پرداخت به وسيلهٔ چک

در مورد پرداخت‌هائى که به وسيلهٔ چک صورت مى‌گيرد، اصول کلى مورد توجه در يک سيستم کنترل داخلى مطلوب به‌شرح زير است:


۱. وظايف تائيد اسناد براى پرداخت، نگاهدارى دسته چک‌هاى سفيد، صدور و ثبت چک‌ها و بالاخره امضاء چک بايد از يکديگر تفکيک گردند و حتى‌المقدور توسط اشخاص متفاوتى صورت پذيرد.


۲. مسؤول صدور و ثبت چک به‌خصوص بايد از مسؤولين دفاتر حسابدارى مالى مستقل باشد و نبايد به دفتر کل يا دفاتر معين بدهکاران و بستانکاران دسترسى داشته باشد.


۳. کليهٔ مدارک مربوط به هر چک بايد ضميمهٔ آن باشد و مقامات امضاء کنندهٔ چک‌ها لازم است قبل از امضاء چک‌ها اطمينان حاصل کنند که اسناد پيوست براى پرداخت تائيد شده و چک در وجه شخص يا مؤسسه صحيح کشيده شده است. در صورتى‌که اين کنترل از طرف مقامات مذکور، مثلاً به‌علت کثرت مشغلهٔ آنها و دلايلى از اين قبيل، مقدور نباشد، لازم است قبل از امضاء چک، اين کنترل به‌ وسيلهٔ شخص مسؤولى غير از مسؤولان تائيد اسناد براى پرداخت و متصدى صدور و ثبت چک‌ها، به‌عمل آيد. در موقع امضاء بايد مندرجات چک مورد کنترل قرار گيرد.


۴. براى آنکه هرگونه امکان پرداخت مجدد از طريق ارائهٔ اسنادى که يک‌بار پرداخت شده‌اند از بين برود، لازم است کليهٔ اسناد مربوط به هر پرداخت بلافاصله قبل از امضاء چک يا بعد از آن بلوکه و يا به اصطلاح ابطال شوند. اين امر بهتر است به وسيلهٔ يک مهر پرداخت شد که تاريخ هم داشته باشد به‌عمل آيد و در صورتى‌که شمارهٔ مربوطه روى کليهٔ اسناد زده شود بهتر خواهد بود. ابطال اسناد به اين‌صورت بهتر است پس از امضاء و توسط خود مقام امضاء کنندهٔ چک يا شخص مستقلى به نيابت او صورت گيرد، ولى در صورتى‌که از مهر پرداخت شد تاريخ‌دار استفاده شود ايرادى ندارد که عمل ابطال اسناد توسط شخصى که چک‌ها را مى‌نويسد به‌عمل آيد، مشروط بر آنکه جزء کنترل شماره ۳ بالا دقت شود که کليهٔ اسناد، باطل شده و تاريخ مهر باطل شد صحيح است.


۵. چک‌ها هميشه بايد در وجه شخص يا مؤسسه مشخصى صادر شود و عبارت يا به حواله‌کرد چک‌ها بايد قلم گرفته شود تا چک فقط در وجه ذى‌نفع نامبرده قابل پرداخت باشد. از صدور چک در وجه حامل به‌جز در موارد استثنائى مانند چک تنخواه‌گردان و نظاير آن بايد جلوگيرى به‌عمل آيد.


۶. چک‌ها لازم است از يک دسته چک صادر شود و هرگز بيش از يک دسته چک در اختيار متصدى صدور چک نباشد. چک‌ها بايد به ترتيب شماره رديف صادر شود و چک‌هائى که به عللى باطل مى‌شود بايد به‌نظر مقام مسؤولى رسيده و در پروندهٔ ويژه‌اى بايگانى شود. دسته‌چک‌هاى سفيد يا دسته‌چک‌هاى حساب‌هاى بانکى بلااستفاده بايد نزد مقامى غير از متصدى صدور چک نگهدارى شود.


۷. بعد از امضاء چک‌ها نبايد به مسؤولين خريد يا دفاتر معين بدهکاران و بستانکاران عودت داده شود، بلکه بايد يا مستقيماً به‌عنوان ذى‌نفع چک ارسال گردد و يا آنکه به صندوق‌دار عودت داده شود تا توسط او به ذى‌نفع تحويل گردد.


۸. در مواردى که پرداخت در قبال اسناد مشخصى نمى‌باشد، بلکه مربوط به مانده حساب‌هاى پرداختنى يا به‌طور على‌الحساب مى‌باشد، به‌جاى اسنادى که در حالت عادى بايد ضميمه چک گردد، حتماً بايد يک مدرک داخلى مبنى بر اينکه پرداخت مربوط به معاملاتى است که توسط مقامات صلاحيت‌دار دستگاه تصويب شده و حساب‌هاى مربوطه تحت کنترل قرار گرفته است، ضميمهٔ چک باشد. اين مدرک بايد توسط شخص مسؤولى غير از متصديان صدور چک و دفاتر معين بدهکاران و بستانکاران کنترل شود.


۹. چک‌ها هميشه بايد دستى امضاء شود و حتى‌المقدور از به‌کار بردن مهر امضاء خوددارى شود. هيچ‌وقت نبايد چک سفيد امضاء شود. در مواردى که به‌علت محدوديتى از جانب امضاء کننده به ناچار از مهر امضاء استفاده مى‌شود، لازم است مُهر مذکور در اختيار خود امضاء کننده يا مقامات ارشدى بوده و دسترسى به آن توسط ديگران امکان‌پذير نباشد.

پرداخت به وسيلهٔ حواله بانکى

اين پرداخت‌ها بيشتر در مورد پرداخت‌هاى مستمر، اقساط وام‌ها يا برداشت از حساب توسط خود بانک و نظاير آن ‌صورت مى‌گيرد و نکاتى که از لحاظ کنترل داخلى اين پرداخت‌ها بايد مورد توجه قرار گيرد به‌شرح زير است:


۱. دستور حواله بايد توسط صاحبان امضاء مجاز بانکى صادر شود (البته در غير اين‌صورت به هر حال بانک به آن ترتيب اثرى نخواهد داد). در هر مورد که دستور حواله صادر مى‌شود نکات مندرج در شماره‌هاى ۱ تا ۹ بند (ب) فوق به غير از شماره‌هاى ۲ و ۵ و ۶ که مورد ندارد بايستى عيناً رعايت گردد.


۲. در مواردى‌که دستور پرداخت براى بيش از يک بار معتبر بوده و يا استمرار خواهد داشت لازم است کنترلى برقرار شود که ادارهٔ حسابدارى يا مقام يا ادارهٔ مسؤول ديگرى به موقع مقتضى نسبت به ابطال دستور پرداخت اقدام نمايد.