هدف

- اينکه کليهٔ افرادى که نام آنها در ليست‌هاى حقوق قيد مى‌باشد واقعاً در استخدام مؤسسهٔ مورد رسيدگى بوده و در طى دورهٔ موردنظر براى دستگاه کار کرده‌اند و اين‌که متقابلاً ليست‌هاى حقوق جامع بوده و شامل همهٔ اين نوع افراد مى‌باشد.


- اين‌که ميزان حقوق‌هاى مندرج در ليست‌ها با مصوبات مربوطه تطبيق داشته و با توجه به ميزان يا مدت کارکرد و کليهٔ مقررات مربوطه، ميزان خالص حقوق پرداختى درست محاسبه شده است.


- اين‌که مبلغ پرداختى به‌دست شخص ذى‌نفع رسيده و يا با موافقت او به حساب وى واريز شده و يا طبق دستور شخص او در وجه شخص ثالثى واريز شده است.


- اين‌که مبالغ مربوطه از لحاظ تفکيک هزينه به‌ درستى طبقه‌بندى شده و به‌ حساب‌هاى صحيح منظور شده است.

رسيدگى‌ها

به منظور برآورده ساختن هدف‌هاى فوق، رسيدگى‌هاى زير را انجام دهيد. در هر مورد که نتيجهٔ رسيدگى‌ها حاکى از وجود نقطه ضعف مى‌باشد، يادداشت‌هاى توضيحى ضميمهٔ پرونده کنيد.


در مورد دوره‌اى که براى رسيدگى به عمليات صندوق و بانک انتخاب شده است، ليست‌هاى دستمزد و حقوق را اخذ و :


ـ جمع ستون‌هاى ناخالص، ماليات، بيمه، کسورات ديگر و بالاخره خالص قابل پرداخت را کنترل کنيد.


ـ جمع‌ها را به‌طور افقى کنترل کنيد. نقل کليهٔ جمع‌ها را به‌صورت‌هاى خلاصه کنترل کنيد و در مورد تفکيک ارقام بر حسب سر فصل‌هاى هزينه دقت کنيد که طبقه‌بندى‌ها صحيح باشد. سپس ثبت مبالغ را در حساب‌هاى دفتر کل (شامل حساب‌هاى کنترل) رديابى کنيد.


تعداد ... درصد از اوراق ليست دستمزد را از ميان ليست‌هاى فوق‌الذّکر انتخاب و مبلغ ناخالص دستمزد افراد را با کارت ساعت يا ساير مدارک موجود که نحوهٔ محاسبهٔ دستمزد ناخالص را نشان دهد، مقايسه و بررسى کنيد.


سپس يک کاربرگ ستونى تهيه کنيد که شامل اسامى تعداد ... نفر از کارکنان مندرج در ليست‌هاى کنترل شده در بند فوق باشد. در مورد دستمزد اين افراد رسيدگى‌هاى زير را انجام داده و نتيجه را در کاربرگ مذکور منعکس کنيد.


ـ اگر دستمزد ساعتى است، مقدار ساعات کار انجام شده را با کارت ساعت، اوراق حضور و غياب و يا مدارک موجود ديگر مقايسه کنيد. در مورد مرخصى بيماري، کنترل کنيد که مجوز صحيح وجود دارد و مورد با مقررات قانون کار تطبيق مى‌نمايد.


ـ اگر دستمزد بر مبناء مقدار کارکرد محاسبه مى‌شود، مقادير کارکرد (مثلاً قطعه‌کاري) را با گزارشات توليد و يا صورت دستمزدهاى تعيين شده توسط مقام مسؤول مقايسه کنيد.


- نرخ‌هاى به‌کار رفته براى محاسبهٔ دستمزدها را از لحاظ صحت با هرگونه مدارک مستقلى که وجود دارد (مثلاً پرونده‌هاى کارگزيني) مقايسه کنيد. در مورد اضافه‌کارى دقت کنيد که نرخ‌هاى صحيح به‌کار برده شده و در هر صورت مقررات قانون کار رعايت شده باشد.


- محاسبات مبلغ ناخالص دستمزد و هرگونه کسور قانونى از قبيل ماليات و بيمه را از لحاظ محاسباتى و صحت جمع و نفريق کنترل کنيد.


- در مورد کسرى‌هاى ديگر، رسيدگى کنيد که با توجه به مدارک مستقل (از قبيل پرونده‌هاى کارگزينى با فهرست تائيد شدهٔ ديگر) مقدار کسرى‌ها صحيح مى‌باشد. دقت کنيد که اين کسور با اجازهٔ شخص مربوطه صورت مى‌گيرد.


ـ اگر خالص دستمزد نقداً يا به وسيلهٔ چک پرداخت شده است، دقت کنيد که از افراد رسيد (مثلاً امضاء) اخذ شده باشد و صحت امضاء يا اثر انگشت را از طريق مقايسه با مدارک مستقل ديگرى تست کنيد. البته در اين موارد توصيه کنيد که پرداخت‌ها از طريق واريز به حساب بانکى صورت گيرد.


ـ رسيدگى کنيد که هر نوع على‌الحساب يا مساعدهٔ پرداختى به‌نحو صحيح کسر و واريز شده باشد.


در مواردى که دستمزدها به‌طور نقدى پرداخت مى‌شود، رسيدگى کنيد که کليهٔ دستمزدهاى مطالبه نشده (به‌عنوان موارد غيرعادي) بلافاصله به مقام ارشدى تحويل مى‌شود تا پرداخت بعدى آن تحت کنترل مجدد قرار گيرد.


چنانچه پرداخت دستمزد به‌طور نقدى صورت مى‌گيرد، در يک تاريخى در طى سال به‌طور غيرمنتظره (با قرار قبلى با مقامات ارشد مؤسسهٔ مورد رسيدگى ولى بدون اطلاع کارمندان مربوطه) در محل پرداخت حضور به هم رسانده، جريان پرداخت را بررسى و اطمينان حاصل کنيد که از جهات زير کنترل‌هائى که اعمال مى‌شود صحيح و کافى مى‌باشد:


ـ شمارش وجوه (در صورتى‌که وجوه شمرده شده در پاکت گذارده مى‌شود هم‌چنين کنترل بعدى پاکت).


ـ شناسائى افراد گيرندهٔ وجه.


ـ رسيدگى به موارد استثنائي، مثلاً شکايات.


تعداد ... پرداخت را در زمينه‌هاى زير:


ـ مرخصى‌هاى با حقوق


ـ خسارات اخراج يا بازخريد سنوات خدمت


را انتخاب نموده و با ذکر مشخصات در کاربرگى يادداشت کنيد. سپس رسيدگى کنيد که با توجه به مدارک مثبته و قراردادها و مکاتبات و غيره اولاً از لحاظ محاسبه صحيح باشد و ثانياً با مصوبات صحيح و با توجه به مقررات قانونى پرداخت شده باشد.


به‌عنوان يک رسيدگى تحليلي، يک کاربرگ تهيه کنيد که جمع دستمزدهاى پرداخت شده را در طىّ سال، ماه به ماه نشان دهد (در صورت ضرورت قسمت به قسمت را جداگانه نشان دهيد) و پس از رسيدگى و پرس‌وجو، دلايل هرگونه نوسان قابل توجه را يادداشت کنيد.


در مورد کسور دورهٔ رسيدگي، از طريق مدارک يا حساب‌هاى مربوطه رسيدگى کنيد که ضمن تکميل مدارک مربوطه، جمع مبالغ کسر شده در وجه دستگاه‌هاى مربوطه (مثلاً وزارت دارائي، بيمه‌هاى اجتماعي، يا هر شخص ثالث ديگر، مثلاً شرکت تعاوني) واريز شده باشد.


چنانچه براى پرداخت کسور مربوطه، تکميل ليست‌هاى مخصوصى لازم است (مثلاً ليست‌هاى بيمه) ليست‌هاى مربوطه را با ليست رسيدگى شده مقايسه کنيد و اطمينان حاصل کنيد که تفاوتى وجود ندارد.


در مورد ليست‌هاى حقوقي، تعداد ... برگ از اوراق ليست حقوق کنترل شده به‌شرح بند ۳ فوق را انتخاب و يا مقايسهٔ مدارک مستقل که حاکى از حضور و کارکرد افراد باشد (از قبيل دفتر حضور و غياب، کارت‌هاى ساعت، گزارش‌هاى کار، برگ اوقات کار و غيره) کنترل کنيد که اسامى مندرج در ليست و مدت کارکرد صحيح باشد.


سپس يک کاربرگ ستونى تهيه کنيد که شامل اسامى تعداد ... نفر از کارمندان مندرج در ليست‌هاى کنترل شده در بند فوق به‌خصوص شامل عده‌اى از افراد استخدام شده در طى سال باشد. در مورد حقوق اين افراد رسيدگى‌هاى زير را انجام داده و نتيجهٔ را در کاربرگ مذکور منعکس کنيد.


ـ با مراجعه به مدارک کارگزيني، رسيدگى کنيد که اولاً استخدام شخص داراى مجوز و مصوبات لازم بوده و ميزان حقوق مندرج در ليست با آخرين مصوبه يا حکم تطبيق مى‌نمايد.


ـ کنترل کنيد که محاسبات مربوط به ميزان ناخالص حقوق يا مزايا و هرگونه کسور قانونى از قبيل ماليات و بيمه صحيح انجام شده است.


ـ در مورد کسور ديگر، رسيدگى کنيد که با توجه به مدارک مستقل (از قبيل پرونده‌هاى کارگزينى با فهرست تائيد شدهٔ ديگر) مقدار کسور صحيح مى‌باشد. دقت کنيد که اين کسور با اجازهٔ شخص مربوطه صورت مى‌گيرد.


ـ رسيدگى کنيد که هر نوع على‌الحساب يا مساعدهٔ پرداختى به‌نحو صحيح کسر شده باشد.


ـ اگر خالص حقوق به وسيلهٔ چک پرداخت شده است دقت کنيد که از افراد، رسيد اخذ شده باشد (مثلاً به‌صورت امضاء ليست). البته در اين موارد توصيه کنيد که پرداخت‌ها از طريق واريز به‌ حساب بانکى صورت گيرد.


ـ پرداخت حقوق کارمندان نبايد به‌طور نقدى صورت گيرد. مع‌هذا چنانچه اين قاعده رعايت نمى‌شود رسيدگى‌هاى مندرج در بندهاى ۶ و ۷ فوق را در مورد حقوق‌ها نيز انجام داده ولى قوياً توصيه کنيد که حقوق‌ها از طريق واريز به حساب بانکى کارمندان پرداخت شود.