سندرسى

”سندرسى“ يکى از تکنيک‌هاى مهم و بسيار رايج حسابرسى است و مفهوم آن به‌طور خلاصه اين است که معاملات مختلفى را که در دفاتر و مدارک مؤسسه مورد رسيدگى ثبت شده است، با مراعه به اسناد اوليهٔ رسيدگى کرده و نسبت به صحت و سقم مندرجات دفاتر و مدارک تصميم گرفت. براى مثال براى اطمينان يافتن از آن‌که اقلام مندرج در حساب خريد صحيح است به اسناد خريد يعنى اصل فاکتور فروشنده، قراردادهاى مربوطه، قبوض انبار و نظاير آن مراجعه مى‌شود و مندرجات دفتر با اين مدارک تطبيق مى‌گردد. همين عمل را ممکن است براى تأئيد صحت مندرجات حساب صندوق، حساب بانک، حساب فروش و به‌طور کلى کليهٔ حساب‌هائى که معاملات مؤسسه در آن به ثبت رسيده است انجام داد. بايد توجه داشت که مقدار زيادى از عمليات حسابرسى متشکل از سندرسى است، چرا که در بسيارى از موارد بهترين دليل و مدرک حسابرسى که ممکن است حسابرس براى تأئيد صحت ثبت معاملات ثبت شده به‌دست آورد ”رسيدگى به اسناد معتبر“ مى‌باشد و به همين جهت است که سندرسى حائز اهميت زيادى است و در صورتى‌که توسط افرادى وارد و کارآموخته انجام گيرد نتايج مطلوب به‌دست مى‌دهد.


نکاتى که در هنگام سندرسى معاملات مختلف بايد مورد توجه حسابرس قرار گيرد بر حسب ماهيت و نوع معاملات مختلف بايد مورد توجه حسابرس قرار گيرد بر حسب ماهيت و نوع معاملات تا اندازه‌اى متفاوت است، ولى نکات عمدهٔ زير در هر صورت بايد مورد توجه قرار گيرد.


ـ کافى بودن اسناد

بدين معنى که در قبال معامله‌اى که تحت رسيدگى است اسناد کافى در دست باشد. براى مثال در موقع رسيدگى به خريدها کافى نيست فقط فاکتور فروشنده ديده شود بلکه يک عامل مهم ديگر، قبض انبار در مورد خريد کالا يا دارائى و گواهى قسمت مربوطه در مورد خريد خدمات است.


ـ معتبر بودن اسناد

بدين معنى که سند مورد رسيدگى على‌الظّاهر يک سند معتبر و اصيل باشد. البته بايد توجه داشت که حسابرس نمى‌تواند در اين زمينه متوجهٔ مسايلى خارج از حدود عادى بشود و مثلاً خط‌‌شناس يا امضاء‌شناس باشد به‌طورى که مثلاً بتواند تشخيص دهد که يک سند در واقع بعد از تاريخ مندرج در روى آن تنظيم گرديده است، ولى بايد تا اين اندازه دقيق باشد که اسنادى را که از ظاهر آنها پيدا است چندان اعتبارى ندارند به سادگى قبول نکند. براى مثال به‌جز در شرايط استثنائي، صحيح نيست فاکتورها يا مکاتبات فروشندگان که روى کاغذ مارک‌دار از آنها نباشد مورد قبول واقع شود. هم‌چنين به‌جز در موارد استثنائى (مثل موقع سندرسى فروش‌هاى مؤسسهٔ تحت رسيدگى که ناچار به نسخهٔ دوم فاکتورهاى فروش مراجعه مى‌شود) نبايد نسخهٔ دوم اسناد و يا فتوکپى آنها پذيرفته شود.


ـ ماهيت معامله

بدين معنى که معاملهٔ مورد رسيدگى از انواع معاملات عادى و معمول مؤسسه است و به‌کار آن ارتباط دارد. براى مثال در موقع رسيدگى به خريدهاى يک شرکت توليدى و صنعتى حسابرس نبايد به يک معامله خريد گندم يا فرضاً جواهرات برخورد بکند. بنابراين در صورتى‌که به چنين سندى برخورد نمود، لازم است به جزئيات مسئله رسيدگى کند. يا در صورتى‌که به چنين سندى برخورد نمود، لازم است به جزئيات مسئله رسيدگى کند. يا در صورتى‌که در ضمن سندرسى حسابرس به معاملاتى برخورد نمود که مربوط به‌کار شرکت نبوده و به‌ حساب شخصى يکى از مديران يا کارکنان ارتباط پيدا مى‌کند، چنين معامله را به‌عنوان معامله شرکت نخواهد پذيرفت.


ـ معقول بودن معامله

بدين معنى که جهات مختلف معامله مورد رسيدگى معقول به‌نظر مى‌رسد. براى مثال در صورتى‌که قيمت‌هاى مندرج در يک فاکتور خريد به‌طور غيرعادى کم يا زياد باشد، با وجود آنکه سند مربوطه از هر لحاظ ديگر ممکن است رضايت‌بخش بوده و مورد تصويب مقامات شرکت نيز واقع شده باشد، مع‌هذا نبايد به سادگى از طرف حسابرس پذيرفته شود و حتماً بايد نسبت به آن رسيدگى‌هاى عميق‌ترى به‌عمل آيد.


ـ تصويب معامله

هر يک از معاملات دستگاه بايد با توجه به سيستم کنترل داخلى آن از طرف مقامات صلاحيت‌دار دستگاه تصويب شده باشد و براى نشان دادن اين امر، سند يا اسناد مربوطه بايد از طرف آن مقامات امضاء يا پاراف شده باشد. حسابرس بايد ضمن سندرسي، به اين موضوع توجه خاص مبذول دارد و نمونهٔ امضاء يا پاراف کليهٔ مقامات صلاحيت‌دار دستگاه مورد رسيدگى را در اختيار داشته باشد تا در موقع سندرسى از تصويب معاملات به نحو رضايت‌بخشى اطمينان يابد. نکتهٔ بسيار مهم ديگر در اين زمينه، حدود اختيارات هر يک از مقامات است که ممکن است بر طبق اساس‌نامه و يا مقررات داخلى خود شرکت محدوديت‌هائى وجود داشته باشد. در بسيارى از مؤسسات، حدود اختيارات مقامات مختلف روى کاغذ آورده نشده است، حسابرس بايد به عرف کار و مديريت دستگاه توجه نمايد و در صورتى‌که معامله از طرف کسى تصويب شده باشد که به‌نظر حسابرس صلاحيت اين کار را نداشته و يا قاعدتاً نمى‌يابد داشته باشد حسابرس بايد موضوع را عنوان کند.


ـ صحت ثبت معامله

بدين معنى که معامله هم از لحاظ اصول و موازين پذيرفته شده و متداول حسابدارى و هم از لحاظ مقررات و سرفصل‌هاى حساب در مؤسسه مورد رسيدگى درست به ثبت رسيده است. مثلاً هزينه تبليغات جزء هزينه‌هاى سرمايه‌اى منظور نگرديده و يا فروش داخلى در حساب فروش صادراتى ثبت نشده است.