پرداخت وجوه از جمله امورى است که در بيشتر دستگاه‌ها، حتى آنهائى که در ساير موارد احتمالاً سيستم کنترل داخلى چندان قوى و مؤثرى ندارند، تا اندازه‌اى تحت کنترل مناسب مى‌باشد. علت اين امر روشن است، زيرا در صورت عدم وجود کنترل داخلى مناسب و مؤثر در خصوص پرداخت‌ها، احتمال حيف و ميل وجوه بسيار زياد است و به‌جز در دستگاه‌هاى کوچک که نظارت شخصى مديران و يا صاحبان دستگاه از بى‌مبالاتى جلوگيرى مى‌کند، ضعف کنترل داخلى در اين مورد ممکن است در طى مدت کوتاهى خسارات مالى بسيار عمده‌اى متوجه دستگاه سازد. اهميت کنترل داخلى خوب در مورد پرداخت‌ها از جنبه‌هاى ديگر در آن است که وجوه هرگونه نقطه ضعف از اين لحاظ موجب مى‌شود که علاوه بر عدم حفظ و حراست از وجوه نقد، هزينه‌هاى جارى يا ثابت ثبت شده در دفاتر از لحاظ اصالت و واقعى بودن مشکوک باشد و در نتيجه کمتر مى‌توان نسبت به درستى و صحت صورت‌هاى مالى نهائى دستگاه اطمينان داشت.


نکاتى که در برقرارى يک سيستم مطلوب کنترل داخلى بايد مورد توجه قرار گيرد بستگى زيادى به نوع و حجم پرداخت‌ها دارد. براى مثال کنترل‌هائى که براى پرداخت‌هاى نقدى برقرار مى‌گردد، احتمالاً در مورد پرداخت‌هائى که به وسيلهٔ چک صورت مى‌گيرد مناسبتى نخواهد داشت و يا اعمال آنها توأم با مشکلاتى خواهد بود. در زير کنترل‌هاى داخلى مطلوب تحت سه عنوان جداگانه پرداخت‌هاى نقدي، پرداخت به وسيلهٔ چک و پرداخت به وسيلهٔ حوالهٔ بانکى مورد بحث قرار خواهد گرفت.

پرداخت‌هاى نقدى

اصول کلى که در برقرارى يک سيستم کنترل خوب در مورد پرداخت‌هاى نقدى بايد مورد توجه قرار گيرد به‌شرح زير است:


۱. به‌طور کلى در دستگاه‌هاى معمولى که عمدتاً با وجه نقد نبايد چندان سروکار داشته باشند، پرداخت‌هاى نقدى دستگاه بايد به حداقل رسانده شود و کليهٔ حساب‌هاى پرداختنى حتّى‌المقدور به وسيلهٔ چک پرداخت شود. اين امر موجب خواهد شد که موجودى وجوه نقد در همهٔ اوقات از حدود معقولى تجاوز نکند و در نتيجه بهتر مى‌توان از آن حفاظت نمود.


محدود بودن ميزان وجوه نقد هم‌چنين شمارش و تطبيق موجودى را با دفاتر در فواصل کوتاه و مرتب آسان‌تر مى‌سازد.


۲. پرداخت‌هاى نقدى بايد از محل وجوهى که بدين منظور اختصاص يافته است صورت گيرد و به‌طورى که قبلاً گفته شد پرداخت‌هاى روزمره هرگز نبايد از محل وجوه دريافتى جارى به‌عمل آيد. براى اين منظور بايد وجوه ويژه‌اى به‌صورت تنخواه در اختيار کسانى‌که لازم است نقداً وجوهى پرداخت کنند قرار داده شود و کليهٔ پرداخت‌ها از محل اين وجوه انجام گيرد. اين نوع تنخواه در صورتى‌که استمرار داشته باشد و مرتباً تجديد شود اصطلاحاً تنخواه گردان ناميده مى‌شود.


۳. حساب وجوه تنخواه بايد در فواصل کوتاه و در مورد تنخواه گردان مرتباً واريز گردد. در مورد تنخواه‌گردان‌ها اين بدين معنى خواهد بود که مسؤول مربوطه اسناد پرداخت شدهٔ خود را به‌انضمام صورت خلاصه‌اى از آنها به حسابدارى تحويل داده و معادل آن‌ وجه دريافت دارد به‌طورى که در اختيار او است به همان ميزان اوليه برسد. به اين نوع تنخواه گردان اصطلاحاً تنخواه‌گردان ثابت گفته مى‌شود. عدم تثبيت وجوه تنخواه‌گردان از دو عيب بسيار عمده برخوردار است:


اولاً ـ اعمال کنترل نسبت به پرداخت‌هاى انجام شده توسط مسؤولين مربوطه تضعيف مى‌گردد، چون ممکن است مسؤول تنخواه‌گردان اسنادى را عمداً يا سهواً براى مدت زيادى نزد خود نگاه دارد و بدين ترتيب اعمال کنترل به موقع مقدور نباشد.


ثانياً ـ براى مسؤول تنخواه گردان اين امکان وجود دارد که ابواب‌جمعى خود را بدون جلب توجه مقامات ارشد افزايش دهد و احتمالاً از وجوه دستگاه سوءاستفاده بنمايد.


۴. از پرداخت وجه دستى از محل تنخواه‌گردان بايد جلوگيرى به‌عمل آيد و هرگونه پرداخت جزئى به کارمندان، يعنى به‌صورت وام موقت يا مساعده و نظاير آن، بايد با کسب مجوز باشد و مانند هر پرداخت ديگرى در دفاتر مربوطه ثبت گردد.


۵. کليهٔ پرداخت‌ها بايد متکى به اسناد مثبته باشد. در موارد ممکن لازم است کليهٔ صورت‌حساب‌هاى اشخاص ثالث ضميمهٔ سند پرداخت شده و براى جلوگيرى از ارائهٔ آنها براى پرداخت مجدد، کليهٔ آنها به وسيلهٔ مهر پرداخت شد يا وسيلهٔ مناسب ديگرى بلوکه شده و به اصطلاح از دور خارج شوند. اسناد پرداخت نيز بايد شماره رديف خورده و يا به وسيلهٔ مناسب ديگرى ممهور شوند، به‌طورى که بيش از يک بار براى واريز تنخواه‌گردان قابل استفاده نباشند.


۶. هر مورد پرداخت بايد از طرف مقام مسؤولى تصويب شود. به خصوص در مواردى‌که صورت‌حساب از اشخاص ثالث کسب نمى‌شود، مانند اياب و ذهاب و نظير آن، لازم است که برگ هزينه نقدي به‌طور داخلى تهيه شده و به تصويب مقام مسؤولى در قسمت مربوطه رسانده شود.


۷. مسؤول تنخواه‌گردان بايد براى کنترل وجوه دريافتى و پرداختى از صندوق خود، دفتر يا مدرک مناسب ديگرى نگاهدارى کند و اين دفتر هر چند وقت يک بار هم‌زمان با شمارش موجودى وجوه نقد و اسناد پرداخت شده به وسيلهٔ مقام صلاحيت‌دارى کنترل شود. پس از انجام اين کنترل، مقام مذکور بهتر است دفتر ار امضاء يا پاراف کند تا آثارى از کنترل‌هاى انجام شده باقى بماند.