محاسبات خود حسابرس

در کليهٔ مواردى که ثبت‌ها و عمليات حسابدارى متکى به محاسباتى است ک در قسمت‌هاى مختلف دستگاه از اداره حسابدارى گرفته تا مراکز توليد به‌عمل آمده است، منطقى‌ترين راه براى حصول اطمينان از صحت اين محاسبات آن است که حسابرس خود دوباره آنها را تکرار کند. البته اين عمل موقعى به‌صورت مدرک قابل استناد است که حسابرس محاسبات خود را محفوظ نگه‌ دارد و با آنکه با ذکر يادداشت يا علامت در پروندهٔ حسابرسي، بعداً بتواند نشان دهد که محاسبات موردنظر را انجام داده است. در چنين صورت، محاسبه مجدد توسط حسابرس جزء قوى‌ترين مدارک حسابرسى براى موارد محاسباتى است. مثلاً براى آنکه حسابرس مطمئن شود که يک جمع دفترى درست زده شده است، بهترين راه آن است که خود آن جمع را تکرار کند. هم‌چنين است در موارد متعدد ديگر از قبيل محاسبهٔ بهره و استهلاک.

رويدادها و اقدامات بعدى

بيشتر رسيدگى‌هاى حسابرسان مدت زمانى پس از پايان سال مورد رسيدگى صورت مى‌گيرد. به‌همين علت بسيارى از اظهارات مسؤولان و مندرجات مدارک را ممکن است با توجه به رويدادها و اقدامات بعدى تأئيد کرد و بنابراين رويدادهاى مذکور را به‌عنوان ”مدرک“ حسابرسى به‌کار گرفت. براى مثال فرض کنيد مطالباتى در پايان سال به يک مبلغى ذکر گرديده و ادعا مى‌شود که مطالبات مذکور شامل هيچ‌گونه اقدام مشکوک‌الوصول نمى‌باشد. حال اگر رسيدگى‌هاى حسابرس پس از پايان سال نشان داد که بدهکاران مورد بحث بدهى خود را عيناً پرداخت کرده‌اند معلوم مى‌شود مطالبات مذکور ”در پايان سال“ شامل اقلام مشکوک‌الوصول نبوده است و ”مدرک“ اين اظهارنظر همان دريافتى‌هاى بعد از پايان سال است. رويدادها و اقدامات بعد از ترازنامه در نوع خود از جمله مدارک قوى حسابرسى است و در موارد متعددى مى‌توان از آن به‌عنوان مدرک حسابرسى براى تأئيد و يا رَد کردن امر به‌خصوصى استفاده کرد.

اطلاعات و مدارک حسابرس ديگر

علاوه بر مدارک حسابرسى که در بالا ذکر گرديد چيزهاى ديگرى هستند که حسابرس مى‌تواند آنها را مدرک تأئيد و يا رَد موضوع يا رقمى قرار دهد. سيستم کنترل داخلى برقرار شده در دستگاه از جمله اين مدارک است چه با اتکاء به آن مى‌توان به‌طور کلى دربارهٔ صحت حساب‌ها و دفاتر دستگاه اطمينان داشت و يا برعکس در اين‌باره مشکوک و ظنين شد. براى مثال اگر رسيدگى‌هاى حسابرس حاکى از آن باشد که مؤسسه‌اى از سيستم کنترل داخلى قوى و مؤثرى برخوردار است ممکن است بدون آن‌که به کليهٔ اقلام فروش رسيدگى کند، يعنى فقط با رسيدگى به تعدادى از آنها، رقم کل فروش را به‌عنوان نمايندهٔ واقعى فروش مؤسسه در طى دورهٔ موردنظر قبول کند که در اين حالت ”مدرک حسابرسي“ وى صرفاً وجود يک سيستم کنترل داخلى خوب است. البته بايد توجه داشت که چنين مدرک حسابرسى به خوبى و قوّت مدارک ديگر حسابرسى که در بالا ذکر گرديد، از قبيل مشاهدهٔ عينى توسط خود حسابرس يا تأئيد به اشخاص ثالث نمى‌باشد و اگر اتکاء به سيستم کنترل داخلى در حسابرسى تا اين اندازه مورد استفاده قرار مى‌گيرد به‌علت لزوم صرفه‌جوئى در وقت و انجام عمليات حسابرسى لازم در حدود يک هزينهٔ معقول مى‌باشد. ضمناً فقط در شرايطى وجود کنترل‌هاى داخلى به‌عنوان مدرک حسابرسى قابل قبول است که اين کنترل‌ها واقعاً در عمل وجود داشته و حسابرس با رسيدگى‌هاى خود از کافى بودن و مؤثر بودن آنها اطمينان يافته باشد. بعضى وقت‌ها اتفاق مى‌افتد که سيستم کنترل داخلى يک مؤسسه به شرحى که در آئين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هاى ادارى و حسابدارى آن تشريح گرديده بسيار ايده‌آل به‌نظر مى‌رسد ولى مهم آن است که آيا اين کنترل‌ها در عمل نيز وجود دارد يا خير.


از جمله مدارک حسابرسى ديگر اطلاعات و دفاتر معين مى‌باشد که در دستگاه نگاهدارى مى‌شود. البته وجود دفاتر و مدارک معين لزوماً هميشه دليل کافى بر صحت مندرجات دفاتر اصلى نيست، ولى همين که دفاتر و مدارک معينى وجود داشته باشد نشان مى‌دهد که افراد مستقل و متعددى در ارائه و ثبت اين اطلاعات دخالت داشته‌اند و مگر آنکه بين آنها تبانى و سازش وجود داشته باشد مى‌توان دفاتر هر يک را به‌عنوان حامى و پشتوانهٔ مدارک و دفاتر ديگرى قبول کرد. نکتهٔ قابل‌توجه آن است که اين اطلاعات و دفاتر جزء مدارک نسبتاً ضعيف حسابرسى به‌شمار مى‌روند و به‌خصوص در غياب يک سيستم کنترل داخلى قوى و مؤثر، نبايد به آنها چندان ترتيب اثر داد.


هم‌چنين ارتباط اطلاعات مختلف موجود با يکديگر کمک شايانى در رسيدن به واقعيت معاملات و يا صحت مندرجات دفاتر مى‌کند و به‌همين علت تناسب اطلاعات مختلف با يکديگر را مى‌توان به‌عنوان يک ”مدرک حسابرسي“ قبول کرد. به‌عنوان مثال اگر وجود سپرده‌هاى مدت‌دار نزد يک بانک مورد رسيدگى و تأئيد قرار گرفته است، رقم درآمد حاصله از اين محل را مى‌توان بدون رسيدگى به جزئيّات آن تأئيد يا رد کرد چه بين رقم بهره و مبلغ کل سپرده‌هاى مدت‌دار (با توجه به نرخ بهره و مدت سپرده‌ها) بايد ارتباط کاملاً مشخصى وجود داشته باشد و اگر رقم بهره بى‌تناسب زياد و يا کم باشد مورد قبول واقع نخواهد شد در حالى که اگر متناسب با مبالغ سپرده‌ها باشد قبول خواهد شد. در اين حالت در واقع چيزى که به‌عنوان ”مدرک حسابرسي“ مورد استفاده قرار گرفته است همان ارتباط اطلاعات و ارقام با يکديگر است. باز بايد توجه نمود که به‌کار بردن اين نوع مدارک حسابرسى در همهٔ موارد مناسب نيست و به هر حال شرط اتّکاء به آن اين خواهد بود که رقم اوليه که ملاک سنجش قرار مى‌گيرد از طريق ديگر مورد رسيدگى قرار گرفته و تأئيد شده باشد.