خريد از طريق ارسال سفارش خريد

در مواردى‌که خريد از طريق ارسال برگ سفارش خريد صورت مى‌گيرد، نکات زير بايد مورد توجه قرار گيرد (اين نکات ممکن است برگردانى از نکات کلى فوق و يا علاوه بر آنها باشد.)


۱. سفارش خريد بايد روى فرم رسمى مؤسسه بوده و علاوه بر مشخصات کامل اجناس مورد سفارش حتّى‌المقدور قيمت آنها نيز در آن درج شود. برگ‌هاى سفارش خريد بايد داراى شماره رديف چاپى بوده و در تعداد لازم تهيه شود.


۲. صدور برگ سفارش خريد بايد متکى به دريافت برگ درخواست خريد کالا توسط ادارهٔ خريد باشد. کليهٔ برگ‌هاى خريد بايد به وسيلهٔ مقام مسؤولى غير از درخواست کنندهٔ کالا تصويب شده باشد. حدود اختيارات هر يک از مقامات براى تصويب نوع و مبلغ درخواست‌هاى خريد کالا بايد مشخص باشد و علاوه بر نسخهٔ اصلي، نسخه‌هاى ديگر برگ سفارش خريد نيز بايد به وسيلهٔ تصويب کنننده امضاء يا پاراف شود.


۳. نسخهٔ برگ سفارش خريد که توسط ادارهٔ خريد نگهدارى مى‌شود بايد برحسب نام فروشنده (به ترتيب حروف الفبا) يا برحسب شماره سريال برگ‌هاى سفارش خريد بايگانى شود. در ادارهٔ خريد بايد ترتيبى اتخاذ شود که سفارشات خريد که هنوز انجام نشده است به‌طور مرتب بررسى و تعقيب شود.


۴. تحويل کالا در مؤسسه بايد حتّى‌المقدور توسط اشخاصى غير از سفارش دهندگان (يعنى ادارهٔ خريد و يا در موارد استثنائى قسمت‌هاى درخواست کننده) و هم‌چنين مسؤولين انبار، مورد رسيدگى و تائيد قرار گيرد. براى کنترل کميت کالا بهترين تقطه، درب ورود و نگهبانى کارخانه است و براى کنترل کيفيت و مشخصات کالا و تطبيق آن با مشخصات کالاى سفارش دهد، لازم است کالاى رسيده مورد بازرسى اشخاصى وارد قرار گيرد. در مؤسسات بزرگ قسمت جداگانه‌اى به نام بازرسى براى اين منظورها تشکيل شده است ولى با اين حال بهتر است در موارد ضرورى نظر افراد وارد دستگاه خواسته شود.


۵. رسيد کالا به مؤسسه بايد به‌موجب مدرکى به نام ”برگ رسيد کالا“ تحت کنترل حسابدارى درآيد. اين برگ به تعداد کافى صادر شده و لازم است داراى شماره رديف چاپى باشد. نسخه‌هائى از اين سند بايد مستقيماً به وسيلهٔ تهيه کننده به ادارات خريد و حسابدارى ارسال گردد.


فوايد اين عمل در آن است که ادارهٔ خريد با دريافت نسخهٔ برگ رسيد کالا، برگ سفارش خريد را از پرونده ”تحت اقدام“ خارج نموده و بدين ترتيب کنترل بهترى نسبت به تعقيب سفارشات انجام نشده اعمال خواهد گرديد. در ادارهٔ حسابداري، به‌موجب نسخه‌اى ار برگ رسيد کالا که به دايره ”حسابدارى انبارها“ مى‌رسد دفاتر حسابدارى انبار به‌طور مستقل از مدارکى که در انبار نگاهدارى مى‌شود به روز درآورده مى‌شود.


۶. کالاى وارده و برگشتى به فروشندگان بايد هر چه زودتر از طريق ثبت در مدارک برگشت کالا (مثلاً دفتر ارسال کالا يا برگ برگشت کالا) تحت کنترل حسابدارى درآيد. هرچند وقت يک بار اين مدارک بايد توسط شخص مستقلى کنترل شود تا اطمينان حاصل شود که در مورد کالاى برگشتى يا تعديلات و تحقيقات ديگر برگ بستانکار دريافت شده است. راه ديگرى براى اين عمل آن است که در اين مورد دستگاه خود اقدام به صدور برگ بدهکار به‌عنوان فروشنده بنمايد. چون در اين‌صورت هرگونه تأخير در موقع تطبيق حساب‌هاى پرداختنى روشن خواهد شد.


۷. فاکتورهاى رسيده از طرف فروشندگان کالا يا انجام دهندگان خدمات بايد بلافاصله پس از دريافت، نخست تحت کنترل حسابدارى درآيد. براى اين‌کار بهتر است کليهٔ فاکتورهاى رسيده شماره رديف خورده و در دفتر يادداشتى به نام ”دفتر ثبت فاکتورهاى خريد“ ثبت شود. اين کنترل به‌خصوص در دستگاه‌هائى که مقامات متعددى اجازه تصويب فاکتورها را دارند بسيار لازم است و ضمناً از طريق آن مى‌توان کنترل نمود که کليهٔ فاکتورهاى رسيده در دفاتر حسابدارى به ثبت رسيده و يا در مقابل آنها ذخيرهٔ کافى در نظر گرفته شده است.


۸. قبل از تصويب براى پرداخت، هر يک از فاکتورهاى دريافتى بايد از لحاظ رسيد کالا يا انجام خدمت، کمّيّت و کيفيّت آن، قيمت، محاسبات روى فاکتور و بالاخره هرگونه تخفيفات متعلّقه، کنترل شود. روش کار بايد طورى باشد که انجام اين کنترل‌ها به‌نحوى از انحاء عيناً روى فاکتور منعکس گردد. براى اين امر ممکن است از مُهرى به شکل زير استفاده شود.


کنترل امضاء
کالا دريافت شده ـ برگ رسيد کالا صادر گرديده
کالا مورد بازرسى قرار گرفته و قبول شده است
قيمت‌ها مورد قبول است
محاسبات صحيح است
کليه تحقيقات متعلّقه کسر گرديده


اين مُهر در زير يا پشت هر يک از فاکتورها زده مى‌شود و هر يک از مسؤولين پس از انجام کنترل مربوط به خود در مقابل آن امضاء مى‌کنند. البته در صورت بروز هرگونه نقص تا کسب تکليف از مقامات ارشد، جلو پرداخت فاکتور گرفته خواهد شد.