حفاظت از تجهيزات و اطلاعات اگر کامل هم باشد باز هم احتمال صدمات و اشکالات تصادفى يا غيرقابل پيش‌گيرى وجود دارد. سوانحى مانند سيل يا زلزله يا خرابى‌هاى تصادفى يا عمدى هميشه مى‌تواند باعث اشکال يا توقف عمليات کامپيوترى شود. مديريت صحيح ايجاب مى‌کند که براى اينگونه موارد پيش‌بينى‌هاى لازم بشود تا سوانح نتواند باعث غافل‌گيرى و توقف عمليات شود.


پيش‌بينى‌ها معمولاً شامل تدارک تجهيزات پشتيبان و برنامه مدون عملياتى براى موارد اضطرارى است. برنامه مزبور بايد مدون بوده و آزمايش شود و نسخى از آن در محل‌هاى مناسب و در مراکزى خارج از ساختمان مرکز خدمات کامپيوترى نگهدارى گردد تا در صورت وقوع حادثه براى ساختمان اصلى يک نسخه از برنامه مزبور در محل ديگرى موجود باشد. مسئوليت‌هاى کارکنان در موارد اضطرارى بايد مشخص باشد. مسائلى از قبيل نام و شماره تلفن منزل فردى که بايد با او تماس گرفته شود، اطلاعات موردنياز براى ادامه عمليات از قبيل آدرس مرکز خدمات کامپيوترى پشتيبان، زمان کار و وسيله رفت و آمد بايد در برنامه تدوين شده براى موارد اضطرارى موجود و براى کارکنان ذى‌ربط تشريح شده باشد. براى تأمين فايل‌ها و برنامه‌ها و حتى لوازم و تدارکات بايد پيش‌بينى لازم بشود. اگر کاغ فرم فاکتور فروش موجود نباشد صدور صورت‌حساب و فاکتور براى خريداران غيرممکن مى‌شود. بنابراين، فرم‌هاى لازم نيز بايد قبلاً تهيه و تدارک شده باشد. برنامه مدون تأمين تجهيزات و اطلاعات بايد تمام اجزاءِ ضرورى سيستم کامپيوترى را به‌شرح زير در برگيرد:

کارکنان، دستورالعمل‌ها و راهنماهاى عملياتى

براى استفاده از مراکز خدمات کامپيوترى پشتيبان در موارد اضطرارى معمولاً احتياج به اپراتور است. اگر قرارداد پشتيبانى شامل استفاده از اپرزاتورهاى مرکز مورد اجاره باشد بايد اطمينان حاصل شود که اپراتورهاى مزبور قادرند با دستورالعمل‌ها و راهنماهاى عملياتى اين مرکز، عمليات را انجام دهند. حتى اگر قرار است اپراتورهاى مرکز اصلى برنامه‌ها را اجراء نمايند، احتياج به دستورالعمل‌ها و راهنماهاى عملياتى سيستم‌هاى کاربردى وجود دارد. بنابراين، نسخه‌هائى از دستورالعمل‌ها و راهنماهاى عملياتى بايد در محلى خارج از ساختمان اصلى مرکز کامپيوتر نگهدارى شود تا در موارد اضطرارى مورد استفاده قرار گيرد. در انتقال فعاليت‌ها از يک مرکز به مرکز ديگر به خدمات برنامه‌نويس سيستم (مسئول سيستم عامل و نرم‌افزارهاى عمومي) احتياج است. امکان بروز اشکال در سيستم‌هاى کاربردى نيز افزايش مى‌يابد و بنابراين، حضور مسئول نگه‌داشت و اجراءِ سيستم نيز در محل جديد ضرورى خواهد بود. برنامه موارد اضطرارى بايد شامل مشخصات کامل افرادى باشد که براى اجراءِ سيستم‌ها بايد به مرکز جديد بروند و روابط و مسئوليت‌هاى هر يک را مشخص کند.

تدارکات

در برنامه کار موارد اضطرارى بايد براى نگهدارى فرم‌ها و لوازم کار يدکى از قبيل فرم چاپ ويژه، وسيله حمل و نقل افراد و لوازم پيش‌بينى شده باشد. به‌جز در مواردى‌که از کاغذ ساده براى چاپ گزارش‌ها استفاده مى‌شود. بيشتر گزارش‌هاى خروجى روى فرم‌هاى ويژه، از قبل چاپ شده، تهيه مى‌شود که اگر قرار باشد روى کاغذ ساده چاپ شود مفهومى نخواهد داشت و چاپ عنوان‌ها و ستون‌بندى گزارش‌ها اگرچه غيرممکن نيست ولى در کوتاه‌مدت عملى نبوده و باعث سردرگمى و بروز اشکالات ديگرى خواهد شد. بنابراين بهتر است که از فرم‌هاى گزارش‌هاى ضرورى و حتى فرم‌هاى اطلاعات وروردى سيستم‌ها به ميزان کافى در انبار ويژه‌اى براى موارد اضطرارى نگهدارى شود. در مواردى‌که کامپيوتر پشتيبان با قرارداد دوطرفه بين دو مرکز تأمين مى‌شود، يکى از راه‌هاى عملي، مبادله دو اتاق يا انبارى بين نگهدارى تدارکات، مستندات، فايل‌ها و برنامه‌هاى يدکى است.

برنامه‌هاى کامپيوترى و مستندات سيستم‌هاى کاربردى

چون براى اجراءِ سيستم‌هاى کاربردى وجود برنامه‌هاى سيستم و نرم‌افزارهاى عمومى لازم است بنابراين بايد نسخ پشتيبان از تمام برنامه‌ها و مستندات آنها به‌طور مرتب تهيه و در محل مطمئنى نگهدارى شود. اگر مؤسسه در يک ساختمان مستقر است و شعبه ندارد. ترتيب مناسب براى ذخيره فايل پشتيبان برنامه‌ها و مستندات مى‌تواند اجاره يک اطاق در ساختمان ديگر باشد. در برخى ممالک حتى استفاده از صندوق‌هاى ويژه بانک‌ها معمول است. برخى مراکز ويژه نيز وجود دارد که محل‌هاى مناسبى با درجه حرارت و رطوبت مناسب براى نگهدارى فايل‌هاى کامپيوترى به مراکز کامپيوترى اجاره داده و ترتيب نقل و انتقال مرتب فايل‌هاى پشتيبان و اخذ ميکروفيلم و ميکوفيش از مستندات را مى‌دهند. مؤسسات بزرگ معمولاً داراى شعبات يا مراکز متعددى هستند که مى‌توانند در بين آنها از محل مناسبى براى نگهدارى فايل‌ها، اسناد و مدارک و تدارکات ضرورى استفاده کنند. با توجه به اينکه سيستم‌هاى عملياتى و کاربردى دائماً در تغيير هستند بايد طبق برنامه منظمي، در فواصل زمانى مشخص يا پس از انجام هر تغيير در يکى از برنامه‌هاى اجرائي، فايل پشتيبان جديد تهيه شده و به محل نگهدارى ارسال و فايل‌هاى قديمى عودت داده شود. در برخى از مراکز کامپيوترى در پايان ساعت کار اداري، فايل پشتيبان جديدى تهيه و نگهدارى مى‌شود. روش معمول‌تر تهيه هفتگى فايل‌هاى پشتيبان است.

تجهيزات و دستگاه‌هاى کامپيوترى

در مواردى‌که خسارت عمده‌اى به کامپيوتر و دستگاه‌هاى اصلى آن وارد مى‌شود يا تعمير خرابى‌هاى جزئى به‌دلايلى از قبيل پيدا نشدن عيب يا قطعه يدکى لازم به تعويق مى‌افتد، استفاده از يک کامپيوتر مشابه براى دوره تعمير يا تعويض کامپيوتر ضوررى است. طى سال‌هاى گذشته براى بيشتر مراکز خدمات کامپيوترى بزرگ در ايران پيش آمده است که، حداقل چند روزي، به‌علت خرابى کامپيوتر يا تجهيزات ديگر، مجبور به استفاده از ساير مراکز (حداقل براى اجراءِ سيستم‌هائى که جنبه فورى يا ضرورى داشته است) گرديده‌اند. درخواست وقت از يک مرکز کامپيوترى براى انجام امور ضرورى براى مدت کوتاه با استقبال مواجه نمى‌شود اما اگر از قبيل قرارداد لازم در مورد استفاده متقابل از تجهيزات طرفين در شرايط اضطرارى منعقد شده باشد طرف نيازمند حق استفاده را خواهد داشت.


دستگاه‌هاى کامپيوترى پشتيبان را مى‌توان به يکى از روش‌هاى زير تأمين کرد:


- مرکز خدمات کامپيوترى شرکت فروشنده يا سازنده کامپيوتر.


- مراکز خدمات کامپيوترى مشاع يا همگانى.


- مراکز خدمات کامپيوترى مشابه از طريق قراردادهاى دو طرفه.


- تضمين جايگزينى کامپيوتر يا قطعات صدمه ديده در مدت کوتاه توسط فروشنده.


- مرکز کامپيوترى يدکى مشابه در مکان مناسب ديگر.


- ايجاد مرکز کامپيوترى ويژه پشتيبانى مشترک يا همگانى.


روش‌هاى اول تا سوم عملى‌تر بوده و بيشتر مورد استفاده قرار گرفته است و ساير روش‌ها اگرچه وجود دارد اما چندان اقتصادى يا عملى نيست. ترتيبات توافق شده بايد به‌صورت قرارداد درآيد تا در هنگام ضرورت بتوان به آن استناد کرد و تعويض مقامات موجب حذف امکانات نشود. نظر به انيکه اختلاف‌هاى جزئى در ساخت دستگاه‌ها ممکن است استفاده از يک کامپيوتر را توسط نرم‌افزارهاى مرکز ديگر غيرممکن سازد، لازم است که مکان کار با کامپيوتر پشتيبان مورد قرارداد، عملاً آزمايش شود. مرکز کامپيوترى پشتيبان نبايد آنچنان نزديک به مرکز کامپيوترى اصلى باشد که در معرض همان خطراتى باشد که براى مرکز اصلى ممکن است پيش آيد و نبايد آنچنان دور باشد که بعد مسافت در اجراءِ کارها اخلال نمايد.