در بسيارى از موارد براى حفاظت و ايمنى اطلاعات و دستگاه‌ها از اسم رمز استفاده مى‌شود. در سيستم‌هاى کاربردى کامپيوترى که اطلاعات از طريق پايانه‌ها وارد مى‌شود يا اطلاعات به روش پردازش پيوسته پردازش مى‌شود استفاده از اسم رمز و کد شناسائى بسيار معمول است. در سيستم‌هاى مزبور، فايل اطلاعات همواره روى کامپيوتر و آماده دسترسى است و بايگان نمى‌تواند بر آن کنترلى اعمال کند. بنابراين، دسترسى به اطلاعات بايد به طريق مناسب ديگرى محدود شود. هنگام ايجاد فايل يا بانک اطلاعاتى اسم رمزى را براى استفاده از آن قيد مى‌کنند. براى آنکه استفاده کننده بتواند از فايل مزبور اطلاعاتى بگيرد بايد اسم رمز را ارائه کند.


نمونه فرم ويژه ثبت اطلاعات و سوابق نوار مغناطيسى:

جدول سوابق نوار مغناطيسى ـ شماره سريال نوار

تاريخ خريد تاريخ شروع به استفاده طول نوار
فروشنده سازنده نوار ظرفيت هر اينچ

جدول سابقه تعميرات و نگهدارى

تاريخ تميز کردن با سرويس نوع سرويس انجام شده طول بريده شده از نوار طول باقيمانده ملاحظات

جدول موارد استفاده

تاريخ تحويل گيرنده ساعت نام فايل موجود نوع کاربرد نام فايل جديد مدت نگهدارى تعداد اشتباهات
خروج برگشت
 


از اسم رمز در موارد گوناگون و به روش‌هاى مختلفى مى‌توان استفاده کرد که برخى از کاربردهاى آن در کامپيوتر به‌شرح زير است:


- براى دسترسى به دستگاه‌هاى کامپيوترى به‌ويژه استفاده از پايانه‌هاى کامپيوترى.


- اسم رمزهاى متفاوت براى دسترسى به انواع مختلف فايل‌ها به‌طور مثال، يک اسم رمز براى کليه انواع فايل‌هاى عادى و اسم رمز ديگر براى فايل‌هاى محرمانه.


- اسم رمز متفاوت براى خواندن فايل و نوشتن يا به هنگام رساندن آن.


- اسم رمز براى ايجاد يا تغيير در برنامه‌هاى بايگانى کامپيوترى.


- اسم رمز جداگانه براى از بين بردن برنامه‌ها در فايل بايگانى مزبور.


- اسم رمز ويژه براى نسخه‌بردارى از فايل.


- اسم رمز ويژه براى اختصاص دادن يا تغيير کلمه رمز براى پايانه‌ها و فايل‌ها.


استفاده از اسم رمز زمانى مى‌تواند حفات مناسبى را برقرار کند که شرايط ويژه‌اى اعمال شود. به‌طور نمونه اسم رمز بايد واقعاً محرمانه باشد. اگر اسامى رمز روى کاغذى نوشته و به ديوار نصب شود هر کسى قادر به استفاده از آن خواهد بود و مواردى از اينگونه اهمال کارى ديده شده است که موجب سوءاستفاده‌هائى نيز گرديده است. اسم رمز بايد ترکيب نامأنوسى داشته باشد. استفاده از نام استفاده کننده مجاز به‌عنوان اسم رمز، محافظت چندانى ايجاد نمى‌کند زيرا به آسانى حدس زده مى‌شود.


در فواصل مرتب يا حداقل هر زمان که شغل يک آشنا به يکى از اسم رمزها عوض مى‌شود، اسامى رمز بايد تغيير کند. اگر احتمال سوءاستفاده از اسم رمزى داده شود بايد بلافاصله آن را تغيير داد. موارد کاربرد غلط اسم رمز بايد ثبت شود و اگر کوشش‌هاى متعددى براى استفاده از پايانه يا فايلى با اسم رمزهاى ناصحيح به‌عمل آيد بهتر است پايانه تعطيل، و بررسى شود که فرد غيرمجازى با کاربرد کلمات مختلف، سعى در کشف رمز نداشته است.