کليهٔ اطلاعات و مدارک مربوط به هر حسابرسى و هم‌چنين نتيجهٔ آزمايش‌ها و رسيدگى‌هائى که انجام داده مى‌شود، در کاربرگ‌ها و يادداشت‌هاى حسابرسى ثبت و درج مى‌شود. اين مدارک پس از وارسى سرپرست حسابرسى در پرونده‌هاى ويژه‌اى به‌نحوى مناسب طبقه‌بندى و بايگانى مى‌گردد تا در مواقع لزوم و به‌خصوص به هنگام بررسى نهائى حسابرس، که به منظور نتيجه‌گيرى نهائى صورت مى‌گيرد، و هم‌چنين در موقع حسابرسى‌هاى بعدي، مراجعه به اين مدارک به آسانى امکان‌پذير باشد. در صفحهٔ بعد يک کاربرگ حسابرسى ملاحظه مى‌شود.


از نقطه‌نظر بايگانى و نگاهدارى اين کاربرگ‌ها، در مورد حسابرسى‌هاى يک‌باره، که امکان انجام آن در سال‌هاى بعد کم مى‌باشد، معمولاً کليهٔ اطلاعات و مدارک در يک پرونده نگاهدارى مى‌شود، ليکن در مورد حسابرسى‌هائى که در طى سال‌هاى متمادى به حسابرس ارجاع مى‌گردد، مدارک کلى و اساسى که به عمليات رسيدگى هم نوبت حسابرسى ارتباط پيدا مى‌کند در يک پروندهٔ مادر يا اساسى به نام ”پروندهٔ دائمى حسابرسي“ و ساير مدارک و اطلاعاتى که فقط مربوط به يک نوبت حسابرسى مى‌شود در پروندهٔ جداگانه‌اى به نام ”پرونده جارى حسابرسي“ نگاهدارى مى‌گردد.


در اينجا ذکر چند نکتهٔ مهم لازم است. اول آنکه کليهٔ مدارک و اطلاعات مربوط به مؤسسه مورد رسيدگى که به منظور انجام حسابرسى در اختيار حسابرس قرار داده شده و يا توسط وى يا همکاران و کارمندان وى جمع‌آورى شده و يا از دفاتر و مدارک مؤسسه استخراج مى‌شود و هم‌چنين کليهٔ فرم‌ها و يادداشت‌هائى که به‌نحوى به اطلاعات مذکور ارتباط يابد، مى‌بايست از جانب حسابرس کاملاً محرمانه تلقى شده و در کليهٔ مواقع در محلى مطمئن نگاهدارى گردد. بسيارى از اطلاعاتى که جهت رسيدگى و يا به منظور کمک در انجام امر حسابرسى از طرف مؤسسه مورد رسيدگى در اختيار حسابرس يا نمايندگان وى قرار داده مى‌شود (مثلاً مقدار سود مستتر در بهاء فروش بعضى از فرآورده‌ها، يا ميزان حقوق و مزاياى مديران و پايوران بالارتبه مؤسسه و غيره) از لحاظ صاحبکار ممکن است کاملاً محرمانه بوده و فقط به اتکاء امانت حرفه‌اى حسابرس در اختيار وى يا دستياران و کارمندان وى گذارده مى‌شود و بنابراين در صورتى‌که به‌علت افشاء چنين مدارک و اطلاعات توسط حسابرس و يا همکاران او و يا به واسطهٔ قصور وى در اين زمينه، مثلاً به‌علت مفقود شدن اين مدارک، خسارتى متوجهٔ صاحبکار شود، حسابرس مسؤول خواهد بود.


نکتهٔ دوم آن است که اگرچه حسابرس کليهٔ کاربرگ‌ها و يادداشت‌هاى حسابرسى را از روى دفاتر و مدارک صاحبکار و احتمالاً در محل کار وى تهيه مى‌کند و حتى در قبال ساعات کارى که به وسيلهٔ حسابرس يا کارمندان او صرف تهيهٔ اطلاعات مذکور مى‌‌شود، حسابرس حقّ‌الزحمه دريافت مى‌دارد، مع‌هذا کليهٔ کاربرگ‌ها و يادداشت‌ها و ساير مدارک مربوط به حسابرسى (به غير از نسخهٔ مکاتباتى که فيمابين حسابرس و اشخاص ثالث، مثلاً مقامات مالياتي، به نمايندگى از طرف صاحبکار صورت گرفته است)، متعلق به حسابرس مى‌باشد و صاحبکار هيچ‌گونه حقى نسبت به آنها ندارد.


يک نکتهٔ مهم ديگر، علاماتى است که حسابرسان در جريان انجام رسيدگى‌ها روى مدارک و کاربرگ‌ها و يا دفاتر حسابدارى به‌صورت تيک (√) و غيره مى‌گذارند. از نقطه نظر فنى علت استفاده از اين علائم آن است که اولاً در مراحل نهائى رسيدگي، حسابرس بتواند با مرور حساب‌ها و بررسى اجمالى آنها از روى تيک‌ها توجه نمايد که آيا همهٔ حساب‌ها زير پوشش رسيدگى قرار گرفته‌اند يا خير. ثانياً چون افراد مختلفى به‌طور هم‌زمان قسمت‌هاى مختلف رسيدگى را انجام مى‌دهند، با استفاده از اين علامات، امکان اينکه يک قلم به‌خصوص دوباره و شايد چندباره انتخاب و مورد رسيدگى قرار گيرد، در حالى که اقلام ديگرى بدون هيچ‌گونه رسيدگى باقى بمانند، از بين خواهد رفت و به علاوه رسيدگى کننده به هر حال با مشاهدهٔ علائم حسابرسى متوجه ساير رسيدگى‌هائى که به‌نحوى از انحاء يا حساب مورد رسيدگى وى ارتباط پيدا مى‌کنند خواهد گرديد. براى برآورده ساختن اين اهداف است که حسابرسان از علائم و تيک‌هاى استاندارد خود استفاده مى‌کنند و براى جلوگيرى از درآميخته شدن علائم، ممکن است هر سال از يک رنگ به‌خصوص استفاده نمايند، مثلاً يک سال همهٔ علائم خود را به رنگ قرمز و سال بعد همه را به رنگ سبز مى‌نويسند. البته بايد اضافه کرد که استعمال اين علائم و تيک‌ها، به‌خصوص در دفاتر قانونى مؤسسه بايد با نهايت دقت و تميزکارى باشد به‌طورى که هيچ‌گونه اشکالى از لحاظ پذيرش قانونى دفاتر حسابدارى به وجود نياورد و يا آنکه دفاتر را کثيف و مخدوش ننمايد. در صفحهٔ مقابل نمونه‌اى از علائم استاندارد حسابرسى ملاحظه مى‌شود.


به منظور سهولت مراجعه به مدارک و اطلاعات موردنظر، مندرجات هر يک از پرونده‌هاى جارى يا دائمى حسابرس به‌نحو مناسبى فهرست‌بندى شده و هر کاربرگ يا يادداشت با شمارهٔ ويژه‌اى مشخص مى‌شود. هم‌چنين در موارد مقتضى مندرجات هر کاربرگ يا يادداشت که به برگ ديگرى ارتباط داشته باشد يا قيد شماره برگ مذکور به آن عطف داده مى‌شود، تا تعقيب سلسله اقداماتى که انجام گرفته است و ارتباط آنها با يکديگر به آسانى مقدور گردد. از طرف ديگر هر يک از پرونده‌هاى حسابرسى بر حسب محتواى آن طبقه‌بندى شده و قسمت‌هاى مختلف آن به وسيلهٔ جداکننده‌اى مشخصى از يکديگر متمايز مى‌گردد و با اين فهرست‌بندى‌ها از يک طرف حفظ و حراست مدارک حسابرسى تسهيل مى‌گردد و از طرف ديگر هميشه مى‌توان در حداقل وقت به اطلاعات با رسيدگى‌هاى به خصوصى دسترسى يافت. البته بايد دانست که ترتيب بايگانى کاربرگ‌ها و مدارک حسابرسى در هر يک از پرونده‌ها بنابر روش‌هاى ادارى مؤسسات حسابرسى مختلف متفاوت بوده و لزوماً از نمونهٔ واحدى پيروى نمى‌کند. نکتهٔ مهم آن است که کاربرگ‌ها و يادداشت‌هاى حسابرسى به‌صورت روشن و مرتبطى تهيه و بايگانى شود و موضوع هر کاربرگ يا يادداشت ضمن ذکر نام صاحب‌کار و دورهٔ مورد رسيدگي، در بالاى کاربرگ قيد گردد تا مراجعه سريع به اطلاعات موردنظر در هر حال امکان‌پذير باشد.