه بر کرايهٔ حمل، حق بيمه را نيز مى‌پردازد. در اين‌صورت خريدار متعهد است که هم بهاء کالا و هم هزينهٔ حمل و حق مربوط را به فروشنده بپردازد. قيد C.I.F بندرعباس به معناى آن است که کرايهٔ حمل تا بندرعباس به‌عهدهٔ فروشنده ولى کرايهٔ حمل تا مقصد نهائى، به‌طور مثال تهران، به‌عهدهٔ خريدار خواهد بود.
گواهى مبداء
اين گواهى را مقام‌هاى صلاحيتدار کشور مبداء مانند اطاق بازرگانى مبداء به درخواست فروشندهٔ کالا صادر مى‌کنند و بيانگر صدور کالا از کشورى به کشور ديگر است. گواهى مبداء و فروشنده همراه اسناد ديگر براى خريدار مى‌فرستد.
صورت‌بندى کالاها
که در آن تعداد صندوق‌‌ها، کارتن‌ها، بشکه‌ها، پالت‌ها (بستن چند صندوق يا کارتن به يکديگر)، که کالا در درون آنها جاى گرفته، مشخص مى‌شود. بسته‌بندى کالاها اهميت ويژه‌اى دارد. به همين جهت رعايت عرف و موازين استاندارد بسته‌بندى کالاها ضرورى است. بدى يا عيب و کاستى بسته‌بندى‌ها موجب خسارت و آسيب ديدن کالاها مى‌شود. وجود صورت بسته‌بندى و قيمت هر بسته کالا، بيمه‌گر را در تعيين و محاسبهٔ خسارت يارى مى‌دهد.
مدارک مربوط به تأمين حقوق بيمه‌گر
گواهى عدم تحويل کالا، گواهى آسيب‌ديدگى کالاها، صورت‌مجلس گمرکى، نامه‌هاى اعتراض بيمه‌گذار به مسئول حادثه به‌هنگام تحويل کالا، جواز ترخيص کالا از گمرک و ... از جمله اسناد و مدارکى هستند که تهيه و ارائهٔ آنها به بيمه‌گر، او را در تصفيهٔ خسارت بيمه‌گذار و مراجعه به مسئول خسارت (اجراء قاعدهٔ جانشينى) يارى مى‌بخشد.
- پايهٔ محاسبهٔ خسارت‌ها:
مطابق مادهٔ ۲۲ قانون بيمه پايهٔ محاسبهٔ خسارت وارد به کالاها، قيمت کالا در مقصد است. بديهى است در صورتى‌که بيمه‌گذار کالاها را به قيمت مقصد بيمه کرده باشد حق درخواست و دريافت خسارت به اين قيمت را خواهد داشت. ولى اگر کالاها به قيمت کمترى بيمه شده باشد مبلغ بيمه‌شده به‌عنوان پايهٔ محاسبهٔ خسارت در نظر گرفته خواهد شد.
در ايران به‌طور معمول پايهٔ محاسبهٔ خسارت براى کالاهاى وارداتى ارزش C&F به‌علاوهٔ ۱۰ درصد سود مورد انتظار است و در برخى کشورها تا ۲۰ درصد به بهاء C&F اضافه مى‌کنند و مجموع آنها مبلغ بيمه‌شده را تشکيل مى‌دهد.
نکتهٔ شايان توجه در محاسبهٔ خسارت‌هاى حمل‌ونقل کالا نوسان نرخ ارز است. آيا بيمه‌گر متعهد است که خسارت را به پول نقد بپردازد. يا آنکه براى جبران خسارت بيمه‌گذار يا ذى‌نفع تعمير و تعويض کالاها را دارد؟ در مادهٔ ۱۹ قانون بيمه در اين‌باره آمده است: مسئوليت بيمه‌گر عبارت است از تفاوت قيمت مال بيمه‌شده بلافاصله قبل از وقوع حادثه با قيمت باقى‌ماندهٔ آن بلافاصله بعد از حادثه. خسارت حاصله به پول نقد پرداخته خواهد شد مگر اينکه حق تعمير و يا عوض براى بيمه‌گر در سند بيمه پيش‌بينى شده باشد. در اين‌صورت بيمه‌گر ملزم است موضوع بيمه را در مدتى‌که عرفاً کمتر از آن نمى‌شود تعمير کرده يا عوض را تهيه و تحويل نمايد. در هر صورت حداکثر مسئوليت بيمه‌گر از مبلغ بيمه‌شده تجاوز نخواهد کرد.
- انواع خسارت‌ها در بيمهٔ حمل‌ونقل:
۱. از بين رفتن يا تلف کالاهاى مورد بيمه (تمام يا بخشى از آنها) بر اثر وقوع يکى از خطرهاى موضوع بيمه
۲. آسيب‌ديدگى مانند زنگ‌زدگى و آبديدگى کالاها
۳. هزينه‌هاى نگهدارى و مراقبت از کالاهاى مورد بيمه با هزينهٔ جلوگيرى از وقوع خطر يا گسترش خسارت.
- در بيمهٔ حمل‌ونقل، خسارت‌ها را به انواع زير نيز بخش‌بندى مى‌کنند:
۱. زبان ويژه يا اختصاصى: که شامل خسارت وارد به بخشى از کالاهاى مورد بيمه است به شرطى که جنبهٔ زبان مشترک يا همگانى نداشته باشد.
۲. زبان مشترک يا همگانى: هنگامى‌که سرنوشت کشتى و کالاها به خطر افتد (براى نمونه احتمال غرق کشتى برود) ناخدا حق دارد براى نجات کشتى و مجموعهٔ کالاها، بخشى از کالاها را با رعايت عرف به دريا بريزد و کشتى را سبک کند. در اين حالت اضطرارى اقدام ناخدا مجاز شناخته مى‌شود و خسارت واردشده ميان اشخاص حقمند و ذى‌نفع در سفر دريائى (مانند صاحب کشتى، صاحبان کالاها، ذى‌نفع در کرايه) سرشکن مى‌شود.
اين‌گونه خسارت‌ها را، که به‌طور اصطلاحى زبان مشترک يا خسارت همگانى ناميده مى‌شود، بيمه‌گذاران مورد تأمين قرار مى‌دهند و جبران مى‌کنند.