روشى که براى سازمان دادن به رکوردهاى يک فايل به‌کار مى‌رود ساختار فايل را مشخص مى‌کند. اگر از روش خاصى براى سازمان رکوردهاى فايل استفاده نشود و رکوردهاى اطلاعات به ترتيب تقدم ورود، يکى پس از ديگرى ثبت شود، فايل حاصل يک فايل سريال يا ترتيبى (Sequential) ساده خواهد بود. فايل ترتيبى در حقيقت فايلى است که رکوردهاى آن به‌ترتيب يک يا چند فيلد اطلاعات موجود در آن مرتب باشد. براى مثال فايل حقوق کارکنان که به‌ترتيب شماره يا نام و نام خانوادگى کارکنان مرتب باشد يک فايل ترتيبى تنها مى‌تواند به‌صورت ترتيبى مورد استفاده يا دسترسى قرار گيرد. يعنى براى خواندن يک رکورد خاص، به‌طور مثال رکورد حقوق يک کارمند، دستگاه بايد تمام رکوردهائى را که قبل از آن رکورد ثبت شده است بخواند تا به رکورد موردنظر برسد. در دستگاه‌هائى مانند کارت يا نوار تنها ساختار معمول فايل‌‌ها، ساختار ترتيبى است.


ايجاد و رواج استفاده از ديسک‌هاى مغناطيسى در کامپيوتر، اين امکان را به‌وجود آورده است که اطلاعات موردنظر به‌طور مستقيم از محلى که در آن ثبت شده است خوانده شود. کامپيوتر مى‌تواند بازوى خواندن و نوشتن ديسک را مستقيماً به شيار موردنظر هدايت کند. با استفاده از امککان مزبور روش‌هاى مختلفى براى سازمان دادن به اطلاعات فايل‌ها به‌وجود آمده است. ساده‌ترين روش مى‌تواند به‌شرح زير باشد:


در سيستم کاربردى حقوق کارکنان روى هر شيار ديسک اطلاعات مربوط به يک کارمند ثبت شود و شماره کارمند مساوى شماره شيار در روى ديسک باشد. در اين فايل نه تنها مى‌توان اطلاعات را به‌ترتيب مورد استفاده قرار داد بلکه اگر اطلاعات خاصى (مثلاً حقوق يک کارمند خاص) موردنياز باشد مى‌توان با استفاده از شماره کارمند (فيلد کليدي) بازوى خواندن ديسک را مستقيماً به شيار موردنظر هدايت کرد و اطلاعات موردنياز را به‌دست آورد. اين نوع دسترسى به اطلاعات فايل‌ها ار دسترسى مستقيم يا دلخواه مى‌نامند. مثال مزبور کمى تخيلى است زيرا تنها تصادفاً ممکن است که اطلاعات يک رکورد درست مساوى اطلاعات فايل ثبت روى ديسک شيار بشود يعنى طول رکورد برابر ظرفيت يک شيار ديسک باشد، بنابراين ساختار فايل به اين سادگى نيست. براى استفاده از حداکثر ظرفيت حافظه ديسک معمولاً اطلاعات رکوردهاى فايل به‌طور پشت سر هم، ثبت مى‌شود. دسترسى مستقيم به اطلاعات با ساختارهاى زير ممکن مى‌شود:

ساختار ترتيبى با فهرست (Indexed sequential)

در اين روش، محل نوشته شدن و شماره فيلد کليدى هر رکورد در جدول جداگانه يا يک فهرست ثبت مى‌شود. براى دسترسى مستقيم به رکورد موردنظر، ابتدا به فهرست مزبور مراجعه، و محل (يا شماره شيار) مربوطه مشخص مى‌گردد و سپس بازوى خواندن و نوشتن به آن محل رفته و به اطلاعات دسترسى يافته و آن‌را به حافظه منتقل مى‌نمايد.

ساختار مستقيم يا دلخواه

در اين روش بر اساس يک الگوريتم يا تکنيک ويژه، محل ثبت هر اطلاع با توجه به فيلد کليدى آن تعيين و رکورد در محل مزبور نوشته مى‌شود. با دانستن فيلد کليدي، مى‌توان محل ثبت رکورد را محاسبه کرد و به‌طور مستقيم به آن دسترسى يافت.


فايل‌هاى با ساختار ترتيبى با فهرست ار مى‌توان به‌طور ترتيبى يا مستقيم مورد استفاده قرار داد. براى دسترسى مستقيم به اطلاعات فايل ترتيبى با فهرست به‌طور معمول دو بار مراجعه به فايل لازم است (يک‌بار مراجعه به فهرست و يک‌بار به اطلاعات). به‌طور معمول استفاده ترتيبى از فايل‌ها مستقيم امکان ندارد و براى دسترسى مستقيم به اطلاعات رکورد موردنظر، استفاده از فيلد يا فيلدهاى کليدى اجبارى است.