اسناد پرداختني، به‌صورت بروات داخلى و يا خارجى (ارزي) و يا سفته‌هاى پرداختنى و چک‌هاى مدت‌دار در کشور ما در بسيارى از شرکت‌هاى بازرگانى و يا صنعتى مى‌تواند رقم عمده‌اى از بدهى‌هاى بلندمدت و يا جارى مندرج در ترازنامه را تشکيل دهد.

هدف

ـ اينکه اسناد پرداختنى مورد بحث واقعاً وجود دارند و از لحاظ بازرگانى يا غيربازرگانى بودن و هم‌چنين از لحاظ تاريخ سررسيد (يعنى جارى يا بلندمدت بودن) وضعيتى که نشان داده مى‌شود با واقعيت تطبيق دارد.


ـ اينکه اسناد مورد بحث بدون هيچ‌گونه شک متعلق و مربوط به مؤسسهٔ مورد رسيدگى مى‌باشد و در مقابل آنها عوضى به‌صورت کالا يا خدمات يا نوعى دارائى (مانند وجه نقد) دريافت شده و يا يک بدهى قبلى تبديل شده است (مانند آنکه حساب پرداختنى به‌صورت سفته واريز شده باشد).


ـ اينکه اسناد مورد بحث مبين بدهى قطعى بوده و در سررسيد مربوطه به همان مبالغ قيد شده قابل پرداخت مى‌باشد. چنانچه اسناد نمايان‌گر بدهى قطعى نباشد نبايد تحت عنوان بدهى منظور شوند بلکه بايد به‌صورت يادداشت پيوست صورت‌هاى مالى و يا بر حسب اقتضاء به‌صورت حساب انتظامى نشان داده شوند.

روش‌هاى کار

روش‌هاى کار که در مؤسسهٔ مورد رسيدگى از لحاظ عمليات مربوط به اسناد پرداختنى و روش‌هاى حسابدارى مربوط به آن اجراء مى‌گردد بايد قبل از شروع به رسيدگى کاملاً معلوم گردد. براى اين منظور چنانچه قبلاً پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى و يا يادداشت‌هاى مربوط به روش‌هاى کار صاحبکار، تهيه شده است آنها را به دقت مطالعه کنيد و چنانچه اين مدارک قبلاً تهيه شده است آنها را به دقت مطالعه کنيد و چنانچه اين مدارک قبلاً تهيه نگرديده، در موقع شروع هر قسمت از رسيدگى‌هاى زير، نخست قسمت مربوطه پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى را تکميل نموده و در موارد مقتضى نسبت به روش‌هاى کار صاحبکار يادداشت‌هاى کافى تهيه نمائيد. سپس بر اساس اطلاعات به‌دست آمده به‌شرح فوق، اقدامات حسابرسى زير را با توجه به مدارک حسابدارى و عملياتى صاحب‌کار و سيستم کنترل داخلى برقرار شده اجراء نمائيد.

سرکاربرگ‌ها

يک سرکاربرگ تهيه کنيد که در آن مبلغ اسناد پرداختنى بر حسب نوع (برات، سفته، ريالي، ارزي) و کيفيت (بازرگاني، مالي) و بر حسب سررسيد (کمتر از يک سال يا بيش از يک سال به تفکيک سنوات) نشان داده شده باشد. جمع مبالغ مندرج در اين کاربرگ بايد معادل مبلغ يا مبالغ مندرج در ترازنامه باشد و در مقابل هر رقم، مبلغ مشابه سال قبل ديده شود.


در سرکاربرگ فوق به‌طور خلاصه قيد کنيد که براى برآورده ساختن هدف‌هاى مندرج در بند (۱) فوق چه اقداماتى انجام گرفته است (مثال: اثبات وجود، از طريق تأئيديهٔ بانکي).

اثبات وجود و ارزش

صورت ريز اسناد پرداختنى در پايان سال مورد رسيدگى را از مؤسسهٔ مورد رسيدگى اخذ و با دفتر معين مربوطه تطبيق نمائيد. جمع صورت ريز را بر حسب نوع اقلام کنترل کنيد و رسيدگى کنيد که با مبالغ مندرج در ترازنامه تطبيق مى‌نمايد.


رسيدگى کنيد که اسناد پرداختنى بر حسب نوع، درست طبقه‌بندى شده باشد.


در مورد اسناد پرداختنى که از طريق بانک براى قبولى ارائه شده است با اخذ تأئيديه بانک و دفتر معين مشاهده مى‌شود صورت تطبيق بانکى تهيه کنيد.


با بررسى صورت‌حساب‌هاى طرف‌هاى معامله، پرونده‌هاى اعتبارات اسنادي، پرونده‌هاى مکاتباتى و غيره رسيدگى کنيد که اقلام مندرج صحيح مى‌باشد.


در مورد اسناد پرداختنى ارزى با توجه به کوتاه‌مدت و يا بلندمدت بودن اقلام، رسيدگى کنيد که تبديلات ارزش در پايان سال از ارزى به ريالى از لحاظ مقررات حسابدارى به‌نحو صحيح انجام شده باشد.