پرونده جانبى هر سيستم کاربردى محل نگهدارى نامه‌هاى ادارى و گزار‌ش‌هاى متفرقه مربوط به سيستم است که در مرحله ايجاد و در طول دوره اجراءِ سيستم نگاشته شده يا دريافت مى‌شود. مانند نامه‌هائى که در مورد آموزش، معرفى نمايندگان واحدها به مرکز خدمات کامپيوترى يا درباره نمايندگان مديريت پروژه به ساير واحدها نوشته مى‌شود. صورت‌جلسه‌هاى مذاکرات با ساير واحدها و مديريت‌ها، و گزارش‌هاى پيشرفت کار در مرحله ايجاد سيستم نيز در اين پرونده نگهدارى مى‌شود. اين پرونده اگرچه از لحاظ شناخت سيستم موجود زياد مهم به‌نظر نمى‌رسد اما مى‌تواند علل کاربرد برخى از رو‌ش‌ها را در ايجاد سيستم نشان دهد.


پرونده جانبى سيستم، مرجع مناسبى براى مطالعه تاريخچه ايجاد سيستم است. چنانچه نامه‌هاى ادارى که حاوى پرسش‌نامه‌هائى درباره طرز کار سيستم يا روش اجراءِ آن است نيز در انى پرونده نگهدارى شود، مطالعه اين پرونده توسط مسئولان تجديدنظر اساسى در سيستم مى‌تواند کمک زيادى به بهبود اساسى سيستم باشد. حسابرس نيز با مطالعه اين پرونده، اطلاعات زيادى درباره روش ايجاد سيستم و طرز پيشنهاد، بررسي، تائيد و تصويب اجراءِ آن به‌دست مى‌آورد.