صورت‌بردارى از موجودى‌هاى جنسى

هر چقدر مدارک انبار و اسناد مربوط به ورود و خروج کالا دقيق باشد مع‌هذا کنترل داخلى در مورد انبارها و کالاى در جريان ساخت بدون صورت‌بردارى‌هاى دوره‌اى از موجودى‌هاى جنسى کامل نخواهد بود.


به فرض آنکه کليهٔ واردات و صادرات مواد و کالا در مدارک انبار به‌نحو صحيح منعکس شده باشد. تازه اين مدارک نشان‌دهندهٔ موجودى‌هائى خواهد بود که بايد وجود داشته باشد. حال آيا چنين موجودى‌ها واقعاً وجود دارد يا نه و يا کيفيت و حالت آنها همان است که در مدارک انبار منعکس گرديده موضوع ديگرى است که فقط از طريق صورت‌بردارى از موجودى‌هاى جنسى که در اصطلاح گاه ”انبارگرداني“ نيز ناميده مى‌شود قابل تائيد است.


بايد توجه داشت که صورت‌بردارى از موجودى‌هاى جنسى ممکن است به خاطر يکى از دو منظور يعنى اثبات وجود کالا در يک تاريخ مشخص و يا تائيد صحت مدارک انبار به‌عنوان جزئى از سيستم کنترل داخلى باشد. در صورتى‌که صورت‌بردارى به خاطر اثبات وجود و کيفيت موجودى‌هاى جنسى در يک تاريخ مشخص مثلاً در تاريخ ترازنامه باشد، صورت‌بردارى حتماً بايد در آن تاريخ يا خيلى نزديک به آن انجام پذيرد، ولى چنان‌چه هدف از صورت‌بردارى تائيد درستى مدارک انبار يا حسابدارى باشد، هر موقع ممکن است آن را انجام داد و حتى همان‌طورى که در بسيارى از دستگاه‌هاى بزرگ موسوم است ممکن است صورت‌بردراى از موجودى‌هاى جنسى را در طى سال به تدريج انجام داد. تحت اين روش که اصطلاحاً صورت‌بردارى مداوم از موجودى‌ها ناميده مى‌شود در هر موقع فقط تعدادى از اقلام کالا شمارش مى‌شود به‌طورى که در طى سال کليهٔ اقلام لااقل يک بار شمارش خواهد شد.


در صورتى‌که صورت‌بردارى از موجودى‌ها در يک نوبت در آخر سال و يا در موقع مناسب ديگرى انجام مى‌گردد، نکات زير بايد از لحاظ کنترل داخلى مورد توجه قرار گيرد:


۱. کليهٔ صادرات کالا براى مصرف يا فروش در طى روزهائى که صورت‌بردارى به‌عمل خواهد آمد بايد قبلاً از انبار صادر گردد به‌طورى که در طى مدت صورت‌بردراى هيچ کالائى به انبار وارد و يا از آن خارج نشود.


۲. قبل از صورت‌بردارى لازم است انبارها مرتب شده و کليهٔ کالاها به‌طورى چيده شوند که شمارش يا توزين آنها و به‌خصوص کنترل مجدد شمارش (در صورتى‌که لزوم پيدا کند) آسان باشد.


۳. فرم‌هاى صورت‌بردارى بايد قبلاً تهيه شده و داراى شماره رديف چاپى باشند. در صورتى‌که کل موجودى هر يک از کالاها در يک محل باشد ممکن است اسامى مواد و کالاها را با شماره کُد و ساير مشخصات قبلاً در فرم‌هاى صورت‌بردارى نوشت تا در موقع صورت‌بردارى کار ساده‌تر و کنترل آن بهتر انجام شود.


۴. در مواردى‌که تعداد موجودى‌ها بسيار زياد باشد، بهتر است به جاى فرم‌هاى صورت‌بردارى از ”کارت شمارش کالا“ استفاده شود. تحت اين روش براى هر قلم کالا که شمرده مى‌شود يک کارت تکميل مى‌شود و سپس فرم‌هاى نهائى صورت‌بردارى از موجودى‌هاى جنسى از روى اين کارت‌ها تهيه مى‌گردد. به‌کار بردن اين کارت‌ها به‌خصوص در مواردى که از هر قلم جنس ممکن است در محل‌هاى مختلفى موجود باشد و يا احتمال اشتباه در شمارش يا شناخت اجناس وجود دارد، بسيار مناسب است. کارت‌ها بايد داراى شماره رديف چاپى باشند به‌طورى که در پايان صورت‌بردارى بتوان از طريق کنترل شماره‌ها اطمينان حاصل کرد که کليهٔ کارت‌ها برگردانده شده‌اند و جنسى از قلم نيفتاده است. در صورتى‌که کارتى باطل يا خراب شود بايد عيناً برگردانده شود.


۵. قبل از شروع صورت‌بردارى بهتر است توضيحات و دستورات لازم دربارهٔ چگونگى شمارش موجودى‌ها توسط مقام ارشدى براى مسؤولان صورت‌بردارى تشريح شود به‌طورى که صورت‌بردارى از موجودى‌ها با نهايت دقت به‌عمل آيد. در صورت امکان بهتر است اين دستورات به‌صورت کتبى به مسؤولان صورت‌بردارى ابلاغ شود.


۶. طرح انبارها، محل قفسه‌ها و اجناس مختلف بايد براى مسؤولين شمارش يا شمارشگران کاملاً مشخص باشد. در صورتى‌که وسعت انبار يا انبارها ايجاب کند، بهتر است اين اطلاعات به‌صورت نقشه در اختيار مسؤولان صورت‌بردارى قرار داده شود.


۷. شمارشگران بايد حتّى‌المقدور اشخاصى غير از مسؤولان و کارکنان انبار باشند، ولى مع‌هذا صورت‌بردارى از موجودى‌ها بايد با حضور متصديان انبار انجام گرد و در موارد لزوم از اطلاعات آنها راجع‌به محل اجناس، کيفيّت آنها و ميزان استفاده از هر يک استفاده شود.


۸. شمارشگران بهتر است به گروه‌هاى دو نفرى تقسيم شوند به‌طورى که هر بار که کالائى توسط يک نفر شمرده مى‌شود، بلافاصله توسط نفر ديگرى مجدداً کنترل شود.


۹. در موقع شمارش اجناس، کيفيت آنها نيز در صورتى‌که مطابق با استاندارد نباشد بايد مورد توجه قرار گرفته و يادداشت شود تا در موقع ارزيابى موجودى‌ها در مقابل کالاى فاسد شده، از مُد افتاده، اسقاطى و کم‌مصرف ذخيره در نظر گرفته شود. بنابراين شمارشگران بايد از بين افرادى انتخاب شوند که قادر به شناخت کيفيت اجناس باشند.


۱۰. در موقع شمارش موجودى‌ها کارت‌هاى انبار نبايد در اختيار شمارشگران باشد. تطبيق موجودى‌هاى شمرده شده با مدارک انبار بايد در يک مرحلهٔ بعدى انجام گيرد و اگر اختلافاتى پيش آمد، اين اختلافات جداگانه مورد کنترل قرار گيرد. عدم رعايت اين نکته مهم، از قابليت اطمينان صورت‌بردارى مى‌کاهد.


۱۱. سيستم کار بايد طورى باشد که در پايان صورت‌بردارى بتوان اطمينان حاصل کرد که کليهٔ اجناس شمرده شده‌اند. براى اين‌کار ممکن است اقلام شمرده شده را به وسيله‌اى از قبيل برچسب يا علامت با گچ يا الصاق ‌ته‌چک کارت‌هاى شمارش کالا و نظاير آن مشخص نمود، و سپس در پايان عمليات صورت‌بردارى با يک مرور و بررسى مجدد مطمئن شد که کليهٔ اقلام شمرده شده و علامت خورده‌اند.


۱۲. پس از پايان شمارش موجودى‌ها، بايد نتيجهٔ صورت‌بردارى با مدارک انبار تطبيق گردد. هرگونه اختلاف بين صورت‌ها و مدارک انبار بايد تحت‌نظر مقام مسؤولى مورد رسيدگى قرار گرفته و مدارک انبار با صورت‌هاى تهيه شده از موجودى‌ها، هر کدام اشتباه است، با انجام تشريفات لازم اصلاح گردد.


۱۳. پاکنويس صورت‌هاى موجودى‌هاى جنسي، قيمت‌هاى مندرج در آنها، محاسبات و شماره رديف‌ها، پس از تکميل کار حتماً بايد توسط شخصى غير از تهيه کنندگان مربوطه مورد کنترل قرار گيرد.