کنترل داخلى در مورد فروش بستگى زيادى به نوع و حجم عمليات فروش دارد و به‌خصوص در اين مورد به سختى مى‌توان قواعدى به‌دست داد که در کليهٔ حالات و براى همهٔ دستگاه‌ها قابل اجراء يا مطلوب باشد. براى مثال کنترل داخلى لازم براى يک سوپر مارکت که فروش روزانهٔ آن از اقلام بسيار متعدد خرد مبلغ و نقدى تشکيل مى‌شود کمتر وجه‌تشابهى با کنترل داخلى لازم در مورد يک تجارت‌خانهٔ عمده‌فروشى که داراى فروش‌هاى کم‌تعداد و نسيه مى‌باشد خواهد داشت، مع‌هذا هدف‌هاى کلى موردنظر در هر سيستم کنترل داخلى را از لحاظ فروش مى‌توان به‌شرح زير خلاصه کرد:


۱. (سيستم کنترل طورى است که کليهٔ فروش‌ها حتماً در دفاتر به ثبت مى‌رسد.)


براى اين منظور لازم است ترتيبى اتخاذ شود که از طريق صدور فاکتور يا صورت‌حساب يا برگهٔ فروش نقدى و مدارک نظاير آن نخست هر فقره فروش تحت کنترل حسابدارى درآيد و سپس از طريق به‌کار بردن شماره‌هاى رديف براى اين نوع مدارک اطمينان حاصل نمود که کليهٔ آنها در دفاتر ثبت مى‌شوند.


۲. (کليهٔ فروش‌ها به بهاء تصويب شده يا به بهترين قيمت به‌عمل مى‌آيد.) براى اين منظور لازم است قيمت‌ها از پيش تعيين و تثبيت شده باشد و يا در غير اين‌صورت در ضمن تصويب و امضاء هر فاکتور فروش، مقام مسؤولى قيمت فروش را تعيين يا تصويب نمايد.


۳. (در مقابل فروش کالا وجه نقد دريافت شده و يا در صورت فروش نسيه اعتبار خريدار حتّى‌المقدور مورد اطمينان مى‌باشد.)


براى اين ‌منظور، هرگونه فروش نسيه يا در مقابل چک يا سفته يا برات بايد از طرف مقام مسؤولى تصويب گردد و روش کار طورى باشد که واريز مطالبات يا سفته‌ها و بروات‌ تحت کنترل و تعقيب مناسب باشد.


۴. (هرگونه تخفيف نقدى يا تجارى از طرف مقامات صلاحيت‌دار دستگاه تصويب مى‌شود.)


البته اين تصويب ضرورت ندارد که در هر مورد انجام گيرد، بلکه ممکن است دستگاه براى کليهٔ مشتريان يا گروهى از آنها تحقيقات تجارى يا نقدى استاندارد شده‌اى در نظر بگيرد. در آن‌صورت مقام مسؤولى در هر نوبت بايد کنترل نمايد که تحقيقات اعطائى بايد با توجه به شرايط تعيين شده، داده شده‌اند. کليهٔ تحقيقات اعطائى به‌موجب برگه‌هاى بستانکارى و يا به‌صورت کسر از فاکتور فروش (و يا قيمت فروش) تحت کنترل حسابدارى درآيد و اين کنترل قبل از رسيدن کار به متصديان دفاتر معين بدهکاران ايجاد شده باشد.


۵. هرگونه برگشت از فروش در مقابل اجناس برگشتى يا نامرغوب يا کمتر از نوع يا استاندارد سفارش شده، بايستى با تصويب مقام مسؤولى باشد و به وسيلهٔ صدور برگ برگشت کالا و برگ بستانکارى به‌عنوان مشترى هر چه زودتر تحت کنترل حسابدارى درآيد.


با در نظر گرفتن نکات کلى فوق، اينک مى‌توان روش‌هاى مطلوب کنترل داخلى را به تفکيک براى فروش‌هاى نقدى و نسيه مورد بحث قرار داد.

فروش نقدى

نکاتى که در برقرارى روش‌هاى مطلوب کنترل داخلى از لحاظ فروش‌هاى نقدى بايد مورد توجه قرار گيرد به‌شرح زير است:


۱. فروش‌هاى نقدى بايد به وسيلهٔ صدور ”برگ فروش نقدي“ و به‌کار بردن صندوق‌هاى ماشينى هر چه زودتر تحت کنترل حسابدارى درآيد. در موارد به‌خصوصى مانند سوپر مارکت‌ها و فروشگاه‌هاى بزرگ ممکن است از صدور برگ‌هاى فروش نقدى براى تسريع امور صرف‌نظر شود، ولى در اين موارد کنترل‌هائى به غير از روش‌هاى مندرج در شماره ۲ تا ۸ زير لازم خواهد بود.


۲. برگ‌هاى فروش نقدى بايد داراى شماره رديف چاپى باشند و صدور دسته‌هاى سفيد آن از انبار بايد تحت کنترل مقام مسؤولى باشد.


۳. در صورتى‌که فروشندگان متعددى اقدام به صدور برگه فروش نقدى مى‌کنند، لازم است شماره‌هاى رديف دسته برگ‌هاى فروش که در اختيار هر يک از آنان مى‌باشد معلوم و تحت کنترل باشد. در هيچ مورد نبايد بيش از حد احتياج عادى فروشندگان برگ فروش در اختيار آنان باشد و يا قبل از آنکه دسته‌هاى موجود، نزديک به تمام شدن رسيده باشند، دفترچهٔ ديگرى به نام آنان صادر گردد.


۴. برگ‌هاى فروش نقدى بايد در دو نسخه تهيه شود. نسخهٔ اول به صندوق‌دار تحويل مى‌گردد تا پس از دريافت وجه مربوطه و واريز آن به صندوق آن را به‌عنوان رسيد به مشترى بدهد. نسخهٔ دوم نزد فروشنده باقيمانده و در پايان روز بايد طى صورت خلاصه‌اى که از فروش روزانه تهيه مى‌شود مستقيماً به حسابدارى ارسال گردد.


۵. براى اطمينان از پرداخت وجه توسط مشتري، ممکن است اجناس مربوط پس از ارائهٔ برگ فروش ”رسيد شده“ يعنى به استناد مهر ”دريافت شد“ که از طرف صندوق زده شده است، در اختيار مشترى قرار داده شود و يا آنکه اشخاص مستقلى در محل درب خروجى کنترل نمايند که کليهٔ مشتريان که با بسته‌هاى خريد خارج مى‌شوند، برگ فروش رسيده شده در دست داشته باشند.


۶. در صورتى‌که برگ فروش به عللى باطل شود بايد همه نسخ آن حفظ شده و در پايان روز به حسابدارى ارسال گردد.


۷. در پايان روز هر روز جمع وجوه دريافتى توسط صندوق‌دار بايد توسط شخص مستقلى از صندوق‌دار و فروشندگان با جمع برگه‌هاى فروش نقدى صادر شده تطبيق گردد. و هرگونه اختلاف مورد رسيدگى قرار گيرد. وجوه دريافتى هر روز البته بايد در اسرع وقت به حساب بانکى دستگاه واريز شود.


۸. هم‌چنين در پايان هر روز بايد صورت‌هاى خلاصهٔ دريافتى از فروشندگان مورد کنترل حسابدارى قرار گيرد و در صورتى‌که شماره‌اى از قلم افتاده باشد، بايد رسيدگى شود که حتماً مربوط به برگ فروش باطل شده‌اى باشد.


به‌طورى که گفته شد در بعضى موارد مانند سوپر مارکت‌ها و نظاير آن از صدور برگ فروش نقدى خوددارى مى‌شود. در آن‌صورت کنترل‌هاى ۲ تا ۸ فوق چندان مورد نخواهد داشت و در عوض ممکن است از روش‌هاى زير استفاده شود.


۱. در مواردى‌که از صندوق‌هاى ماشينى بدون به‌کار بردن برگ فروش نقدى استفاده مى‌شود، لازم است قيمت اجناس به وسيلهٔ حروف چاپى يا برچسب روى اجناس نوشته يا الصاق شود. در هر نوبت فروش که صندوق‌دار جمع جزء مى‌زند ماشين نوارى بيرون مى‌دهد که در حکم رسيد و صورت‌حساب مشترى تلقى خواهد شد. اين نوارها لازم است تاريخ‌دار باشد.


۲. صندوق بايد با ماشين جمع آن به‌طور اتوماتيک و زنجيرى کار کند، بدين ترتيب که بدون وارد کردن ارقام در ماشين و فشار دادن دگمه ”جمع جزء“ صندوق قابل باز کردن نباشد. در اين‌صورت وجهى به غير از ” بقيهٔ پول مشتري“ از صندوق نبايد خارج شود و در پايان روز بين وجوه موجود در صندوق و جمع کل صورت‌حساب‌هاى صادره نبايد تفاوتى وجود داشته باشد.


۳. کنترل فروش‌هاى نقدى تحت اين روش فقط در صورتى‌ از نقطه ضعف مبرى است که اشخاص مستقلى در اطراف صندوق‌ها مواظب اوضاع باشند. اين ترتيب از اتفاقاتى از قبيل اشتباهات سهوى يا عمدى صندوق‌دار، مخلوط شدن اجناس وارد شده و وارد نشده و يا از دستبرد به صندوق توسط اشخاص متفرقه جلوگيرى خواهد کرد.


۴. در محل درب خروج بايد کنترلى وجود داشته باشد که کليهٔ پاکات و بسته‌هائى که خارج مى‌شود داراى نوار صندوق باشد. اين کنترل ضرورتى ندارد طورى باشد که براى مشتريان ايجاد مزاحمت نمايد و يا آنها را دل‌چرکين کند ولى بايد توجه داشت که عدم وجود اين کنترل به‌طور کلى نقطه ضعف عمده‌اى در سيستم کنترل داخلى تحت اين روش به‌شمار مى‌رود. يک راه ديگر اعمال اين کنترل البته آن است که مشتريان فقط از راه‌هاى خروج مشخصى بتوانند خارج شوند و صندوق‌ها در مدخل اين راه‌هاى خروجى قرار گيرد.


۵. در پايان روز و يا در موارد لازم در طى چند نوبت در هر روز، جمع کل صندوق بايد زده شود و موجودى صندوق توسط شخص مستقلى به اتفاق صندوق‌دار شمارش شده و يا جمع کل مذکور تطبيق گردد. از اين لحاظ البته بايد توجه داشت که بعضى اختلافات در جهت مثبت يا منفى اغلب پيش مى‌آيد ولى مبلغ آن نبايد از حد معقول و متعادلى تجاوز کند. در فروشگاه‌هاى بزرگ که مبلغ فروش روزانه بسيار زياد باشد، لازم است صندوق و يا لااقل وجوه درشت آن در فواصل کوتاهى تحويل گرفته شود تا از احتمال سرقت صندوق و ايجاد خسارات عمده جلوگيرى شود.


۶. در فواصل مرتبى (در صورت امکان در پايان هر روز) بايد از کليهٔ موجودى‌هاى جنسى صورت‌بردارى شود. با مقايسهٔ ارزش موجودى‌هاى جنسى به قيمت‌هاى فروش با ميزان فروش طبق صندوق‌ها علاوه بر آنکه بر عمليات صندوق اعمال کنترل مى‌شود، هرگونه کسرى يا اضافى اجناس نيز که در مورد فروشگاه‌هاى بزرگ اکثراً پيش مى‌آيد مورد تعديل قرار مى‌گيرد.