مراقبت فايل‌ها از دو جنبه محيط نگهدارى و طرز استفاده از آنها مطرح است. درجه حرارت و رطوبت محيط در سالم ماندن فايل‌هاى کارتي، نوارى و ديسکى تأثير زيادى دارد. حرارت بالا باعث کش‌ آمدن نوار يا تاب برداشتن ديسک مى‌شود و آن را غيرقابل استفاده مى‌کند. خسشکى هوا موجب شکننده شدن نوار مغناطيسى مى‌شود. رطوبت زياد باعث باد کردن و کج شدن وسايل کاغذى مانند کارت مى‌شود و کارت‌ها در دستگاه کارت‌خوان گير مى‌کند. تنظيم درجه حرارت و رطوبت اتاق کامپيوتر و محل نگهدارى فايل‌ها از بسيارى از دردسرها جلوگيرى مى‌کند. البته شرايط ديگر نگهداري، مانند عارى بودن محيط از غبار و دود نيز بايد رعايت شود.


مراقبت در طرز استفاده از فايل‌ها شامل مراقبت در استفاده صحيح، مجاز و از بين نرفتن اطلاعات در حين استفاده است. مراقبت‌هاى لازم از طريق استفاده از تجهيزات سخت‌افزارى و نرم‌افزارى انجام مى‌گيرد. اين تجهيزات شامل برچسب خارجى (External)، حلقه ايمنى (Safety ring = file protection ring)، نوار، کليد خواندن ديسک و برچسب داخلى فايل است.

برچسب خارجى

برچسب خارجى معمولاً قطعه کاغذى است که روى جلد نوار يا ديسک چسبانده مى‌شود. روى اين برچسب شماره سريال نوار و مشخصات فايل يا فايل‌هاى موجود روى آن، تاريخ ايجاد و دوره نگهدارى و در موارد لازم، مالک نوار و ساير اطلاعات نوشته مى‌شود. يک برچسب براى نوار مى‌تواند مطابق شکل زير باشد.


نمونه برچسب خارجى ايمنى نوار
نمونه برچسب خارجى ايمنى نوار

برچسب خارجى توسط اپراتور و براى حصول اطمينان از استفاده از فايل صحيح به‌کار برده مى‌شود. در مواردى‌که مديريت فايل‌ها توسط سيستم‌هاى ويژه کامپيوترى است، برچسب خارجى مى‌تواند فقط شامل شماره سريال و در صورت نياز، تاريخ شروع بهره‌بردارى و مالک نوار باشد. تمام اطلاعات مربوط به‌هر فايل در سيستم وجود دارد و سيستم شماره سريال و شماره دستگاه مربوطه را در اختيار اپراتور قرار مى‌دهد.

حلقه ايمنى نوار

حلقه ايمنى نوار براى جلوگيرى از نوشته شدن اطلاعات جديد روى نوارهاى حاوى اطلاعات موردنياز به‌کار مى‌رود. در پشت هر حلقه نوار، يک شيار گود به عمق چند ميلى‌متر وجود دارد که کليد دستگاه خواندن و نوشتن نوار در داخل آن قرار مى‌گيرد. اگر اين شيار پر باشد يعنى حلقه‌اى پلاستيکى يا فلزى در اين شيار قرار گيرد. باعث فشار بر روى کليد دستگاه شده و دستگاه قادر به نوشتن روى نوار مى‌شود. برداشتن حلقه ايمنى از روى حلقه نوار موجب مى‌شود دستگاه نتواند روى آن نوار بنويسد. به‌دليل خاصيتى که اين حلقه در حفاظت اطلاعات نوشته شده روى يک حلقه نوار دارد آن را حلقه ايمنى نوار مى‌نامند.

کليد خواندن ديسک

کليد خواندن ديسک عملى مشابه حلقى ايمنى نوار را براى فايل‌هاى روى ديسک انجام مى‌دهد. کليد خواندن ديسک يا فقط خواندن (Read only) روى دستگاه قرار دارد و در زمانى که بالا باشد دستگاه فقط قادر به خواندن اطلاعات روى ديسک خواهد بود. اين کليد معمولاً کاربرد کمى دارد زيرا اولاً براى هر ديسک بايد توسط اپراتور قطع و وصل شود و ثانياً چون روى يک ديسک معمولاً بيش از يک فايل وجود دارد محافظت از يک فايل با اين روش محدوديت‌هائى براى استفاده از ساير فايل‌هاى روى همان ديسک به وجود مى‌آورد.

برچسب داخلى

برچسب داخلى عبارت از رکورد يا رکوردهائى است که معمولاً روى واسطه‌هاى مغناطيسى و در ابتدا و انتهاى فايل‌هاى کامپيوترى ايجاد مى‌شود و شامل مشخصات واسطه (نوار يا ديسک) و مشخصات فايل است.


مشخصات واسطه در ابتداى نوار و ديسک و شامل شماره سريال، مالک، تاريخ شروع استفاده، تاريخ آخرين بارى که اطلاعات روى آن به هنگام رسيده و ساير مشخصات است. مشخصات هر فايل به‌صورت رکوردهاى عنوان و پايان در ابتدا و انتهاى رکوردهاى هر فايل نوار نوشته مى‌شود. برچسب‌هاى مزبور توسط سيستم عامل يا برنامه‌هاى فرعى ويژه در هر نوبت خواندن يا نوشتن کنترل مى‌شود. کنترل مزبور در هنگام نوشتن يا ايجاد يک فايل جديد شامل بررسى و حصول اطمينان از گذشتن دوره نگهدارى فايل قبلى موجود روى واسطه و ايجاد برچسب جديد است و در هنگام خواندن يا به هنگام‌رساني، مشخصات فايل، با فايل مورد درخواست برنامه، کنترل مى‌شود. براى هر يک از مراحل استفاده (خواندن، به‌ هنگام‌رسانى يا نوشتن فايل جديد) ممکن است محدوديت‌هاى ويژه‌اى با استفاده از کلمه رمز ايجاد گردد. شکل زير ترتيب قرار گرفتن برجسب داخلى فايل را در روى نوار مغناطيسى نشان مى‌دهد.


نمودار طرز قرار گرفتن برچسب داخلى و ساير اطلاعات روى نوار مغناطيسى
نمودار طرز قرار گرفتن برچسب داخلى و ساير اطلاعات روى نوار مغناطيسى