گزارش طراحى جامع‌ترين پرونده سيستم‌هاى کاربردى و شامل تمام اطلاعات لازم براى شناخت سيستم و طرز کار آن است. تدوين اين پرونده با تصويب گزارش امکان‌سنجى و مشخصات کلى سيستم آغاز و به‌طور معمول، قبل از شروع مرحله اجراءِ سيستم تکميل مى‌شود. قسمت عمده اين پرونده، (مشخصات پردازش‌ها، فايل‌ها، رکوردها و اطلاعات ورودى و خروجي)، براى شروع برنامه‌نويسى لازم است.


در واحدهائى که بر اساس ضوابط عملياتي، طرح جزئيات سيستم بايد قبل از شروع مرحله پياده‌سازى به تصويب مديريت يا کميته بررسى و هماهنگى سيستم‌ها برسد، اين گزارش مى‌تواند قبل از شروع مرحله برنامه‌نويسى تکميل گردد. گزارش طراحى شامل اطلاعات زير است:


- شرح و نمودارهاى گردش کار، پردازش‌ها و وظايف نيروى انسانى.


- اقلام و فرم گزارش‌ها، رکوردها و فايل‌هاى اطلاعات ورودى.


- اقلام و فرم رکوردهاى فايل‌هاى اصلى و بانک‌هاى اطلاعاتى.


- فرم گزارش‌ها، رکوردها و فايل‌هاى اطلاعات و گزارش‌هاى خروچى.


- شرح هدف و مشخصات پردازش‌هاى هر يک از برنامه‌ها.


- نرم‌افزار و سخت‌افزار موردنياز براى ايجاد و اجراءِ سيستم.


- کنترل‌هاى پشتيباني، ايمنى و حفاظت سيستم و اطلاعات مربوطه.


- امکانات توسعه و محدوديت‌هاى سيستم.


- منابع و امکانات موردنياز و برنامه زمانى براى پياده‌سازى سيستم.


- مجوزها و شرح تغييرات سيستم.


در برخى از موارد که سيستم کاربردى بزرگ و پيچيده است، تدوين يک پرونده جامع سيستم مى‌تواند مشکلاتى از لحاظ حجم و قابليت استفاه ايجاد کند. شايد به اين دليل باشد که پرونده جامع سيستم به چند پرونده تقسيم مى‌شود. يک روش معمول تقسيم پرونده گزارش طراحى به پرونده‌هاى مختلف به‌شرح زير است:


- پرونده سيستم.


- پرونده‌هاى فعاليت‌هاى سيستم.


- پرونده فايل‌ها و بانک‌هاى اطلاعاتى.


يک سيستم پيچيده مانند سيستم مديريت انبار و کالا قابل تفکيک به چند قسمت مشخص است. براى مثال، قسمت‌هاى مختلف سيستم مى‌تواند شامل نگهدارى حساب موجودى انبار، سفارشات، آمار مصرف و حسابدارى کالا باشد. هر قسمت از کل سيستم يک فعاليت ناميده مى‌شود. در سيستم‌هاى بزرگ مى‌توان براى هر يک از فعاليت‌هاى سيستم که وظيفه خاصى را به عهده دارد پرونده جداگانه‌اى تشکيل داد. با تفکيک پرونده هر فعاليت و منظور نمودن شرح و فرم رکوردها و فايل‌هاى هر کدام در پرونده جداگانه، پرونده سيستم مى‌تواند خلاصه‌تر و از مطالب زير تشکيل شود:


- شرح گردش کار سيستم


- نمودار فعاليت‌هاى سيستم


- شرح عمليات دستى و کنترل‌هاى متصديان کنترل اطلاعات


- اطلاعات وروردى و گزارش‌ها و اطلاعات خروجى


- فهرست پردازش‌ها و کنترل‌هاى پردازشى سيستم.


در اين حالت پرونده سيستم به گونه‌اى تهيه مى‌شود که تنها کليات سيستم را تشريح کند. مديران و استفاده کنندگان از سيستم مى‌تواند اطلاعات موردنياز را از آن به‌دست آورند و حسابرسان نيز مى‌توانند از فهرست کنترل‌هاى پيش‌بينى شده در سيستم براى شروع مطالعه و ارزيابى کنترل‌هاى داخلى سيستم استفاده کند. جزئيات بيشتر درباره پردازش‌ها، کنترل‌ها و برنامه‌هاى سيستم در پرونده هر يک از فعاليت‌هاى سيستم طبق فهرستى که در پرونده سيستم ضبط است نوشته مى‌شود.


در برخى موارد ممکن است پرونده فعاليت‌هاى مختلف جدا نباشد و شرح کليه فعاليت‌هاى سيستم در پرونده‌هاى به نام پرونده سيستم، به تفصيل ذکر شود و فقط شرح فايل‌ها و بانک‌هاى اطلاعاتى سيستم در پرونده جداگانه‌اى بيايد. تفکيک يا ادغام و نامگذارى‌ گوناگون پرونده‌هاى سيستم اهميت چندانى ندارد. اصل مهم اين است که در مراکز خدمات کامپيوترى اطلاعات لازم براى شناخت و اجراءِ سيستم‌هاى کاربردى طبق استانداردهاى مورد تائيد مديريت تدوين شود. چنانچه هر يک از فعاليت‌هاى سيستم در پرونده جداگانه‌اى تشريح نشده باشد محتواى گزارش طراحى براى هر يک از فعاليت‌ها بايد به ترتيبى باشد که براى پرونه فعاليت‌هاى سيستم ذکر مى‌شود. اگر پرونده فايل‌ها نيز جداگانه تدوين نشود. مشخصات فايل‌ها و بانک‌هاى اطلاعاتى سيستم در گزارش طراحى بايد به تفصيلى باشد که در مورد فايل‌ها و بانک اطلاعاتى تشريح مى‌گردد.