مرکز خدمات کامپيوترى بايد طبق همان اصولى سازمان داده شود که ساير قسمت‌هاى يک واحد تجارى سازمان داده مى‌شود. نمودار سازماني، مشخص بودن مسئوليت‌ها و تفکيک وظايف از اصول مهم است. هر يک از کارکنان بايد مسئوليت‌ها و وظايف مشخص داشته باشد. براى افزايش کارآئى و تسهيل کنترل بايد وظايف مزبور به‌طور کامل از يکديگر تفکيک شده باشد.


براى هر يک از کارکنان بايد شرح وظايف جداگانه‌اى شامل عنوان شغل و مسئوليت‌ها و حدود اختيارات وى تدوين و به فرد مزبور ابلاغ گردد. لازم است که امور مهم به‌صورت کتبى به افراد ارجاع شود.

تفکيک وظايف مرکز خدمات کامپيوترى و واحدهاى استفاده کننده

در سازمان هر مرکز خدمات کامپيوترى بايد وظايف و مسئوليت‌هاى مرکز به‌طور کامل و دقيق مشخص و از وظايف ساير واحدها به‌ويژه واحد‌هاى استفاده کننده تفکيک شود، همان اصول مديريت ادارى که در سازمان‌دادن به ساير واحد‌ها بايد رعايت شود اساس تفکيک وظايف در مرکز خدمات کامپيوترى را تشکيل مى‌دهد. بر مبناى اصل جلوگيرى از انجام وظايف ناسازگار توسط يک فرد يا سازمان، واحد مرکز خدمات کامپيوترى نبايد جزئى از واحدهاى استفاده کننده بوده و يا واحد استفاده کننده جزئى از مرکز خدمات کامپيوترى باشد. در برخى از موارد که به‌دلايلى مرکز خدمات کامپيوترى بخشى از واحد استفاده کننده است، تنها اعمال نظارت و سرپرستى دقيق مديريت مى‌تواند عدم تفکيک وظايف واحد مربوطه را جبران نمايد.


بر اساس موازين کنترل، انجام وظايف زير توسط کارکنان مرکز خدمات کامپيوترى وظايف ناسازگار خواهد بود:


۱. ثبت اوليه، تائيد يا اصلاح اطلاعات فعاليت‌ها.


۲. تصدى نگهدارى اموال به استثناء وسايل و دستگاه‌هاى کامپيوترى.


۳. تصويب تغيير در کنترل‌هاى مرکز خدمات کامپيوترى.


۴. ايجاد تغييرات در اطلاعات فايل‌هاى اصلى بدون دريافت مجوز از واحدهاى ذى‌صلاح.


براى جلوگيرى از انجام وظايف ناسازگار توسط کارکنان مرکز خدمات کامپيوترى بايد ضمانت اجرائى وجود داشته باشد. براى مثال، براى جلوگيرى از تغيير غيرمجاز اطلاعات فايل‌هاى اصلى توسط مرکز خدمات کامپيوترى بايد هرگونه تغيير در اين‌گونه فايل‌ها به تائيد مسئولين ذى‌صلاح در واحد استفاده کننده برسد.


در برخى از موارد بعضى از عمليات مى‌تواند طبق ضوابط مورد تصويب مديريت، توسط برنامه‌هاى سيستم کاربردى انجام شود. در اين حالت بايد گزارش خروجى کامپيوتر در مودر اقدامات مزبور تهيه و توسط مسئولين ذى‌صلاح بررسى و تائيد شود. براى مثال ممکن است در سيستم کامپيوترى مديريت کالا، رسيدن موجودى کالا به حداقل مقدار مجاز، موجب تهيه برگ سفارش خريد کالاى مزبور توسط کامپيوتر شود. در مورد اخير بايد ليست سفارشات کامپيوترى توسط متصدى ذى‌ربط بررسى و تائيد شود. به‌طور کلى وظايف مرکز خدمات کامپيوترى بايد محدود به‌عملياتى باشد که به‌منظور پردازش داده‌ها لازم است و هرگونه دخالت در ايجاد يا تغيير اطلاعات فعاليت‌ها نبايد بخشى از وظايف مرکز مزبور باشد. مرکز خدمات کامپيوترى وظيفه دارد که اطلاعات وارده را بدون تغيير و به‌طور کامل وارد کامپيوتر نموده و طبق روش‌هاى مصوب پردازش نمايد و تنها مجاز به اصلاح اشتباهاتى است که ضمن تبديل يا انتقال اطلاعات در مرکز خدمات کامپيوترى ايجاد مى‌شود. بايد دقت شود که اصلاح اشتباهات ناشى از عمليات مرکز خدمات کامپيوترى با اصلاح اشتباهات اطلاعات اوليه ورودى تداخل ننمايد و توسط يک نفر صورت نپذيرد.

تفکيک وظايف کارکنان مرکز خدمات کامپيوترى

تفکيک وظايف کارکنان از جمله کنترل‌هاى حسابدارى است که رعايت آن در سازمان مرکز خدمات کامپيوترى لازم است. همان‌گونه که بر اساس اصول کنترل، وظايف حسابداري، عمليات، نگهدارى اموال و حسابرسى داخلى توسط سازمان‌هاى مستقل از يکديگر انجام مى‌شود، در مرکز خدمات کامپيوترى نيز وظايف اصلى بايد تفکيک شود. وظايف اصلى مرکز خدمات کامپيوترى به‌شرح زير است:


۱. ايجاد، توسعه و نگهداشت سيستم‌هاى کاربردى


۲. پردازش اطلاعات توسط کامپيوتر (عمليات کامپيوترى)


۳. کنترل اطلاعات ورودى و خروجى.