در اين روش پردازش اطلاعات، هر يک از اطلاعات توسط متصديان به‌طور سريال در فرم‌ها ثبت، و پس از وارسى و تأييد در يک يا چند دسته، دسته‌بندى مى‌شود. براى هر دسته، شماره دسته و جمع‌هاى کنترل محاسبه و در برگ کنترل دسته‌ ثبت مى‌گردد. دسته‌هاى اطلاعات به‌تدريج يا يک‌باره براى پردازش تحويل متصديان خدمات کامپيوترى مى‌‌شود. تحويل گيرندگان، معمولاً کارکنان دايره کنترل اطلاعات يا متصديان سيستم کاربردى مربوطه در مرکز خدمات کامپيوترى هستند. وصول کارکنان دايره کنترل اطلاعات يا متصديان سيستم کاربردى مربوطه در مرکز خدمات کامپيوترى هستند. وصول دسته‌هاى اطلاعات در دفترى ثبت، و مراحل تبديل و پردازش شروع مى‌شود. اولين اقدام، ارسال اطلاعات وارده به دايره منگنه‌زنى براى تبديل است.


روش‌هاى متداول براى تبديل اطلاعات به‌شرح زير است:


- منگنه اطلاعات در کارت يا نوار کاغذى.


- خواندن علائم توسط دستگاه‌هاى خواندن علائم نورى.


- ثبت اطلاعات بر روى نوار يا ديسکت مغناطيسى.


- ثبت اطلاعات بر روى ديسک‌هاى بزرگ اصلى سيستم‌هاى تبديل و انتقال بر روى نوار براى استفاده توسط کامپيوتر (مانند طرز کار سيستم‌هاى کليد به ديسک).


براى به حداقل رساندن اشتباهات مرحله تبديل اطلاعات، تمام اطلاعات بايد پس از منگنه شدن، بازبينى (Verify) شود.


در بيشتر کاربردها، اطلاعات تبديل شده ابتدا توسط برنامه ويرايش يا کنترل دسته‌ها ويرايش مى‌گردد. تطبيق جمع‌هاى کنترل دسته‌اى اطلاعات ورودى حداقل ويرايشى است که انجام مى‌شود. هدف اوليه از ويرايش، حصول اطمينان از برابرى اطلاعات تبديل شده با اطلاعات فرم‌هاى ارسالى است. هدف اوليه از ويرايش، حصول اطمينان از برابرى اطلاعات تبديل شده با اطلاعات فرم‌هاى ارسالى است. هدف عمده ديگر، کنترل اعتبار اطلاعات ورودى است که در شرح مراحل ويرايش توضيحاتى درباره آن داده شد. پس از ويرايش، محاسبات و به هنگام‌رسانى اطلاعات انجام مى‌گيرد. دو روش مختلف در اين مرحله مورد استفاده قرار مى‌گيرد:


- اگر حجم اطلاعات ورودى نسبت به حجم فايل اصلى زياد باشد، براى سهولت امر به هنگام‌رساني، ابتدا اطلاعات جارى به ترتيبى که فايل اصلى مرتب شده است مرتب مى‌شود و سپس برنامه به هنگام‌رساني، فايل‌هاى اصلى و جارى را به ترتيب مى‌خواند، محاسبات لازم را انجام مى‌دهد و اطلاعات رکوردهاى فايل اصلى را به هنگام مى‌رساند. در اين مرحله از مجموع اطلاعات به هنگام شده فايل اصلى جديدى ايجاد مى‌شود. روش مزبور پردازش دسته‌اى اطلاعات و به هنگام‌رسانى فايل اصلى پس از مرتب کردن اطلاعات ورودى به‌ترتيب فايل اصلى است. در اين روش پردازش، فايل اصلى معمولاً داراى ساختار ترتيبى است و مى‌تواند روى کارت، نوار يا ديسک باشد.


- اگر حجم اطلاعات ورودى نسبت به حجم فايل اصلى ناچيز، و ساخار فايل اصلى ترتيبى با فهرست، يا مستقيم باشد، پردازش و به هنگام‌رسانى اطلاعات مى‌تواند بدون مرتب کردن اطلاعات جارى صورت پذيرد. ابتدا اطلاعات جارى خوانده مى‌شود و بر اساس اطلاعات کليدى آن، رکورد مربوطه در فايل اصلى مشخص مى‌گردد و به هنگام رسانده مى‌شود. در اين روش، رکوردهاى به هنگام شده در همان محل قبلى رکورد ثبت، و فايل جديدى ايجاد نمى‌شود، اين روش، روش پردازش دسته‌اى اطلاعات و به هنگام‌رسانى فايل اصلى به‌ترتيب اطلاعات ورودى است و براى اجراء اين روش بايد فايل اصلى قابل دسترسى مستقيم باشد. فايل‌هاى اين سيستم‌ها معمولاً روى ديسک مغناطيسى است.


برخى مزاياى پردازش دسته‌اى اطلاعات به‌شرح زير است:


- چون اطلاعات به‌ترتيب و پشت سر هم پردازش مى‌شود حداکثر استفاده از منابع کامپيوترى به‌عمل مى‌آيد.


- کنترل‌هاى لازم مى‌تواند به‌راحتى در مورد اطلاعات ورودى اعمال گردد.


- شماره دسته‌هاى اسناد مى‌تواند براى مراجعه‌هاى بعدى به اصل سند، مورد استفاده قرار گيرد. (شماره دسته بايد جزء اطلاعاتى باشد که در فايل اطلاعات جارى ثبت مى‌شود).


- کنترل عمليات اجرائى به سادگى امکان‌پذير مى‌باشد.


- شماره رديف دسته‌ها، فرم‌ها و سطرهاى هر فرم اطلاعات ورودى و گزارش‌هاى خروجي، زنجيره عطف مناسبى براى ساير رسيدگى‌ها، از جمله حسابرسي، تأمين مى‌کند.


- اشتباهات و استثناءها در دفاتر ويژه گزارش وقايع ثبت و اصلاح آن پيگيرى مى‌شود.


- در روش به هنگام‌رسانى ترتيبى فايل اصلى در حين پردازش و ايجاد فايل اصلى جديد، به‌طور خودکار فايل اصلى قبلي، فايل پشتيبان فايل اصلى جديد مى‌شود (در ساير روش‌هاى پردازش، بايد مرحله جداگانه‌اى براى ايجاد فايل‌ها پشتيبان پيش‌بينى و اجراء شود).


از نقاط ضعف اين روش پردازش اطلاعات، تأخير در به هنگام‌رسانى فايل‌هاى اطلاعات است (به‌علت وجود مراحل مختلفى که از لحظه وقوع فعاليت تا به هنگام‌رسانى بايد طى شود). تصحيح اشتباهات موجود در فرم‌ها يا ناشى از تبديل، مى‌تواند به هنگام‌ شدن اطلاعات اصلى را چندين روز به تأخير اندازد.


مراحل مختلف پردازش دسته‌اى اطلاعات در نمودار زير نشان داده شده است.