به‌طور کلى به‌عنوان يکى از معيارهاى کنترل داخلي، دريافت و پرداخت نقدى وجوه در مؤسسات معمولى بازرگانى / توليدى بايد به حداقل رسانده شود. وجوه دريافتى بهتر است مستقيماً يا از طريق دريافت چک به حساب بانکى مؤسسه واريز شده و پرداخت‌ها بهتر است حتّى‌المقدور به وسيلهٔ چک صورت پذيرد. آن مقدار از پرداخت‌ها که به ناچار به‌طور نقدى صورت مى‌پذيرد از طريق تنخواه‌گردان‌ها انجام داده مى‌شود که در آن صورت به‌عنوان يکى از نقاط قوّت سيستم کنترل داخلى لازم است تنخواه‌گردان‌ها به‌طور مرتب و در فواصل کوتاه واريز شده و اسناد مربوطه مورد رسيدگى قرار گيرد.

هدف

- اينکه دريافت و پرداخت صندوق تحت کنترل صحيح بوده و همواره قابل رديابى و رسيدگى بعدى مى‌باشد.


- اينکه وجوه صندوق از لحاظ فيزيکى اين بوده و همواره در حدّ معقول و کاملاً ضرورى نگاهدارى مى‌شود. هرگونه وجوه مازاد بر احتياج بايد هر چه زودتر به حساب بانکى مؤسسه واريز شود.


- اينکه مدارک حسابدارى که در جريان دريافت و پرداخت‌ها به‌کار مى‌رود به‌نحو صحيح تهيه و نگاهدارى شده، و از طريق آنها مى‌توان عمليات صندوق را کنترل کرد.


- در مورد تنخواه‌گردان‌ها، اين‌که اصل وجوه تنخواه‌ با مجوز صحيح بوده و تنخواه به‌طور مرتب واريز مى‌شود و اسناد مثبتهٔ مربوطه مورد رسيدگى قرار مى‌گيرد.

رسيدگى‌ها

رسيدگى‌ کنيد که برگ‌هاى حسابدارى که مورد استفادهٔ عمليات نقدى است داراى شماره رديف چاپى بوده و دسته‌هاى استفاده نشدهٔ آنها تحت کنترل مستقل مى‌باشد. نوع اين کنترل را بررسى و مراتب را يادداشت کنيد. به‌خصوص مدارک مربوط به رسيدهاى صندوق و دسته رسيدهاى صادره و باقيمانده را رسيدگى و مراتب را در کاربرگى يادداشت کنيد.


۲ ماه از سال را به‌طور تصادفى انتخاب کرده و جمع‌ها و نقل‌هاى دفتر صندوق را در آن دوره‌ها کنترل کنيد.


تعداد ... فقره از پرداخت‌هاى صندوق را به‌طور پراکنده در طى سال مورد رسيدگى انتخاب کرده و ضمن تهيهٔ کاربرگى رسيدگى‌هاى زير را انجام دهيد:


ـ رسيدگى کنيد که پرداخت بر اساس مدارک مثبته صورت گرفته است.


ـ رسيدگى کنيد که مدارک مربوطه مورد تأئيد مقامى مستقل از پرداخت کننده قرار گرفته و پرداخت داراى مجوز صحيح مى‌باشد.


ـ رسيدگى کنيد که اقلام پرداخت تحت عنوان صحيح طبقه‌بندى شده و به حساب صحيح منظور شده‌اند.


ـ کنترل کنيد که از دريافت کنندگان وجوه، رسيد معتبر دريافت شده است.


ـ چنانچه هرگونه پرداختى مربوط به تنخواه‌گردان باشد، اسناد و مدارک مربوطه را به‌شرح فوق رسيدگى کنيد.


در مورد تنخواه‌گردان‌ها، جدا ولى تهيه کنيد که کليهٔ تنخواه‌گردان‌‌ها و ميزان هر يک را نشان دهد و اينکه طبق مجوز اوليه بايد همچنان برقرار باشد.


رسيدگى کنيد که تنخواه‌گردان‌ها به‌طور مرتب واريز مى‌شوند. چند فقره پرداختى در وجه تنخواه‌گردان بابت اسناد واريز شده را انتخاب و رسيدگى کنيد که کليهٔ اسناد ضميمهٔ مستند بوده و پس از تأئيد پرداخت شده‌اند. کنترل کنيد که اين اقلام بعد از پرداخت به‌نحوى مهر يا علامت مى‌خورند که قابل استفادهٔ مجدد نباشند.

شمارش وجوه نقد

در يک تاريخى غير از بازديد جهت حسابرسى (و يا در اولين فرصت شروع حسابرسي، بدون اطلاع قبلى مسؤولين صندوق) به صندوق مراجعه نمائيد و کليهٔ وجوه نقد و يا شبه نقد يا قابل تبديل به نقد را به‌شرح بندهاى زير شمارش کنيد. دقت کنيد که کليهٔ وجوه بايد هم‌زمان براى شمارش در اختيار حسابرسان بوده و امکان جابه‌جائى وجوه وجود نداشته باشد.


کليهٔ جزئيات وجوه شمارش شده را در کاربرگى يادداشت کنيد و همراه با تاريخ و زمان انجام شمارش به امضاء مسؤولين شمارش و هم‌چنين امضاء مسؤول صندوق يا تنخواه‌گردان‌ها برساند.


جمع وجوه شمارش شده را با دفتر صندوق تطبيق دهيد. دقت کنيد که دفتر تا آخرين روز به‌طور جوهرى نوشته شده باشد و هرگونه تأخير غيرمعقول را جهت گزارش‌دهى ياداشت کنيد. اقلام ثبت نشده آخرين روز را يادداشت کنيد و ثبت بعدى آنها را در دفتر پيگيرى کنيد.


ضمن کنترل ته‌ چک‌هاى حساب‌هاى بانکي، رسيدگى کنيد که آخرين چک‌هاى صادره جهت صندوق همگى در دفتر صندوق وارد شده باشند.


چنانچه جزء موجودى صندوق چک وجود داشته باشد، دقت کنيد که به نام شرکت بوده (نه در وجه حامل) و بدون تأخير به حساب بانک گذارده مى‌شود. فهرستى از اين چک‌ها تهيه کنيد و ماهيت مبادلات تجارى مربوطه را بررسى کنيد.


چنانچه در جريان شمارش صندوق به وجوه يا چک‌ها يا اوراق قابل تبديل به نقدى برخورد مى‌نمائيد که جزء موجودى صندوق و در دفتر صندوق به حساب نمى‌آيد، ضمن شمارش آنها و يادداشت و بررسى نمودن جزئيات مربوطه، رسيدگى کنيد که علت نگاهدارى اقلام مذکور در صندوق چيست؟ هرگونه اقلام غيرعادى را به يک مقام ارشد و مسؤول مؤسسهٔ مورد رسيدگى در ميان گذارده مراتب را يادداشت کنيد.


تنخواه‌گردان‌هاى اصلى را نيز به همان صورت فوق (و در صورت امکان هم‌زمان با شمارش وجوه صندوق شمارش نموده و مراتب را در طىّ کاربرگى يادداشت کنيد.