روش‌هاى کنترل داخلى براى انبارها و کالاى در جريان ساخت بستگى به عواملى از قبيل وسعت و نوع عمليات دستگاه، انواع موجودى‌هاى جنسى و مقدار و ارزش آن دارد. سيستم کنترل داخلى در مورد موجودى‌هاى جنسى بين دستگاه‌هاى مختلف ممکن است تفاوت‌هاى عمده‌اى داشته باشد، ولى هدف‌هاى کلى که در طرح و اجراء هر سيستم بايد مورد توجه قرار گيرد به‌طور خلاصه به‌شرح زير است:


۱. از موجودى انبارها در همهٔ احوال بايد به‌نحو شايسته‌اى حفاظت شده و کليهٔ صادرات و واردات کالا يا مواد با کسب اجازهٔ قبلى باشد.


۲. ميزان موجودى کالا و مواد در انبار بايد هميشه تحت کنترل باشد، به‌طورى که کالا و مواد مورد احتياج در هر حال به مقدار کافى موجود باشد بدون آنکه موجودى‌ هر يک از اقلام انبار بيش از حدّ لزوم گردد.


۳. مدارک انبار بايد طورى نگاهدارى شود که تخصيص هزينه مواد به مراکز هزينه به آسانى و با دقت کافى امکان‌پذير باشد.


۴. مدارک انبار و صادرات و واردات کالا و مواد بايد طورى نگاهدارى شود که ريز هر يک از موجودى‌ها به‌شرح مندرج در صورت‌هاى مالى و يا دفتر کار به سادگى قابل تعيين باشد.


کنترل‌هائى که براى ورود مواد به انبار بايد وجود داشته باشد زير عنوان کنترل داخلى در مورد خريد مورد بحث قرار گرفته است. هم‌چنين تحت عنوان فروش روش‌هاى مطلوب کنترل داخلى در خصوص خروج کالا از انبار براى فروش مطرح گرديده است. در زير نخست کنترل‌ها مطلوب براى نگهدارى مدارک انبار و سپس صورت‌بردارى از موجودى‌ها در پايان سال يا به‌طور دوره‌اى مورد بحث قرار مى‌گيرد و آنگاه روش‌هاى مناسبى براى نقل و انتقال مواد و کالاى در جريان ساخت در داخل دستگاه‌هاى توليدى ارائه خواهد گرديد.

مدارک انبار

۱. مدارک انبار براى موجودى موادّ خام، کالاى ساخته شده و مواد مصرفى و لوازم يدکى به فرم‌هاى مختلفى به‌شرح زير بسته به شرايط ديگر موجود در دستگاه ممکن است مورد قبول باشد.


ـ مدارک مقدارى در انبار يا صورت‌بردارى و ارزيابى موجودى‌ها در پايان سال براى مقايسه با دفتر کل.


ـ مدارک مقدارى در انبار و مدارک جداگانه مقدارى و ريالى در حسابداري.


ـ مدارک مقدارى و ريالى در انبار بدون نگاهدارى مدارک جداگانه در حسابداري.


ـ مدارک مقدارى و ريالى در حسابدارى بدون نگاهدارى مدارکى در انبار.


البته هر يک از سه روش اخير ممکن است با صورت‌بردارى از موجودى‌ها در پايان سال و يا به‌طور دائمى همراه باشد.


۲. انتخاب يکى از روش‌هاى فوق بايد با در نظر گرفتن فايدهٔ کنترل اضافى در مقابل هزينه‌هاى اضافى اعمال سيستم صورت گيرد. مثلاً در دستگاه‌هائى که تعداد اقلام انبار نسبتاً کم ولى ارزش آن زياد است، نگاهدارى مدارک جداگانه در انبار ممکن است چندان ضرورت نداشته باشد، به‌خصوص در صورتى‌که کالاها با شماره‌هاى مشخصى قابل تفکيک باشند (مانند شمارهٔ موتور)، برعکس در مواردى‌که تعداد اقلام انبار بسيار متعدد و ضمناً اقلام صادره و وارده هر روز قابل توجه باشد، نگاهدارى مدارک مقدارى در انبار ضرورى خواهد بود وگرنه کنترل دست اول نسبت به صادرات و واردات از بين خواهد رفت. به‌طور کلى بهترين روش در اکثر موارد آن است که علاوه بر نگاهدارى مدارک مقدارى و ريالى در حسابدارى مدارکى نيز به‌صورت مقدارى در انبار نگاهدارى شود.


۳. براى هر يک از مواد بايد مقدار حداکثر، حداقل و حد سفارش مواد از پيش تعيين شده و روى کارت‌ها يادداشت گردد. انباردار بايد موظف باشد با بررسى مرتب کارت‌هاى انبار براى اقلامى که به حد سفارش رسيده‌اند ”درخواست خريد“ تهيه نموده و به ادارهٔ خريد ارسال دارد و در مورد اقلامى که به حداقل موجودى رسيده يا از حداکثر تجاوز کرده‌اند مقامات مربوط را از طريق ارسال آمار لازم، مطلع سازد.


۴. در صورتى‌که وسعت دستگاه ايجاب کند بهتر است مدارک مقدارى در خود انبار و توسط انبارداران نگاهدارى نگردد، بلکه توسط قسمت ديگرى مثلاً ادارهٔ کنترل توليد نگاهدارى شود. علت اين امر آن است که انبارداران اکثراً قادر به نگاهدارى اين مدارک به‌طور قابل اطمينان و دقيق نيستند و به‌علاوه، مدارک اکثراً کثيف و غيرقابل استفاده مى‌شوند. به‌علاوه در دستگاه‌هاى بزرگ مقدار کار انبارداران به‌قدرى زياد است که به نگهدارى اين مدارک به‌طور مرتب و منظم نمى‌رسند مگر آنکه براى انبار يک قسمت دفترى نيز در نظر گرفته شود.


۵. هر چند يک بار لازم است ستون‌هاى مقدارى مدارک انبار و مدارک جنسى حسابدارى با يکديگر مقايسه شود و هرگونه اختلاف، مورد رسيدگى قرار گيرد. هم‌چنين لازم است مدارک مقدارى و ريالى حسابدارى جمع شده و با مانده حساب‌هاى کنترل موجودى‌هاى جنسى در دفتر کل تطبيق گردد. اين تطبيق‌ها تا آنجا که امکانات اجازه مى‌دهد بهتر است به تعداد دفعات هر چه بيشتر در طى سال صورت گيرد ولى در هر صورت لازم است سالانه لااقل يک بار چنين تطبيق بين مدارک به‌عمل آيد.