هدف

ـ اينکه کليهٔ پرداخت‌ها به اتکاء مدارک مثبته و در قبال خريد کالا يا خدمات و يا تحصيل دارائى‌ها و يا اخذ منابع مالى و غيره صورت مى‌گيرد.


ـ اينکه در هر مورد مدارک مثبته به‌طور مستقل از مقام پرداخت کننده تهيه يا رسيدگى شده و قبل از عمل پرداخت مقام ارشدى اجازهٔ پرداخت داده است (پرداخت با مجوز قبلى است).


ـ اين‌که پرداخت واقعاً در وجه ذى‌نفع صورت مى‌گيرد و احتمال هرگونه سوء‌استفاده از ميان برداشته شده است.


ـ اينکه کليهٔ پرداخت‌ها به‌نحو صحيح طبقه‌بندى شده و در حساب‌هاى صحيح ثبت مى‌شوند و اينکه متقابلاً کليهٔ پرداخت‌هاى ثبت شده با توجه به مشخصات ثبت شده متکى به اسناد مثبته بوده و در رديف پرداخت‌هاى واقعى مؤسسهٔ مورد رسيدگى مى‌باشند.

رسيدگى‌ها

رسيدگى کنيد چه کسانى در مؤسسهٔ مورد رسيدگى اجازهٔ تصويب چه نوع پرداخت‌هائى را تا چه ميزانى دارند. اگر هرگونه پرداختى نياز به امضاء دو يا چند نفر را دارد مراتب را يادداشت کنيد. کنترل کنيد که پروندهٔ دائمى حسابرسى در اين مورد به روز آورده شده و نمونهٔ امضاء و نمونهٔ پاراف اين افراد در پرونده درج مى‌باشد.


رسيدگى کنيد که افراد فوق‌الذّکر طبق اساس‌نامه يا مصوبات مجامع عمومى اختيار امضاء داشته و مراتب را با مفاد آگهى مندرج در روزنامه رسمى تطبيق مى‌نمايد.


چنانچه در اسامى اين افراد نسبت به دورهٔ قبل تغييرى داده شده و يا اولين نوبت حسابرسى است، از بانک‌هاى طرف حساب تأئيديه‌ مستقلى اخذ کنيد که صاحبان امضاء معرفى شده به بانک را نشان دهد، چنانچه تفاوتى مشاهده مى‌شود مورد را پيگيرى کنيد.


رسيدگى کنيد که چک‌ها به ترتيب شماره صادر شده و به قيد شماره در کارت يا دفتر معين بانک‌ها ثبت مى‌شوند. رسيدگى کنيد که چک‌هاى باطله به‌نظر مقام ارشدى رسيده و پس از ابطال نگاهدارى مى‌شوند.


تعداد ۱۰۰۰۰۰ از پرداخت‌هاى انجام شده در هر ماه را انتخاب نموده و با مشخصات کامل در کاربرگى يادداشت کنيد. سپس رسيدگى‌هاى زير را انجام دهيد:


ـ با مراجعه به اسناد مربوطه، رسيدگى کنيد که پرداخت متکى به اسناد مثبته و با دستور پرداخت و مجوز صحيح صورت گرفته است.


ـ رسيدگى کنيد که از گيرندهٔ چک رسيد معتبر اخذ شده است.


ـ در مورد خريد کالا و خدمات، فاکتورهاى مربوطه را بررسى و اطمينان حاصل کنيد:


۱ - به نام مؤسسهٔ مورد رسيدگى و مربوط به دورهٔ مورد رسيدگى مى‌باشد.


۲ - مربوط به کالا يا خدماتى است که براى کار مؤسسهٔ مورد رسيدگى ضرورى و طبيعى است.


۳ - مندرجات و محتوى اسناد ضميمه، کالا يا خدمات مربوطه ظاهراً دريافت شده است.


۴ - کليهٔ تخفيفاتى که دستگاه محق به دريافت آن بوده کسر گذارده شده و به‌طور کلى فاکتور از لحاظ محاسبات و قسمت‌ها کنترل شده است.


۵ - فاکتور توسط مدير يا مقام مسؤول ارشدى به‌عنوان تأئيد امضاء يا پاراف شده است.


ـ در مورد پرداخت‌هاى مربوط به جمع دستمزدها، جمع ليست‌هاى حقوق، واريز ماليات حقوق و کسر بيمه‌هاى اجتماعى و ساير کسور، مراتب را با ليست‌هاى مربوطه تطبيق دهيد و رسيدگى کنيد که ليست‌ها حاوى امضاءهاى مجاز مى‌باشند. (رسيدگى‌هاى بيشتر در اين مورد تحت عنوان دستمزد و حقوق انجام مى‌گيرد).


ـ در مورد پرداخت از يک بانک به بانک ديگر، نقل و انتقال به حساب بانک ديگر را رديابى کنيد و بررسى کنيد که انتقال جنبهٔ عادى داشته باشد.


ـ در مورد هر يک از انواع پرداخت‌هاى فوق، رسيدگى کنيد به پرداخت‌ها به‌نحو صحيح تفکيک شده و در حساب‌هاى صحيح به ثبت رسيده‌اند.


علاوه بر اقلامى که به‌شرح بالا مورد رسيدگى قرار گرفته‌اند، حساب‌هاى بانکى را به‌شرح دفاتر يا کارت‌هاى معين مورد مداقه قرار داده و هرگونه اقلام غيرعادى يا جالب توجه و استتثنائى را يادداشت کرده و به‌طور جداگانه مورد بررسى قرار دهيد.


در مورد اين اقلام رسيدگى کنيد که در دفتر کل و حساب‌هاى معين مربوطه در حساب‌هاى صحيح به ثبت رسيده‌اند.


يک ماه را به‌طور اتفاقى انتخاب نموده و کليهٔ اقلام مندرج در حساب‌هاى بانکى طبق کارت يا دفاتر معين را با صورت‌حساب‌هاى مربوطه بانک تطبيق دهيد. دقت کنيد که کليهٔ چک‌ها به ترتيب شماره در کارت با حساب معين بانک ثبت گرديده و هرگونه شمارهٔ جاافتاده را رسيدگى کنيد که مربوط به چک‌هاى باطل شده باشد.


در مورد ماه انتخابى فوق‌الذّکر، جمع حساب‌هاى بانکى را در کارت‌ها يا دفاتر معين مربوطه و هم‌چنين حساب‌هاى دفتر کل کنترل نمائيد. در مورد همين ماه، چنانچه مؤسسهٔ مورد رسيدگى خود به‌عنوان يکى از روش‌هاى کار مبادرت به تهيهٔ صورت‌حساب‌هاى تطبيق بانکى نمى‌نمايد، به‌شرح مندرج در قسمت مربوطه، صورت‌هاى تطبيق بانکى تهيه کنيد.

صورت‌هاى تطبيق بانکى

چنانچه به‌عنوان جزئى از روش‌هاى کار، دستگاه مالى مؤسسهٔ مورد رسيدگى اقدام به تهيهٔ صورت‌هاى تطبيق بانکى در فواصل معين (مثلاً ماهانه) مى‌نمايد:


ـ رسيدگى کنيد که صورت‌هاى تطبيق بانکى به‌طور مرتب و در فاصلهٔ کوتاهى پس از پايان دوره‌هاى تعيين شده تهيه مى‌شوند.


ـ رسيدگى کنيد که صورت‌هاى تطبيق بانکى توسط يکى از مقامات مسؤول و مستقل از قسمت حسابدارى مورد مطالعه قرار مى‌گيرند و هرگونه اقلام باز کهنه شده مورد بررسى و سؤال واقع مى‌شود.


ـ رسيدگى کنيد که صورت‌هاى تطبيق بانکى براى کليهٔ حساب‌هاى بانکى (اعم از فعال و غيرفعال) هم‌زمان تهيه شده و همه صورت‌هاى تهيه شده هم‌زمان به مقام فوق‌الذکر ارائه مى‌شود.


ـ رسيدگى کنيد که در هر مورد که صورت تطبيق بانکى تهيه نشده يا نمى‌شود، حساب‌هاى مذکور توسط مقام مسؤولى مشخص گرديده و اقدامات مقتضى ديگرى در اين زمينه صورت گرفته است.


ـ اقلام باز صورت‌هاى تطبيق بانکى تهيه شده را به‌طور آزمايشى در ماه‌هاى بعد، رديابى کنيد و به‌خصوص اقلام کهنه را مشخص و نسبت به آنها رسيدگى کنيد.


چنانچه به‌عنوان جزئى از روش‌هاى کار، دستگاه مورد رسيدگى اقدام به تهيهٔ صورت‌هاى تطبيق بانکى به‌طور مرتب نمى‌نمايد، اولاً انجام اين عمل را قوياً توصيه کنيد و ثانياً اقدامات زير را به‌عمل آوريد:


ـ در مورد يک ماه به‌طور انتخابى (غير از ماه آخر سال مالي) کليهٔ حساب‌هاى بانکى را با صورت‌حساب‌هاى بانک قلم به قلم تطبيق داده و براى هر يک از آنها در پايان ماه يک صورت تطبيق بانکى تهيه کنيد.


ـ اقلام باز هر يک از صورت‌هاى تطبيق تهيه شده را در ماه‌هاى بعد رديابى کنيد و هرگونه اصلاحاتى را که در اين موارد بعداً در دفاتر به ثبت رسيده است به‌خصوص کنترل کنيد.


ـ هرگونه اقلام کهنه شده منقول از ماه‌هاى قبل را که در صورت تطبيق خود را نشان مى‌دهند رسيدگى و بر حسب مورد نسبت به آنها يادداشت تهيه کنيد.


- نتيجه‌گيرى

آيا پيرو رسيدگى‌هاى انجام شده در مورد سرفصل پرداخت‌ها و تطبيق حساب‌هاى بانکي، و وارسى‌هاى سرپرست حسابرسي، مى‌توان نتيجه‌گيرى کرد که:


ـ مؤسسهٔ مورد رسيدگى در اين موارد از يک سيستم کنترل داخلى برخوردار است؟


بلى / خير


ـ سيستم کنترل داخلى موجود در مجموع آنقدر قوى هست که از وقوع هر نوع اشکال قابل توجه جلوگيرى کند؟


بلى / خير


ـ در صورت منفى بودن پاسخ اخير، آيا مى‌توان اثرات ريالى اشکالات عمده را ارزيابى کرد؟


بلى / خير