سيستم کاربردى طى مراحل مختلفى ايجاد مى‌شود و هر مرحله داراى هدف‌ها، عمليات، گزارش‌ها و وارسى‌ها ويژه است. در پايان هر يک از مراحل، به‌منظور حصول اطمينان از تأمين نيازهاى استفاده کننده و هدف‌هاى مديريت از لحاظ هزينه، کنترل، قابليت حسابرسى و قابليت نگهداشت سيستم گزارش‌هاى ويژه تهيه شده و رسيدگى مى‌شود. مراحل ايجاد يا تکوين سيستم‌هاى کاربردى به روش‌هاى مختلفى به مراحل کلى و جزئى تقسيم و نامگذارى مى‌گردد. جدول زير يک روش معمول تقسيم‌بندى کلى اين مراحل، شرح و نتيجه کار هر مرحله را نشان مى‌دهد.

جدول مراحل ايجاد و بررسى سيستم‌هاى کاربردى

نام مرحله شرح عمليات مستندات مرحله
- جمع‌آورى اطلاعات، امکان‌‌سنجى و طراحى کلى سيستم کاربردى جمع‌آورى اطلاعات عمومى و بررسى اطلاعات ورودى، پردازش‌هاى موردنياز و بررسى امکان کاربرد کامپيوتر و جنبه‌هاى اقتصادى، فنى و عملياتى طرح و اجراءِ سيستم کاربردي. تنظيم برنامه زمانى و طراحى مشخصات کلى سيستم پيشنهادى. گزارش امکان‌سنجى و مشخصات کلى سيستم پيشنهادي.
- طراحى جزئيات سيستم تهيه مشخصات جامع و کامل سيستم شامل نمودگر سيستم، تعيين فرم فايل‌ها و گزارش‌هاى ورودى و خروجى و مشخصات برنامه‌هاى لازم. گزارش طراحى (پرونده فعاليت‌ها و پرونده فايل‌ها)
- برنامه‌نويسى سيستم ترسيم نمودگر و نوشتن و آزمايش برنامه‌هاى سيستم کاربردى. پرونده برنامه‌هاى سيستم
- تدوين راهنماها تنظيم و تدوين راهنماهاى ضرورى براى سيستم کاربردى شامل راهنماى استفاده کنندگان و راهنماى عمليات راهنماهاى عملياتى و استفاده کنندگان
- راه‌اندازى آزمايش کامل سيستم، ايجاد فايل‌هاى اصلي، آموزش متصديان، اجراءِ آزمايشى، اخذ تائيديه‌هاى لازم، تحويل سيستم و شروع اجراءِ واقعى گزارش راه‌اندازى (پرونده جانبى)
- بررسى سيستم مطالعه و ارزيابى سيستم کاربردى در زمان اجراء گزارش بررسى (گزارش مديريت)


تقسيم‌بندى مراحل ايجاد سيستم طبق جدول مزبور، براى کاربردهاى شناخته شده‌اى مانند سيستم‌هاى مالي، قابل اجراء است. اما برخى از سيستم‌هاى کاربردى مانند سيستم‌هاى کاربردى مدل‌سازى (Simulation) يا برنامه‌ريزى خطى (Linear programming) داراى محدوده‌هاى شناخته شده و ثابتى نمى‌باشد که بتوان نيازها را در مرحله مقدماتى تعيين و سيستم مناسب را از ابتدا ايجاد کرد. اينگونه سيستم‌ها در مرحله اول به‌صورت مدل يا نمونه ايجاد مى‌گردد و برنامه‌هاى کامپيوترى نيز به گونه‌اى نوشته مى‌شود که انجام تغييرات به آسانى ميسر باشد و سپس به‌تدريج کامل مى‌گردد. بعداً، سيستم يا به همان صورت و با تغييراتى که در حين اجراء در آن داده شده است ادامه مى‌يابد يا پس از مدت کوتاهى با انجام تغييرات عمده‌اى به فرم نهائى در مى‌آيد و مستندات آن تدوين مى‌شود. در مواردى هم سيستم‌هاى ساده و موردى به‌منظور برآوردن نيازهاى گذرا و محدود ايجاد مى‌شود. گسترش استفاده از پايانه‌ها و کامپيوترهاى شخصى به استفاده کنندگان امکان مى‌دهد که براى تأمين نيازهاى ساده و فورى خود، بدون مراجعه به مرکز خدمات کامپيوتري، برنامه‌هاى ساده‌اى را ايجاد و استفاده کنند. اين وضعيت از لحاظ حسابرسى نگران کننده است: زيرا اينگونه سيستم‌ها معمولاً در جائى ثبت نمى‌شود، مستنداتى ندارد. ممکن است به اندازه کافى آزمايش نشود و کنترل‌هاى مناسبى در آن وجود نداشته باشد. اگر اينگونه سيستم‌ها به‌صورت بخشى از سيستم اصلى پردازش اطلاعات، مورد استفاده قرار گيرد بايد مستندات و روش‌هاى اجرائى آن تدوين و فايل‌هاى پشتيبان و کنترل‌هاى لازم براى آن پيش‌بينى گردد.