اخذ تأئيديه از اشخاص ثالث

اخذ تأئيديه از اشخاص ثالث، يعنى اشخاصى خارج از دستگاه مورد رسيدگي، يکى از تکنيک‌هاى مهم حسابرسى است که در موارد متعددى به‌کار مى‌رود. از طريق اين تکنيک حسابرس مى‌تواند به اظهارات اشخاص ثالث آن هم به‌طور کتبى دسترسى پيدا کند و اين اظهارات و اطلاعات را به‌عنوان مدرک و دليل يک امر يا واقعه مورد استفاده قرار دهد. مثلاً ممکن است از طريق اخذ تأئيديه نسبت به صحت مطالبات مؤسسه تحت رسيدگي، بدهى آن به ديگران، سپرده‌ها و مانده‌ها و تعهدات بانکي، موجودى‌هاى جنسى امانى نزد ديگران يا امانى نزد مؤسسه مورد رسيدگى و اقلام متعدد ديگرى از اين قبيل رسيدگى کرد و اظهارات ديگران را تحت شرايطى که ذيلاً بحث خواهد شد به‌عنوان دليل و مدرک صحت و يا سُقم مندرجات دفاتر مورد رسيدگى يا اظهارات مقامات دستگاه مورد استفاده قرار داد.


براى آن‌که اظهارات اشخاص ثالث را بتوان به‌عنوان مدرک حسابرسى قبول کرد لازم است اولاً اشخاص ثالث مورد بحث صلاحيت اظهارات مربوطه را داشته باشند ثانياً ارتباط احتمالى آنها با دستگاه يا مديران آن گفته‌هاى آنها را مشکوک نسازد و ثالثاً تأئيديه‌هاى مربوطه مستقيماً به‌دست حسابرس رسيده باشد، به‌طورى که امکان اين وجود نداشته باشد که در نامه‌ها يا تأئيديه‌هاى دريافتي، کسانى از مؤسسه تحت رسيدگى دست ببرند.


منظور از ذى‌صلاح بودن اشخاص ثالث آن است که اظهارات آنها در خصوص موضوع تحت رسيدگى معتبر و قابل اطمينان باشد. براى مثال در صورتى‌که اوراق بهاءدار مؤسسه مورد رسيدگى به امانت نزد يک بانک سپرده شده باشد، گواهى بانک مبنى بر اين موضوع از لحاظ حسابرسى کاملاً کافى خواهد بود، چه بانک مؤسسه‌اى است معتبر، به‌ سادگى و سرسرى اقدام به صدور گواهينامه نمى‌کند و در عين حال نگاهدارى اوراق بهاءدار براى مشتريان بانک از فعاليت‌هاى معمول آن است و بنابراين مى‌توان گواهى آن را به‌عنوان يک مدرک محکم حسابرسى مورد استفاده قرار داد.


ولى اگر بر اساس اظهارات مسؤولين امر همين اوراق بهاءدار نزد يک شرکت همکار سپرده شده بود، ديگر گواهى آن شرکت از لحاظ حسابرسى کافى نمى‌بود چه برعکس بانک که نگاهدارى اوراق بهاءدار مشتريان از فعاليت‌هاى معمول آن است، نگاهدارى اين‌گونه اوراق توسط هر مؤسسه يا شرکتى بدون رسيدگى بيشتر به جوانب آن نمى‌تواند قابل قبول باشد و به‌همين علت است که در يک چنين مورد اتکاء به گواهى شخص ثالث کافى نبوده و حسابرس به تکنيک ديگرى يعنى بازرسى و شمارش عينى اسناد مورد نظر توسل خواهد جست و عملاً تقاضا مى‌نمايد که با مراجعه به آن شرکت، بتواند اوراق بهاءدار مربوطه را از نزديک بازرسى و شمارش نمايد.


دربارهٔ ارتباط احتمالى اشخاص ثالث با مديران دستگاه، که در نتيجهٔ آن ممکن است گواهى آن اشخاص از لحاظ حسابرسى اعتبار چندانى نداشته باشد. بايد گفت که اين مسئله در واقع در موارد بسيار استثنائى پيش مى‌آيد ولى لازم است حسابرس به آن توجه کافى مبذول دارد و در چنين حالت تنها به گواهى اشخاص ثالث اتکاء ننمايد و حتّى‌المقدور به مدارک و دلايل ديگر حسابرس توسل جويد.


مسئله دريافت تأئيديه‌ها و گواهى‌نامه‌هاى اشخاص ثالث به‌طور مستقيم حائز نهايت اهميت است. منظور آن نيست که به مقامات و مسؤولان مؤسسه تحت رسيدگى تا اين اندازه اعتماد نيست که تلويحاً گفته شود در صورتى که تأئيديه‌ها و گواهى‌نامه‌ها از طريق آنها به‌دست حسابرس برسد حتماً در آن دست خواهند برد. ولى همين قدر که احتمال اين امر وجود دارد، ولو آنکه در عمل هرگز پيش‌نيامده باشد و با پيش‌ نيايد، مع‌هذا از قوّت و محکمى تأئيديه‌ها به‌عنوان مدارک حسابرسى مى‌کاهد. البته در هيچ موردى حسابرس مستقيماً با اشخاص ثالث وارد مکاتبهٔ مستقيم حسابرس با اشخاص ثالث طرف معامله با صاحب‌کار ممکن است ايجاد سوءتفاهم کند و به روابط صاحب‌کار با اشخاص ثالث لطمه وارد آورد. بنابراين جهات، درخواست تأئيديه يا گواهى‌نامه هميشه بايد از ناحيهٔ مؤسسهٔ مورد رسيدگى و روى کاغذ مارک‌دار آن و به امضاء مقامات صلاحيتدار آن به‌عمل آيد، منتهيٰ در نامه‌اى که ارسال مى‌شود از شخص ثالث طرف معامله درخواست مى‌گردد که پاسخ خود را مستقيماً به‌عنوان و نشانى حسابرس اعاده نمايد به‌طورى که تأئيديه به‌طور مستقيم به‌دست حسابرس برسد. در ذيل نمونه‌اى از چنين نامه‌ها را که در خصوص رسيدگى به بدهکاران و حساب‌هاى بانکى مورد استفاده قرار مى‌گيرد ملاحظه مى‌کنيد.