رديابى

براى اطمينان يافتن از آن‌که در عمليات دفتردارى و مانده‌گيرى و استخراج خلاصه حساب‌ها اشتباهى روى نداده است از تکنيک رديابى استفاده مى‌شود. رديابى يعنى آنکه يک ثبت حسابدارى از مدرک اوليه به دفتر دنبال شود و در صورتى‌که رفم يا مانده‌اى از يک حساب به حساب ديگر يا از يک دفتر به دفتر ديگر انتقال داده شده است، عمل انتقال در دفاتر دنبال شود تا حسابرس اطمينان يابد انتقال به درستى صورت گرفته است. البته بايد توجه داشت که اين تکنيک همانند تکنيک محاسبهٔ مجدد به هيچ وجه مبانى کار را تأئيد نمى‌کند و از طريق آن فقط مى‌توان صحت ثبت ارقام و انتقالات بين حساب‌ها، دفاتر، تراز آزمايشى و صورت‌هاى مالى نهائى را مورد تأئيد قرار داد. رديابى يکى از تکنيک‌هائى است که در انجام عمليات حسابرسى به‌طور روزمره مورد استفاده فراوان قرار مى‌گيرد، چرا که مدارک نهائى به هر حال متکى به دفاترى است که خود متکى به دفاتر ديگر يا انواع و اقسام کارت‌ها، جداول، مدارک و صورت‌ محاسبات ديگرى مى‌باشند و بنابراين براى تأئيد صحت صورت‌هاى مالى نهائي، ارقام مربوطه بايد از مدارک خام و اوليه تا دفاتر کل که صورت‌هاى مالى منطق با آنها است رديابى شود.

تطبيق اطلاعات مربوط به يکديگر

مکانيسم دفتردارى دوطرفه که امروزه در اکثريت قريب به اتفاق سيستم‌هاى حسابدارى به‌کار مى‌رود طورى است که بيشتر اطلاعات مندرج در دفاتر با يکديگر ارتباط مستقيم دارند. البته بسيارى از اين ارتباطات به تدريج که فعل و انتقالات حسابدارى متراکم مى‌شود در سيستم گم مى‌شوند ولى بعضى از آنها را هميشه مى‌توان به سادگى بازيافت.


براى مثال بين هزينهٔ بيمه و بيمهٔ پيش‌پرداخت شده هميشه رابطهٔ واضحى وجود دارد و يا بين هزينهٔ بهره و مبالغ اعتبار در حساب جارى بانک و سفته‌ها و بروات پرداختنى که شامل بهره مى‌باشند اکثراً رابطهٔ قابل‌توجهى وجود دارد. از وجود اين ارتباطات مى‌توان در حسابرسى براى تأئيد بعضى اطلاعات استفاده کرد. تکنيکى که براى اين امر مورد استفاده قرار مى‌گيرد اصطلاحاً تطبيق دادن خوانده مى‌شود، بدين معنى که حسابرسى اطلاعاتى را که بايد با يکديگر مربوط باشند از طريق مراجعه به حساب‌هاى مربوطه تطبيق مى‌دهد. براى مثال همان هزينهٔ بيمه و بيمهٔ پيش‌پرداخت شده را مى‌توان در طى صورتى تطبيق داد.


يا مثلاً با تجزيه حساب هزينه بهره و ربط دادن هر يک از اقلام با اعتبارات يا سفته‌ها و بروات پرداختني، مى‌توان اطمينان يافت که کليهٔ اقلام هزينه بهره به حساب گرفته شده است و بالعکس در صورتى‌که رقم بهره‌اى وجود دارد که در مقابل آن اعتبار يا وام يا سفته و برات پرداختنى وجود ندارد مى‌توان دريافت که احتمالاً يکى از اين اقلام در حساب مربوط به خود ثبت نشده است و بنابراين در آن خصوص رسيدگى‌هاى بيشترى به‌عمل خواهد آمد. مثلاً براى اطمينان يافتن از صحت رقم فروش، در صورتى‌که محصولات مشخص با قيمت‌هاى معينى به فروش رسيده باشد مى‌توان جمع تعداد را جداگانه در قيمت‌هاى مربوطه ضرب کرده و حاصل را با رقم کل فروش در دفاتر تطبيق داد. اين عمل را حتى مى‌توان در صورت تفاوت قيمت‌ها، به‌طور تقريبى انجام داد. يا براى تأئيد آنکه کليهٔ اقلام فروش در دفاتر به ثبت رسيده است، مى‌توان اقلام صادره از انبار را با توجه به قيمت‌هاى فروش ارزيابى کرده و نتيجه را با رقم مندرج در دفاتر تطبيق داد. به هر حال به‌طورى که بعداً در مباحث حسابرسى معاملات و اثبات اقلام ترازنامه ملاحظه خواهد شد تکنيک تطبيق در موارد بسيار متعددى به‌کار مى‌رود.

رسيدگى به دفاتر و مدارک معين

اين تکنيک بيشتر براى تأئيد صحت ثبت مندرجات حساب‌هاى کنترل در دفتر کل به‌کار مى‌رود به‌علاوه از لحاظ آن‌که براى رسيدگى به دارائى‌ها و بدهى‌هاى مختلف از طريق به‌کار بردن تکنيک‌هاى ديگرى که در فوق ذکر گرديد احتياج به ريز ارقام مى‌باشد و اين جزئيات اکثراً از دفاتر و مدارک معين استخراج مى‌شود لذا رسيدگى به اين مدارک حائز اهميت است. وجود دفاتر و مدارک معين به‌طورى که قبلاً گفته شد خود در موارد متعددى به‌عنوان دليل و مدرک حسابرسى قابل استفاده است ولى حسابرس بايد توجه داشته باشد که مدارک و دفاتر مذکور به‌نحو رضايت‌بخشى ايجاد و نگاهدارى شده و به‌طور مرتب با حساب‌هاى کنترل مربوطه در دفتر کل تطبيق داده مى‌شود.


براى مثال دفتر اموال از لحاظ اثبات وجود و ارزش دارائى‌هاى ثابت مدرک بسيار مفيدى است، ولى به شرط آنکه مانده‌هاى مندرج در آن در فواصل مرتبى با حساب‌هاى کنترل اموال در دفتر کل تطبيق داده شده باشد چه در غير اين‌صورت ممکن است مدرک کامل و بنابراين معتبرى نباشد. براى حصول اطمينان از آن‌که دفاتر و مدارک معين به‌نحو رضايت‌بخشى نگاهدارى مى‌شوند حسابرسان در موقع رديابى و هم‌چنين در مورد اقلامى که حسابرسى مى‌کنند، ثبت‌ها را در کليهٔ مدارک و از جمله در دفاتر معين دنبال مى‌کنند. ذکر اين نکتهٔ مهم در اينجا بى‌مورد نيست که تکنيک‌هاى مختلف حسابرسى که اکنون مشغول بحث در اطراف آنها هستيم از يکديگر جدا و مستقل نيستند و هيچ‌يک به تنهائى منجر به يک حسابرسى کامل و بدون ايراد نخواهد شد.


يا به‌کار بردن مجموعهٔ اين تکنيک‌ها است که يک حسابرسى خوب انجام مى‌گيرد و بسيارى از عمليات حسابرسى متشکّل از کاربرد چند تکنيک حسابرسى در يک آن واحد مى‌باشد. بدين ترتيب رسيدگى به دفاتر و مدارک معين که خود يک تکنيک حسابرسى است و حسابرس را از بعضى حقايق و امور آگاه مى‌سازد خود مستلزم به‌کار بردن تکنيک‌هاى ديگرى از قبيل رديابي، محاسبهٔ مجدد و مداقه مى‌باشد.

مشاهدات و ملاحظات حسابرس

در هر پروژه تحقيقاتى محققّ هميشه در ضمن گردآورى اطلاعات، نتيجهٔ مطلوب و نهائى خود را مطمح‌ نظر دارد و بنابراين در طى تحقيقات خود، از مشاهدات و ملاحظات ضمنى و اتفاقى نيز بهره مى‌گيرد. همه مى‌دانيم که بسيارى از اکتشافات و اختراعات به‌طور اتفاقى و در ضمن تحقيقاتى که محققات در زمينه‌هاى ديگر، نه در زمينهٔ کشف يا اختراع موردنظر، در دست داشته‌اند انجام گرفته‌اند.


اين‌گونه اکتشافات و اختراعات زائيدهٔ اين خاصيت تحقيق مى‌باشند که محقق در هنگام آزمايش يا تحقيق به مشاهده و ملاحظهٔ پديده‌ها و امور اطراف خود توجه مبذول مى‌دارد و اگر قرار بود اين عمل صورت نگيرد بسيارى از اکتشافات و اختراعات موجود هرگز به‌دست نمى‌آمد. در طى انجام عمليات حسابرسى نيز حسابرس موقعيت بسيار مناسبى دارد که از مشاهدات و ملاحظات مختلف خود در تأئيد و يا رد يک امر يا عمل بهره‌بردارى کند. به همين‌علت است که انجام عمليات حسابرسى در محل مؤسسه مورد رسيدگى نتايج بسيار بهترى به‌دست مى‌دهد تا در محل کار خود حسابرس.


رسيدگى در محل به حسابرس اين شانس را مى‌دهد که خود را با محيط کار آشنا سازد، از عمليات مؤسسه تحت رسيدگى بازديد به‌عمل آورد و به‌طور کلى مشاهدات و ملاحظات خود را مورد استفاده قرار دهد. البته بايد توجه داشت که اين يک از تکنيک‌هاى اساسى حسابرسى جنبهٔ عمومى دارد و به تنهائى هيچ‌چيز به‌خصوصى را از لحاظ حسابرسى نأئيد و يا رد نمى‌کند ولى استفاده از آن حسابرس را در اجراء تکنيک‌هاى ديگر يارى مى‌دهد و يا هوشيارى که از اين طريق نسبت به اوضاع و عمليات دستگاه تحت رسيدگى به‌دست مى‌آورد. بهتر مى‌تواند نسبت به کيفيت نتايج حاصله از اعمال تکنيک‌هاى ديگر حسابرسى تفاوت کند.


براى مثال فرض کنيد حسابرس از مشاهدات و ملاحظات خود اطلاع دارد که جنبه‌هاى مختلف کنترل داخلى در عمل اجراء نمى‌گردد. طبيعى است که در اين حالت حتى اگر مقامات مسؤول دستگاه به‌طور کتبى و رسمى به وى اعلام دارند که کنترل‌هاى مذکور در عمل کاملاً اجراء مى‌گردد، حسابرس اين اظهارات را نخواهد پذيرفت. حال آن‌که اگر از اول نيروى مشاهده و کنجکاوى خود را به‌کار نيانداخته بود از روى بى‌اطلاعى اظهارات مقامات مذکور را با وجود آن‌که دور از واقع مى‌باشند مى‌پذيرفت و در نتيجه يک وضع غيرواقعى را تصديق مى‌نمود و چه بسا به اتکاء وجود همين کنترل‌ها (که در واقع در عمل وجود ندارند) حساب‌ها و يا صورت‌‌هائى را بدون رسيدگى بيشتر قبول مى‌نمود.