مشاهده عينى توسط حسابرس

خيلى وقت‌ها مى‌توان صحت چيزى را که در صورت‌هاى مالى و يا جداول و يادداشت‌هاى پيوست آنها درج گرديده است با مشاهدهٔ عينى تأئيد کرد. مثلاً اگر رقمى به‌عنوان موجودى جنسى ذکر گرديده است، مى‌توان با مشاهده عينى اجناسى که نمايندهٔ آن رقم مى‌باشند وجود آنها را تأئيد نمود. مشاهده عينى توسط خود حسابرس يکى از قويترين مدارک حسابرسى است و از طريق آن مى‌توان وجود بسيارى از دارائى‌هاى مشهود از قبيل موجودى‌هاى جنسى يا ماشين‌آلات، وسايط نقليه، اثاثيه و تجهيزات ادارى و نظاير آن را به‌طور قطع و يقين اثبات و تأئيد نمود.

اظهارات اشخاص ثالث

اظهارات اشخاص ثالث به‌طور کتبى يا شفاهى اکثراً براى تأئيد امر يا واقعه‌اى که تحت رسيدگى است کمک قابل‌توجهى مى‌کند. براى مثال اگر بدهکاران هر يک مستقيماً به‌عنوان حسابرس تأئيد کنند که مبالغ بدهى که به اسم آنها در دفاتر مؤسسه تحت رسيدگى درج گرديده است واقعاً وجود دارد و موردقبول آنها مى‌باشد، صحت چنين اقلام براى حسابرس محرز خواهد بود. يا اگر مميز مالياتى تأئيد کند که مؤسسهٔ مورد رسيدگى ماليات مشخصه مربوط به خود را پرداخت کرده و يا بانک طرف حساب مؤسسه تأئيد کند که ضمانت اعتبار در حساب‌جارى مؤسسه مثلاً فلان مبلغ سفته است، چه دلايل و مدارکى قوى‌تر از اين اظهارات مى‌توان در تأئيد حساب‌هاى مربوطه مؤسسه به‌دست آورد؟ البته اعتبار اظهارات اشخاص ثالث منوط به دو نکتهٔ مهم مى‌باشد، يکى آنکه اظهارات موردنظر توسط اشخاصى به‌عمل آمده باشد که صلاحيت آن را داشته باشند و بتوان منطقاً به اظهارات آنها اعتماد داشت و دوم آن‌که اظهارات آنها به‌طور دست اول و بدون واسطه به‌دست حسابرس رسيده باشد، به‌طورى که نسبت به اصالت و درستى آنها هيچ شک و شبهه‌اى وجود نداشته باشد.

اسناد معتبر رسمى يا غيررسمى

اسناد مختلف از جمله فاکتورهاى خريد و فروش، سندهاى دريافت و پرداخت، رسيدهاى صادره از طرف فروشندگان، قبوض و حواله‌هاى انبار، قراردادها، صورت‌جلسات مجامع عمومى و جلسات هيئت مديره و انواع و اقسام مدارک معمول ديگر، رايج‌ترين مدرک مورد استفادهٔ حسابرسان را تشکيل مى‌دهند و از طريق ملاحظه و رسيدگى به آنها است که بسيارى از عمليات و معاملات از طرف حسابرس مورد تأئيد واقع مى‌گردد. البته از نقطهٔ حسابرسى اعتبار هر سند بسيار شرط است و نمى‌توان گفت که يک فاکتور خريد که توسط شرکت ديگرى صادر شده است با يک سند داخلى مثلاً يک سند هزينه داراى ارزش يکسان است. حتى ارزش يک سند هزينه که متکى به مدارک داخلى ديگرى باشد با ارزش يک سند هزينه‌اى که به اصطلاح بدون ضمايم باشد يکسان نيست. هر يک از انواع اسنادى که مورد استناد حسابرسان قرار مى‌گيرد به‌عنوان ”مدرک حسابرسي“ داراى ارزش متفاوتى است و به همين دليل به‌طورى که بعداً تحت عنوان تکنيک ”سندرسي“ بحث خواهد شد حسابرسان هميشه فقط به اسناد اتکاء نمى‌کنند بلکه هم‌زمان با رسيدگى به آنها مسايل متعدد ديگرى را نيز مورد توجه قرار مى‌دهند تا بتوانند به يک نتيجهٔ صحيح برسند.


اظهارات مقامات و کارکنان دستگاه

در بعضى از موارد براى تأئيد امري، حسابرس مى‌تواند به اظهارات رسمى يا غيررسمى مقامات و کارکنان دستگاه تحت رسيدگى اتکاء کند. در طى حسابرسى مسايل متعددى پيش مى‌آيد که براى توضيح آنها تنها راه، پرسش از مسؤولان امر يا مقامات ارشد آنها است. اکثر اين توضيحات به‌طور شفاهى کسب مى‌شود، که در آن‌صورت براى آن‌که به‌صورت مدرک حسابرسى درآيند خود حسابرس بايد آنها را در طىّ کاربرگ‌هاى مندرج در پرونده‌هاى حسابرسى يادداشت کند، ولى در موارد مهم يا مواردى که حسابرس لازم بداند، ممکن است حسابرس درخواست کند که اظهارات مقامات يا کارکنان دستگاه در يک مورد به خصوص به‌صورت کتبى يعنى نامه يا صورت‌جلسه به وى تسليم گردد براى مثال وقتى حسابرس مى‌خواهد بدهى‌هاى مشروط و احتمالى دستگاه را رسيدگى کند تنها راه و تقريباً بهترين راه‌کار آن است که از مقامات مطلع و مسؤول دستگاه در اين باره سؤال کند و درخواست نمايد که وى را در جريان کليهٔ بدهى‌هاى مشروط و احتمالى که از آن اطلاع دارند قرار دهند.


يا در صورتى‌که صورت‌جلسات هيئت مديره داراى شماره رديف نباشند، براى حصول اطمينان از آنکه کليهٔ اين صورت‌جلسات را در اختيار داشته و از لحاظ مسايل حسابرسى مطالعه کرده است حسابرس از يک مقام مسؤول خواهد نمود. اتفاقاً اين دو مورد از مواردى مى‌باشند که حسابرس حتماً درخواست خواهد نمود که اظهارات مقامات مسؤول به‌صورت کتبى و امضاء شده به وسيلهٔ آنها در اختيار وى قرار داده شود ولى در موارد متعدد ديگرى حسابرس ممکن است به پاسخ شفاهى قناعت کند. البته بايد توجه داشت که اظهارات مقامات و کارکنان دستگاه از مدارک ضعيف حسابرسى به شمار مى‌رود و فقط در مواردى مورد استفاده قرار مى‌گيرد که دسترسى به مدارک قوى‌تر به سهولت مقدور نباشد. ضمناً اعتبار نسبى اين اظهارات بسته به صلاحيت شخصى است که آنها را در اختيار حسابرس قرار مى‌دهد و تازه در آن‌صورت نيز حسابرس گفته‌هاى مقامات و کارکنان دستگاه را بدون آن‌که جوانب آنها را به دقت سنجيده و هر کدام را با توجه به شرايط کار و مجموعه اطلاعاتى که دربارهٔ دستگاه دارد منطقى تشخيص دهد، قبول نخواهد کرد.


براى مثال صحيح نيست که در مورد مطالبات مشکوک‌الوصول با کارمندى که مسؤول هزينه‌يابى است گفتگو کرد و از او نظر خواست، بلکه در اين مورد سؤالات مربوطه بايد از متصدى تعقيب مطالبات، مدير امور مالى و يا مقامات قسمت فروش به‌عمل آيد. به فرض آنکه مذاکرات از اول با اين مقامات صورت گيرد. چنان‌که پاسخ آنها بدون مطالعه و تعمق و به‌صورت غيرجدى باشد طبعاً موردقبول حسابرس قرار نخواهد گرفت و به اين اظهارات به‌عنوان مدرک حسابرسى اتکاء نخواهد کرد. به‌طورى که ملاحظه مى‌شود در کسب اين‌گونه مدارک حسابرسى اتفاقاً وظيفهٔ حسابرس بسيار سنگين است، چه براى آن‌که بتواند مدرک قابل اعتمادى از اظهارات مقامات دستگاه به‌دست آورد، اولاً لازم است که سؤالات خود را به نحو کامل و کافى مطرح نمايد و در ثانى نسبت به پاسخ‌هاى دريافتى با تجربه و دانشى که دارد قضاوت کرده و هرگونه پاسخ بى‌مورد و سربالا را نپذيرد.