زمان‌بندى عمليات حسابرسى سيستم‌هاى کامپيوترى را مى‌توان مانند رسيدگى‌هاى معمولى حسابرسى به سه دوره تقسيم کرد:


۱. عمليات مقدماتى قبل از پايان دوره مالى (حسابرسى ضمنى).


۲. عمليات مربوط به پايان دوره مالى.


۳. عمليات و روش‌هاى بعد از پايان دوره مالى.


عمليات مربوط به پايان دوره مالى و بعد از آن (که همان حسابرسى نهائى است) بايد به‌دقت برنامه‌ريزى شود. به‌طور نمونه، براى رسيدگى به مانده‌هاى حساب بدهکاران در پايان دوره، لازم است که يک نسخه از فايل مربوط به پايان دوره تا خاتمه رسيدگى نگهدارى شود. به‌طور معمول مرکز خدمات کامپيوترى فايل‌هاى اصلى را تا مدتى حفظ مى‌کند، اما بايد از قبل ترتيبى داده شود که از در دسترس بودن فايل موردنظر حسابرس اطمينان کامل به‌دست آيد. داشتن فايل کامپيوترى بدون پيش‌بينى وسايل لازم براى بررسى آن بى‌حاصل است. پيش‌بينى‌هاى لازم در زمينه مزبور شامل موارد زير است:


۱. پيش‌بينى چاپ تمام يا قسمتى از فايل براى بررسى‌هاى دستى.


۲. بررسى فايل يا نرم‌افزارهاى آماده مناسب.


۳. بررسى اطلاعات فايل با برنامه‌هاى ويژه.


نمونه‌ مزبور اهميت پيش‌بينى براى انجام رسيدگى‌هاى لازم را نشان مى‌دهد.

شناخت کلى مرکز خدمات کامپيوترى و روش‌هاى عملياتى عمومى

اين شناخت بايد در مرحله مقدماتى حاصل شود. مواردى‌که بايد ثبت گردد عبارت است از:


ـ سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد استفاده.


ـ روش‌هاى ايجاد و نگهداشت برنامه‌هاى کامپيوترى.


ـ ضوابط مستندسازى سيستم‌ها و وضعيّت مستندات سيستم‌هاى موجود.


ـ بايگانى (Library) و ضوابط نگهدارى فايل‌هاى اطلاعاتى کامپيوترى.

تهيه و آزمايش برنامه‌هاى کامپيوترى براى هدف‌هاى حسابرسى

براى حصول اطمينان از قابل اجراء بودن برنامه‌هاى کامپيوترى حسابرس در مرکز کامپيوتر صاحبکار، بايد برنامه‌هاى لازم قبل از پايان دوره، آماده يا تحصيل و آزمايش شود.


ـ برنامه‌هائى که توسط حسابرس ايجاد يا تحصيل مى‌شود بايد قبل از موعد اجراء اصلي، روى کامپيوتر صاحبکار آزمايش شود. نگهداشت اين برنامه‌ها مسئوليت حسابرس است. در مواردى‌که کنترل‌هاى بايگانى برنامه‌هاى مشترى کافى است اين برنامه‌ها را مى‌توان در بايگانى صاحبکار نگهدارى کرد.


ـ قابل اجراء بودن برنامه‌هاى آماده (Packages) حسابرسى کامپيوترى بايد روى کامپيوتر صاحبکار آزمايش شود. آزمايش مزبور بايد قبل از موعد اجراء اصلى برنامه‌هاى مذکور صورت پذيرد.


- چنانچه از برنامه‌هاى استخبارى (Inquiry) متعلق به صاحبکار براى بررسى اطلاعات فايل‌ها، به‌ويژه بانک‌هاى اطلاعاتي، استفاده مى‌شود بايد قبلاً صحت برنامه‌هاى مزبور توسط حسابرس آزمايش شود.

اخذ فايل‌هاى اطلاعاتى موردنياز براى رسيدگى

در دسترس بودن فايل‌هاى موردنياز به ضوابط و دوره نگهدارى فايل‌هاى مزبور در مرکز خدمات کامپيوترى بستگى دارد. براى نگهدارى فايل‌ها يا قسمت‌هائى از بانک‌هاى اطلاعاتى به‌منظور حسابرسى بايد در تاريخ مناسبى قبل از تاريخ موردنظر ترتيب لازم داده شود. حسابرس مى‌تواند براى در دسترس بودن اطلاعات زير ترتيبات لازم را بدهد:


ـ فرم فايل‌ها و رکوردهاى فايل‌هاى اصلي، مرجع و جارى موردنظر.


ـ واژه‌نامه اطلاعات فايل‌ها و شماى بانک‌هاى اطلاعاتى مورد رسيدگى.


ـ نسخ فايل‌هاى اصلى در اول و پايان دوره و فايل‌هاى جارى دوره مورد رسيدگى.

استفاده از امکانات مرکز کامپيوتر براى اجراء برنامه‌هاى کامپيوترى حسابرسى

در صورتى‌که کامپيوتر صاحبکار وقت کافى داشته باشد حسابرس مى‌تواند آزمون‌هاى حسابرسى را در همان مرکز انجام دهد. در غير اين‌صورت حسابرس مى‌تواند از مراکز ديگر کامپيوترى براى انجام آزمون‌ها استفاده کند. در مورد اخير، حسابرس نسخى از فايل‌هاى موردنياز را تهيه کرده و براى آزمون به مرکز موردنظر انتقال مى‌دهد. در هر دو حالت حسابرس بايد پيش‌بينى لازم را به‌علم آورده باشد.


در برنامه حسابرسى بايد زمان کافى براى آمادگى و انجام آزمون‌ها در نظر گرفته شود. زمان لازم براى آمادگى به عوامل متعددى وابستگى دارد که از آن جمله تجارب حسابرس، پيچيدگى عمليات و نوع نرم‌افزار مورد استفاده را مى‌توان نام برد. براى مثال حسابرس بايد براى رفع اشکالات احتمالى و تکرار اجراء يک برنامه آماده که براى اولين بار به اجراء درمى‌آورد زمان کافى در نظر بگيرد. ايجاد يک برنامه کامپيوترى به زمان کافى براى طراحي، کد کردن (Coding)، آزمايش و مستندسازى نياز دارد. زمان لازم براى هر ده سطر برنامه‌اى که به زبان کوبول نوشته مى‌شود تقريباً يک ساعت است. با تقريب مذکور، يک برنامه ساده حدود ۱۵۰ سطري، به زبان کوبول، حدود پانزده ساعت وقت برنامه‌نويسى لازم دارد. در صورت استفاده از برنامه‌هاى آماده حسابرسى نيز براى برنامه‌ريزي، تدوين مشخصات، تهيه، آزمايش برنامه، تهيه اطلاعات و اجراء به زمان کافى نياز است.


نمودار زير نسبت تقريبى زمان‌هاى موردنياز براى هر يک از مراحل مقدماتى استفاده از برنامه‌هاى کامپيوترى توسط حسابرس را نشان مى‌دهد. واحد زمان در جدول مشخص نشده است زيرا تعيين واحد زمان موردنظر به وضعيت سيستم‌هاى کاربردى صاحبکار، تجربه حسابرس و عوامل تکنيکى بستگى دارد و در هنگام انجام عمليات توسط حسابرس تعيين مى‌شود. نکته قابل توجه اين است که زمان آمادگى قبل از پايان دوره دو برابر زمان لازم براى اجراء آزمون‌ها است.

ترتيب انجام عمليات حسابرسى با استفاده از برنامه‌هاى کامپيوترى آماده

شرح عملیات ۶- ۵- ۴- ۳- ۲- ۱- پایان دوره
۱-
۱+ ۲+ ۳+
۱- تهیه اطلاعاتی کلی + +
۲- اخذ تصمیم در باره آزمونهای لازم + +
۳- تهیه مشخصات اطلاعات مورد آزمایش +
۴- تهیه برنامه های لازم یا تحصیل برنامه های آماده و آزمایش آنها + + +
۵- اقدام در مورد تهیه فایلهای مورد نیاز +
۶- بررسی و کنترل تغییرات احتمالی طی دوره +
۷- اجرای آزمونهای حسابرسی + + +