فايل‌هاى اطلاعات

نگهدارى فايل‌هاى پشتيبان براى اطلاعات موجود در مراکز خدمات کامپيوتري، هم از لحاظ موارد اضطرارى و هم از جنبه پشتيبانى عمليات روزانه مطرح است. نه تنها فايل‌ها، بلکه مدارک اصلى که مبناى اطلاعات ايجاد شده براى فايل‌هاى کامپيوترى است بايد تا موقع مناسب نگهدارى شود. از جنبه تداوم عمليات روزانه کامپيوتري، مدارک مزبور بايد تا هنگام ايجاد فايل کامپيوترى معادل و تائيد صحت اطلاعات و برابرى اطلاعات فايل با مدارک، نگهدارى شود. اما برخى از نيارها مانند احتياجات حسابرسى صورت‌هاى مالى يا ميزان مالياتى ايجاب مى‌کند که مدارک مزبور براى مدت‌هاى بيشترى حفظ شود. دوره نگهدارى مدارک و مسئوليت‌ نگهدارى آنها از مسائلى است که بايد در طرح سيستم پيش‌بينى شده باشد.


فايل‌هاى کامپيوترى اطلاعات به‌ويژه فايل‌هاى اصلى بايد طبق روشى که براى فايل‌هاى برنامه‌ها ذکر شد نسخه‌بردارى و در محل محفوظى (براى امکان ادامه عمليات در هنگام بروز شرايط اضطراري) نگهدارى شود. علاوه بر موارد اضطراري، ممکن است برخى از فايل‌ها به‌دلايل مختلفى در حين پردازش دچار اشکال شود. براى مثال، اشتباهات پيش‌بينى نشده در اطلاعات ورودى يک برنامه ويرايش يا به‌ هنگام‌رسانى مى‌تواند باعث از بين رفتن يا خسارت اطلاعات فايل اصلى شود. بنابراين فايل‌هاى اطلاعات بايد از پشتيبانى مداومى برخوردار باشد. روش پشتيبانى از فايل‌هاى اطلاعات به نوع فايل و نوع پردازش مربوط مى‌شود. در پردازش دسته‌هاى اطلاعات، معمولاً روش کار به اين ترتيب است که اطلاعات فعاليت‌هاى جارى در دسته‌هاى جداگانه براى هر دوره مالى به قسمت کامپيوتر ارسال مى‌شود و اين اطلاعات پس از تبديل، ويرايش (Edit)، مطابقت و کنترل، روى يک فايل به نام فايل اطلاعات جارى قرار مى‌گيرد. فايل مزبور به همراه فايل اصلى اطلاعات توسط برنامه به هنگام‌رسانى پردازش شده و اطلاعات فايل اصلى به هنگام مى‌رسد و فايل اصلى جديدى ايجاد مى‌شود. فابل اصلى جديد اصطلاحاً فرزند و فايل اصلى قبلى پدربزرگ مى‌شود. با اين عمل، فايل اصلى پردازش قبلى که فايل پدر اين دوره را ايجاد کرده است پدربزرگ مى‌شود. نمودار زير به هنگام‌رسانى فايل اصلى در پردازش دسته‌اى و ايجاد فايل پشتيبان را نشان مى‌دهد.



اگر فايل اصلى جديد دچار صدمه‌اى شود مى‌توان با تکرار برنامه به هنگام‌رساني، آن را مجدداً ايجاد کرد. بنابراين، براى پشتيبانى فيال اصلى جديد، فايل اصلى پدر و فايل اطلاعات جارى اين دوره را نگهدارى مى‌کنند. چون امکان دارد که فايل اصلى پدر نيز دچار اشکال شود در برخى از موارد فايل اصلى پدربزرگ و اطلاعات جارى دوره مزبور نيز نگهدارى مى‌شود. فايل‌هاى اطلاعات جارى با مراجعه به اصل مدارک فايل بازسازى است. هنگامى که فايلى به مرحله پدربزرگى رسيد نسل پيش از آن ديگر موردنياز نخواهد بود و مى‌توان روى نوار فايل مزبور اطلاعات ديگرى ثبت کرد. در برخى از سيستم‌ها که نسل‌هاى يک فايل با شماره مشخص مى‌شود آخرين نسل هميشه شماره صفر دارد و نسل‌هاى قبلى به‌ترتيب شماره‌هاى ۱ و ۲ و ... خواهد داشت. طبق روش‌هاى مدون شده، نسل‌هاى قبلي، به‌طور مثال از نسل ۲ به‌بعد، آزاد مى‌شود.


در سيستم‌هاى پردازش پيوسته اطلاعات، معمولاً فايل اصلى روى ديسک نگهدارى مى‌شود و اطلاعات جارى به‌‌تدريج و در طى ساعات کار، از طريق پايانه‌ها مستقيماً و تک‌تک وارد شده و پس از ويرايش اوليه روى فايل اصلى تأثير مى‌گذارد و آن‌را به هنگام مى‌رساند. براى مثال، در يک سيستم انبارداري، پس از دريافت هر گزارش صدور جنس از انبار، ميزان موجودى آن کالا در انبار به ميزان صادره کاهش مى‌يابد. در اينگونه سيستم‌ها فايل اصلى قبلى جداگانه‌اى وجود ندارد که با نگهدارى آن بتوان پشتيبانى لازم را تأمين کرد. روش معمول در اينگونه سيستم‌ها اخذ يک نسخه از فايل اصلى روى ديسک در ابتدا و انتهاء هر روز کار يا در فواصل زمانى مناسب است. اطلاعات جارى که در طى روز وارد مى‌شود نيز بعد از ويرايش و قبل از ثبت روى فايل اصلي، روى يک فايل جداگانه نوارى يا ديسکى ثبت و نگهدارى مى‌شود. بعد از هر نسخه‌بردارى از فايل اصلي، اطلاعات جارى روى فايل ديگرى ثبت مى‌شود. اگر اشکالى در فايل اصلى ايجاد شود که استفاده از آن‌را غيرممکن نمايد، براى مدت کوتاهى کار را متوقف مى‌کنند و در آن مدت با استفاده از آخرين نسخه صحيح فايل اصلي، آن‌را مجدداً ايجاد و با استفاده از اطلاعات جارى ثبت شده از لحظه تهيه نسخه پشتيبان تا لحظه بروز اشکال، آن‌را به هنگام مى‌رسانند و از آن نسخه‌بردارى کرده و مجدداً جريان فعاليت‌هاى جارى را شروع مى‌کنند. نگهدارى حداقل دو نسل از نسخ فايل اصلى و جارى در اينگونه سيستم‌ها نيز معمول است. نمودگر زير روش‌هاى معمول تأمين پشتيبان براى فايل‌هاى اطلاعاتى در سيستم‌هاى پيوسته و بازسازى فايل اصلى را نشان مى‌دهد.