پنجمين استاندارد اجراء عمليات براى حسابرسى عملياتى به‌شرح زير است:


حسابرسان بايد به منظور فراهم ساختن مبنائى معقول براى پشتيبانى از يافته‌ها و نتيجه‌گيرى‌هاى خود، شواهد کافي، کامل و مربوط کسب کنند. سوابق انجام کار حسابرسان بايد به شکل کاربرگ‌هاى حسابرسى نگهدارى شود. کاربرگ‌هاى حسابرسى بايد حاوى اطلاعاتى باشد که يک حسابرس باتجربه و بدون ارتباط قبلى با آن کار بتواند از کفايت شواهد پشتوانه نتيجه‌گيرى‌ها و قضاوت‌هاى بااهميت حسابرسان اطمينان يابد.


ماهيت اين مستندسازى با ماهيت کار اجراء شده فرق مى‌کند. به‌طور مثال، در مواردى که اين حسابرسى در برگيرنده آزمون ثبت‌هاى واحد موردرسيدگى است، کاربرگ‌هاى حسابرسى بايد شامل توضيحى بر اين ثبت‌ها باشد تا حسابرس خبره قادر شود ثبت‌هاى مشابه آن را مورد آزمون قرار دهد. حسابرسان ممکن است اين کار را از طريق تهيه فهرست، شماره پرونده‌ها، شماره موارد يا ساير وسايل شناسائى اسناد خاص بررسى شده، انجام دهند. آنها ملزم نيستند فتوکپى اسنادى که مورد آزمون قرار داده‌اند يا فهرست جزئيات اطلاعات استخراج شده از آن اسناد را به کاربرگ‌هاى حسابرسى ضميمه کنند.


شواهد مى‌تواند به‌صورت عيني، مستند، استشهادى و تحليلى طبقه‌‌بندى شود. شواهد عينى توسط حسابرسان و از طريق بازرسى يا مشاهدهٔ مستقيم افراد، اموال يا رويدادها تحصيل مى‌شود. چنين شواهدى ممکن است به‌صورت يادداشت، عکس، رسم کروکي، نمودار، نقشه يا نمونه‌هاى عينى مستند شود. شواهد مستند شامل اطلاعات ايجاد شده از قبيل نامه‌ها، قراردادها، ثبت‌هاى حسابداري، صورت‌حساب‌ها و اطلاعات مديريت درباره عملکرد است. شواهد استشهادى از طريق پرس‌وجوها، مصاحبه‌ها يا پرسش‌نامه‌ها جمع‌آورى مى‌شود. شواهد تحليلى شامل محاسبه‌ها، مقايسه‌ها، تفکيک اطلاعات به اجزاء آن و استدلال‌هاى منطقى است.


رهنمودهاى مندرج در بندهاى زير، به منظور کمک کردن به قضاوت حسابرسان نسبت به کفايت و کميت شواهد موردنياز براى دستيابى به هدف‌هاى حسابرسى ارائه شده است. بندهاى ۴۹/۶ الى ۵۲/۶ اجزاء يافته‌هاى يک حسابرسى را توضيح مى‌دهند. بندهاى ۵۳/۶ الى ۶۲/۶ شامل رهنمودهائى است که به حسابرسان کمک مى‌کند ترکيبى از شواهد کافي، مناسب و مربوط را که پشتوانه يافته‌ها و نتيجه‌گيرى‌هاى ايشان است، تعيين کنند و بالاخره، بندهاى ۶۳/۶ الى ۶/۶۵ شامل رهنمودهائى در مورد چگونگى مستند کردن شواهد است.

کاربرگ‌هاى حسابرسى

کاربرگ‌هاى حسابرسى براى تأمين سه هدف تهيه مى‌شود. آنها پشتوانه اصلى گزارش حسابرسان است، حسابرسان را در هدايت و نظارت بر کار حسابرسى يارى مى‌دهد و وسيلهٔ بررسى کيفيت حسابرسى توسط سايرين است. از آنجائى که حسابرسى‌هاى انجام شده طبق استانداردهاى پذيرفته شدهٔ حسابدارى دولتى غالباً در ارتباط با بررسى توسط سايرين و نظارت مسئولين است، سومين هدف از اهميت بيشترى برخوردار است. کاربرگ‌هاى حسابرسي، مستندات کتبى شواهد پشتوانه نتيجه‌گيرى‌ها و قضاوت‌هاى عمده حسابرسان را جهت بررسى کيفيت حسابرسى انجام شده در اختيار بررسى کننده قرار مى‌دهند.


کاربرگ‌هاى حسابرسى بايد شامل موارد زير باشد:


- هدف، دامنه رسيدگى و روش اجراء عمليات، شامل هرگونه معيار نمونه استفاده شده


- مستندسازى کار انجام شده به منظور فراهم کردن پشتوانه نتيجه‌گيرى‌ها و قضاوت‌هاى عمده


- شواهدى دربارهٔ بررسى نظارتى از کار حسابرسى انجام شده


عامل اساسى در حسابرسى مبتنى بر استانداردهاى پذيرفته شدهٔ حسابدارى دولتى اين است که دستگاه‌هاى دولتيِ فدرال، ايالتى و محلّى و ساير سازمان‌ها که، در حسابرسى طرح‌هاى داراى منافع مشترک همکارى مى‌کنند، تا حدى که حسابرسان مى‌توانند از کار ديگران استفاده کنند و از دوباره‌کارى‌ها توسط حسابرسان خوددارى شود. لازم است ترتيباتى اتخاذ شود تا کاربرگ‌هاى حسابرسى در صورت درخواست، در اختيار ساير حسابرسان نسبت به کار حسابرسان، لازم است دسترسى به کاربرگ‌هاى حسابرسى مربوط به حسابرسى‌هاى مبتنى بر استانداردهاى پذيرفته شدهٔ حسابدارى دولتى براساس ترتيبات قراردادى فراهم شده باشد. به منظور حفظ و نگهدارى از کاربرگ‌هاى حسابرسى تا زمانى که از نظر الزامات قانونى و ادارى ضرورى است، مؤسسات حسابرسى بايد خط‌‌‌مشى‌ها و روش‌هاى مناسبى را اجراء کنند.

يافته‌هاى حسابرسى

زمانى‌که مشکلات کشف مى‌شود يافته‌هاى حسابرسى غالباً از لحاظ اينکه شامل اجزاء معيار يعنى وضعيت و اثر (معلول) و نيز علت باشد، مورد توجه قرار مى‌گيرد. به هر‌حال،عوامل موردنياز براى يافته‌هاى حسابرسى به هدف حسابرسى بستگى کامل دارد. بنابراين يک يافته يا مجموعه‌اى از يافته‌هاى حسابرسى وقتى کامل تلقى مى‌شود که هدف حسابرسى را تأمين کند و گزارش حسابرسى به وضوح آن هدف‌ها را به اجزاء يافته‌ها مرتبط سازد. معيار در بند ۱۱/۶ مورد بحث قرار گرفت و ساير اجزاء يافته‌هاى حسابرسى يعنى وضعيت، اثر و علت در بندهاى زير مورد بحث قرار مى‌گيرد.


وضعيت يعنى موقعيتى که وجود دارد. وضعيت در جريان عمليات حسابرسى مشخص و مستند مى‌شود.


اثر داراى دو معنى است، که به هدف حسابرسى بستگى دارد. در مواردى که هدف حسابرسان شامل تشخيص تبعات واقعى و بالقوه يک وضعيت باشد که با معيارهاى مشخص شده در حسابرسى متفاوت باشد (اعمّ از مثبت يا منفي)، اثر يعنى اندازه‌گيرى آن تبعات. حسابرسان غالباً به منظور توجيه نياز به اقدام اصلاحى در واکنش به مشکلات شناسائى شده، اثر را با اين معنى به‌کار مى‌برند. در مواردى که هدف حسابرسان مشتمل بر برآورد ميزان تغييرات شرايط فيزيکي، اجتماعى يا اقتصادى طرح است، اثر به معنى اندازه‌گيرى دستاورد حاصل از سنجش اجراء اين طرح خواهد بود. در اينجا اثر يعنى حدى که تغييرات مثبت يا منفى در شرايط واقعى فيزيکي، اجتماعى يا اقتصادى مى‌تواند تعيين شود و به عمليات طرح نسبت داده شود.


همانند اثر، علت نيز داراى دو معنى است، که به هدف حسابرسى بستگى دارد. در مواردى که هدف حسابرسى شامل توضيح دلايل عملکرد ضعيف (يا قوي) تشخيص داده شده در حسابرسى موردنظر باشد، دلايل چنين عملکردى با کلمه علت بيان مى‌شودتشخيص علت مشکلات مى‌تواند حسابرسان را در ارائه پيشنهادهاى سازنده اصلاحى يارى دهد. از آنجائى که مشکلات مى‌تواند در نتيجه تعدادى از عوامل قابل توجيه به‌وجود آيد، اگر حسابرسان بتوانند با مدرک و دليل، رابطه بين مشکلات و عامل يا عواملى که به‌عنوان علت شناسائى کرده‌اند را به وضوح اثبات يا تشريح کنند، پيشنهاد آنها مى‌تواند متقاعد کننده‌تر باشد. در مواردى که هدف حسابرسان برآورد تأثير طرح بر تغييرات وضعيّت فيزيکي، اجتماعى يا اقتصادى را در بر مى‌گيرد، شواهدى گردآورى مى‌شود که نشان دهد خود طرح، علت آن تغييرات بوده است.