در طراحى سازمان، تفکيک وظايف، و تنظيم ضوابط عملياتى مراکز خدمات کامپيوترى بايد دايره کنترل اطلاعات به‌صورت مستقل در نظر گرفته شود. معمولاً، اطلاعات ورودى و گزارش‌هاى خروجى در واحد استفاده کننده هم کنترل مى‌شود اما مسئوليت مرکز خدمات کامپيوترى شامل کنترل‌هاى ديگرى هم هست.

کنترل‌هاى واحد استفاده کننده

واحد استفاده کننده يا محاسبه جمع‌هاى کنترل مستقل و تطبيق آن با نتايج پردازش‌هاى کامپيوتري، که به‌صورت گزارش‌هاى خروجى کامپيوتر دريافت مى‌شود، درستى عمليات سيستم کاربردى را کنترل مى‌کند، براى مثال، اداره حسابدارى جمع اقلام بدهکار و بستانکار را که براى ثبت در تک‌تک حساب‌ها به کامپيوتر ارسال داشته است نگهدارى مى‌نمايد. جمع کل اقلامن بدهکار و بستانکار جديد بايد مساوى جمع کل قبلى به اضافه جمع اقلام ارسالى باشد. کنترل‌هاى واحد استفاده کننده، بررسى مستقل عمليات مرکز خدمات کامپيوترى است و مى‌تواند توسط يک‌گونه مستقل نيز انجام شود. در مواردى که حجم اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى کامپيوتر (که بايد کنترل شود) زياد است. يک گروه مستقل کنترل کيفيت در واحد استفاده کننده تشکيل مى‌شود تا گزارش‌هاى خروجى کامپيوترى را کنترل کند. براى نمونه، يک گروه توليدى که محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان کليه واحدها يا شرکت‌هاى وابسته آن کامپيوترى است مدير مالى گروه، يک واحد مستقل را مأمور رسيدگى مداوم به‌صورت‌ حساب‌هاى حقوق و دستمزد کارکنان مى‌نمايد. اين واحد با انجام آزمون‌هاى مناسب و کنترل محاسبات، نحوه کار سيستم کامپيوترى و واحدهاى حسابدارى مختلف را کنترل مى‌کند. واحد مزبور بايد مستقيماً تحت سرپرستى امور مالى يا واحد ديگرى باشد تا بتواند ديدى مستقل و انتقادى از عمليات کامپيوترى داشته باشد.

کنترل‌هاى اطلاعات ورودى، خروجى و پردازش

اين کنترل‌ها شامل، کنترل اطلاعاتى که براى پردازش به مرکز خدمات کامپيوترى داده مى‌شود، کنترل نحوه پردازش داده‌ها و کنترل صحت گزارش‌هاى خروجى و توزيع صحيح آن است. وظايف مزبور توسط کارکنان دايره کنترل اطلاعات در مرکز خدمات کامپيوترى انجام مى‌شود. وظايف کارکنان مزبور که شامل کنترل اطلاعات ورودى خروجى و کنترل پردازش است بايد در ضوابط عملياتى يعنى شرح وظايف کارکنان و در راهنماهاى اجرائى سيستم کاربردى مربوطه مشخص شود.


مسئوليت‌هاى کارکنان دايره کنترل اطلاعات مرکز خدمات کامپيوترى شامل وظايف زير است:


- ثبت فرم‌هاى وارده اطلاعات در يک دفتر پروژه.


- ثبت جمع‌ها و ساير اطلاعات کنترل دريافتى.


- ثبت پيشرفت کارهاى عملياتى در مرکز خدمات کامپيوترى.


- تطبيق جمع‌هاى کنترل کامپيوترى با جمع‌ها و اطلاعات کنترلى از پيش محاسبه شده.


- نظارت بر توزيع اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى.


- کنترل گزارش‌هاى کارکرد کامپيوتر بر اساس ضوابط عملياتى مرکز.


- ارتباط با استفاده کننده در مورد ارسال و دريافت اطلاعات و اصلاحات.


- کنترل ليست‌هاى اشتباهات و استثناءهاى تهيه شده توسط کامپيوتر.


- ثبت فهرست اشتباهات کشف شده و اصلاحات واصله براى رفع اشتباهات مزبور.


- ترتيب اصلاح اشتباهات ناشى از عمليات مرکز خدمات کمپيوترى.


- نگهدارى ليست اشتباهات و پيگيرى اقدامات اصلاحى.


اجراء شدن وظايف کارکنان کنترل از طريق بررسى دفاتر ثبت اطلاعات ورودى و خروجى و جمع‌هاى کنترل محاسبه و تطبيق شده قابل رسيدگى است.

کنترل فايل‌هاى اطلاعات و برنامه‌هاى کامپيوترى

اين وظيفه که معمولاً توسط بايگان فنى مرکز خدمات کامپيوترى انجام مى‌گيرد شامل نگه‌داشت و کنترل استفاده از انواع فايل‌هاى نواري، ديسکى و کارتى اطلاعات و برنامه‌هاى کامپيوترى است. در يک مرکز کامپيوترى بزرگ ممکن است در هر نوبت کار (Shift) يک بايگان فنى تمام وقت براى نگهدارى و تحويل دادن و گرفتن فايل‌هاى اطلاعات و برنامه‌ها وجود داشته باشد. در مراکز متوسط، به‌طور معمول يک بايگان در ساعات عادى ادارى حضور دارد که وظايف محموله را انجام مى‌دهد و براى نوبت‌هاى کار بعدي، فايل‌هاى لازم را آماده و به سرپرست نوبت‌کارى تحويل مى‌نمايد. در اول وقت ادارى روز بعد فايل‌هاى تحويل داده شده و فايل‌هاى جديدى که ايجاد شده است، به بايگان تحويل مى‌شود. اگر در خارج از ساعات ادارى و به‌طور اضطرارى به فايل که در بايگانى فايل‌ها است احتياج پيدا شود، طبق ضوابط معين، يکى از سرپرستان ـ غير از اپراتورها ـ فايل مزبور را از بايگانى خارج و به اپراتور تحويل مى‌دهد. در مراکز کامپيوترى کوچک، وظيفه بايگاني، به‌طور معمول تمام اوقات يک کارمند را انتقال نمى‌کند و بنابراين، مسؤوليت مزبور به مسئوليت‌هاى يکى از کارکنان افزوده مى‌شود. به‌طور معمول وظيفه بايگان فنى در اينگونه موارد به کارمند کنترل اطلاعات واگذار مى‌شود تا از انجام وظايف ناسازگار توسط اپراتور جلوگيرى گردد.


وظيفه نگهدارى مستندات سيستم‌هاى کامپيوترى را نيز مى‌توان به بايگان فنى واگذار کرد. مستندسازى در ايجاد، اجراء و نگه‌داشت سيستم‌هاى کاربردي، بسيار بااهميت است. مستندات سيستم به‌عنوان ابزار ضرورى کنترل عمليات ايجاد سيستم‌ها، براى مديران محسوب مى‌شود. پس از تدوين، بررسى و تصويب مستندات سيستم، نگهدارى آن بايد به بايگان فنى واگذار شود.

مديريت بانک‌هاى اطلاعات

در مراکز کامپيوترى بزرگ يا متوسطى که اطلاعات در بانک اطلاعات نگهدارى مى‌شود معمولاً يک کارشناس ورزيده مسئول مديريت بانک اطلاعات است. تجربه نشان داده است که براى بانک‌هاى اطلاعات يک مدير مسئول فعال موردنياز است. از لحاظ سازماني، فرد مزبور بايد مستقيماً زير نظر مدير مسئول خدمات کامپيوترى يا رئيس سيستم‌ها و برنامه‌نويسى انجام وظيفه نمايد.


وظايف مسئول بانک‌هاى اطلاعات شامل موارد زير است:


- بررسى و انتخاب نرم‌افزار موردنياز بانک‌هاى اطلاعات.


- تدوين شرح اقلام اطلاعات موجود در بانک‌هاى اطلاعات.


- طراحى ساختار (Structure) فيزيکى و منطقى رکوردهاى بانک اطلاعات.


- ايجاد ضوابط و استانداردهاى لازم براى نام‌گذارى اقلام و اطلاعاتى و به تصويب رساندن ضوابط مزبور.


- نام‌گذارى اقلام اطلاعاتى در بانک‌هاى اطلاعات طبق ضوابط مصوب.


- نظارت بر تبديل فايل‌هاى اطلاعاتى موجود به بانک اطلاعات.


- ايجاد ضوابط براى تغيير اطلاعات بانک‌هاى اطلاعات.


- نظارت بر تهيه برنامه‌هائى که براى به هنگام رسانى بانک‌هاى اطلاعات ايجاد مى‌شوند.


- استقرار ضوابط دسترسى و حفاظتى براى محافظت از اطلاعات بانک‌هاى مزبور.


- تدوين مستندات براى هر بانک اطلاعات شامل ايجاد واژه‌نامه اطلاعات (Data dictionary) و راهنمائى آناليست‌ها و استفاده کنندگان درباره طرز کاربرد اقلام اطلاعاتى.


- تأمين نقاط مقابله (Checkpoints)، شروع مجدد و روش‌هاى پشتيبانى و بازيابى اطلاعات بانک اطلاعات.


- بررسى و تجديدنظر در ساختار و فرم بانک‌هاى اطلاعات به‌منظور تسهيل کاربرد آن توسط برنامه‌هاى کاربردى.


- رفع اشکالات و تضادهاى استفاده کنندگان، قسمت طراحى سيستم‌هاى کاربردى و واحد عمليات مرکز خدمات کامپيوترى.


شرح وظايف مزبور نشان مى‌دهد که مديريت بانک‌هاى اطلاعاتى يک مسئوليت کنترلى بسيار بااهميت است. برخى از مراکز کامپيوترى مسئوليت‌هاى مزبور را براى مدير بانک‌هاى اطلاعاتى زياد مى‌دانند و براى کاهش تمرکز وظايف مدير بانک‌هاى اطلاعاتى دخالت او را در برنامه‌هاى سيستم کاربردى محدود مى‌نمايند. کنترل نحوه کار مسئول بانک‌هاى اطلاعات از طريق کنترل اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى توسط استفاده کننده يا رسيدگى‌هاى حسابررس داخلى تأمين مى‌شود.