به‌کار بردن فرم‌هاى مختلف پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى براى کسب اطلاع از کنترل‌ها و ارزيابى آنها امروزه تا اندازه‌اى رواج يافته است. مع‌هذا در بعضى موارد مخصوص مانند عمليات ادارى و يا حسابدارى مربوط به خريد يا فروش کالا، پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى نمى‌تواند در کليهٔ موارد به تنهائى تصوير کاملى از عمليات موردنظر به‌دست بدهد. علت اين امر آن است که پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى به‌صورت استاندارد طرح‌ريزى شده است و بعضى ويژگى‌هاى مربوط به نحوهٔ عمل هر دستگاه در مورد عملياتى از قبيل خريد و فروش کالا به سادگى قابل درج در پرسش‌نامه نيستند. در اين نوع موارد عموماً چاره‌اى به‌جز تهيهٔ يادداشت‌هاى اضافى در اطراف سيستم کنترل داخلى نيست ولى بسيار اتفاق مى‌افتد که يادداشت‌هاى تهيه شده توسط يک کارمند براى تشريح کامل روش‌ها و کنترل‌ها کافى نيست و عدم رغبت به مطالعهٔ چنين يادداشت‌ها و يا ناقص بودن آنها ممکن است موجب شود که کنترل‌ها يا نقاط ضعف به‌خصوصى در آنها از نظر دور بمانند و يا در ارزيابى سيستم کنترل داخلى توجه کافى به آنها مبذول نگردد.


براى رفع اين اشکال بعضى از مؤسسات حسابرسى علاوه بر تکميل پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى (و يا به‌جاى آن) با تهيهٔ نمودارهائى که به ”نمودار جريان کار“ موسوم است کليهٔ اسناد و فرم‌ها و دفاتر مورد استفاده براى هرگونه کنترل و هم‌چنين کليهٔ عملياتى را که روى اسناد مذکور انجام داده مى‌شود، به‌صورت نمودار يا نقشه مشخص مى‌کنند تا به وسيلهٔ آن کنترل داخلى برقرار شده را تجزيه و تحليل نموده و نقاط ضعف يا قوت آن را به سهولت بشناسند. در هر ”نمودار جريان کار“ موضوع به‌خصوصى مورد تجزيه و تحليل قرار مى‌گيرد و روش‌هاى عمل و کنترل داخلى در مورد موضوع تحت مطالعه از جمله گردش اسناد مربوط و کليهٔ عملياتى که در هر مرحله توسط قسمت‌ها يا کارمندان انجام داده مى‌شود، ترسيم مى‌گردد. در ذيل يک نمودار جريان کار را که در مورد حسابدارى خريد کالا تهيه شده است ملاحظه مى‌کنيد. لازم به تذکر است که آناليست‌هاى مختلف از سبک‌هاى متفاوتى براى تهيهٔ اين نمودارها استفاده مى‌کنند، ليکن سعى مى‌شود همواره از سمبُل‌ها و علامات استاندارد استفاده شود و ضمناً فُرم‌ها طورى تهيه شود که براى ديگر خوانندگان به سهولت قابل استفاده باشد. مواردى‌که نمودارهاى جريان کار بيشتر مورد استفاده قرار مى‌گيرند عبارت است از روش‌هاى مربوط به خريد و فروش کالا، دريافت و ارسال مواد و کالا توسط انبار، سيستم پرداخت دستمزد حقوق و بالاخره هزينه‌يابى دستگاه، ولى بايد توجه داشت که استفاده از نمودارهاى جريان کار فقط منحصر به اين موارد نبوده و به‌خصوص در فن ”تجزيه و تحليل سيستم‌ها“ چگونگى روش‌هاى عملى در مورد کارهاى مختلف را به وسيلهٔ نمودار جريان کار نشان مى‌دهند.


حسن بزرگ نمودارهاى جريان کار در مقام مقايسه با پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى در آن است که اولاً به‌علت زنجيرى بودن عمليات، امکان از نظر دور ماندن هرگونه عمل يا کنترل مؤثر به مراتب کمتر است و ثانياً مجموعه عمليات و کنترل‌هاى مربوط به هر فعاليت در يک صفحه و به‌صورت نمودار خلاصه مى‌شود و بنابراين کليهٔ جوانب آن را مى‌توان در کنار يکديگر ديد و سنجيد. مع‌هذا به‌کار بردن نمودارهاى جريان کار هنوز آن‌طور که بايد و شايد در حسابرسي، به‌خصوص در کشور ما رواج نيافته است و اين امر را شايد بتوان معلول علل زير دانست:


۱. تهيهٔ نمودارها وقت زيادى مى‌گيرد. اين امر علاوه بر آن که عمليات حسابرسى را طولانى‌تر ساخته و اتمام آن را به تعويق مى‌اندازد، موجب افزايش حقّ‌الزحمهٔ حسابرسى نيز مى‌شود.


۲. نمودارهاى جريان کار بيشتر در موارد مخصوص مورد استفاده قرار مى‌گيرند و در مورد ساير جنبه‌هاى کنترل داخلي، کماکان مى‌بايست پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى يا يادداشت‌هاى معمولى به‌کار برده شود. بديهى است وقتى استفاده از پرسش‌نامه يا يادداشت‌هاى کنترل داخلى اجتناب‌ناپذير باشد، به منظور حداکثر استفاده از وقت، ترجيح داده مى‌شود که پرسش‌نامه شامل کليهٔ مسائل مربوط به کنترل بشود و در آن‌صورت تهيهٔ نمودارهاى جريان کار به‌جز در موارد استثنائى يک کار اضافى خواهد بود.


۳. تغييراتى که در روش‌هاى کار و کنترل‌هاى داخلى داده مى‌شود موجب مى‌شود که نمودارها مرتب احتياج به مرور و اصلاح داشته باشند. البته اين امر در مورد پرسش‌نامه يا يادداشت‌هاى کنترل داخلى نيز صادق است ولى در اين موارد فقط قسمت مربوطه اصلاح مى‌شود در صورتى‌که در مورد نمودار گاه ضرورت مى‌يابد که نمودار اصلاً تعويض شده و نمودار جديدى تهيه شود.


نمودار جريان کار ـ حسابدارى خريد کالا
نمودار جريان کار ـ حسابدارى خريد کالا