دفاتر تاجر بايد برابر قوانين و مقررات و عرف دفتردارى مرتب و منظم باشد. در غير اين‌صورت با توجه به موارد زير رد مى‌شود و به آن جريمه نيز تعلق مى‌گيرد.


۱. در صورتى‌که دفاتر ارائه شده به‌ نحوى از پلمپ خارج شده و يا فاقد يک يا چند برگ باشد


۲. عدم ثبت يک يا چند فعاليت مالى و پولى در دفاتر به شرط احراز


۳. تقدم ثبت يک يا چند معامله نسبت به تاريخ وقوع آنها


۴. ثبت تمام يا قسمتى از يک فعاليت در حاشيه


۵. ثبت تمام يا قسمتى از يک فعاليت بين سطور


۶. تراشيدن و پاک کردن مندرج دفاتر به منظور سوء‌استفاده


۷. جاى سفيد گذاشتن بيش از حد در صفحات و سفيد ماندن تمام صفحه دفتر روزنامه و دفتر کل و مشاغل به‌منظور سوء‌استفاده به استثناء موارد مذکور در تبصره ماده ۱۹ آئين‌نامه...


۸. محو کردن مندرجات دفاتر با وسايل شيميائي


۹. ناپديد کردن مندرجات دفاتر با رنگ يا جوهر و نظاير آنها به منظور سوء‌استفاده


۱۰. بستانکار شدن حساب‌هاى بانکى و نقدي، مگر اينکه حساب‌هاى بانکى با صورت‌حساب‌ بانک مطابقت نمايد و يا بستانکار شدن حساب‌هاى بانکى يا نقدى ناشى از تقدم و تأخر ثبت حساب‌ها يا دريافت و پرداخت باشد که در اين‌صورت موجب رد دفتر نيست


۱۱. تأخير در نوشتن دفتر روزنامه و دفتر مشاغل زائد بر حد مقرر مندرج در آئين‌نامه


۱۲. عدم ثبت خلاصه عمليات شعب، در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۴


۱۳. عدم ارائه آئين‌نامه يا دستورالعمل‌هاى کار با ماشين و برنامه‌هاى آن در مورد اشخاص که از سيستم‌هاى مکانيکى يا الکترونيکى استفاده مى‌نمايند


۱۴. اشتباه حاصل در ثبت عمليات مؤسسه، در صورتى‌که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۰ آئين‌نامه اقدام نشده باشد


۱۵. استفاده از دفاتر نانويس سال يا سال‌هاى قبل در صورتى‌که مشخصات آنها در مهلت مقرر (ظرف سى‌ روز) از تاريخ شروع سال مالياتى جديد اعلام نشده باشد.


۱۶. عدم ارائه يک يا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانويس) و موارد ديگرى که در آئين‌نامه مزبور پيش‌بينى گرديده است.