در پرونده برنامه‌هاى سيستم کاربردى اطلاعات کاملى براى شناخت هدف ايجاد، روش‌هاى پردازش و اطلاعات ورودى و خروجى برنامه‌هاى سيستم وجود دارد. بر حسب ضوابط و استانداردهاى مستندسازى متداول در هر مرکز خدمات کامپيوترى هر برنامه سيستم ممکن است پرونده جداگانه‌اى داشته باشد يا براى تمام برنامه‌هاى سيستم يک پرونده تشکيل شود. تدوين پرونده هر برنامه با نوشتن مشخصات آن توسط طراح سيستم شروع مى‌شود و با پايان آزمايش برنامه پايان مى‌يابد. محتواى پرونده برنامه‌ها به‌شرح زير است:

مشخصات برنامه

مشخصات برنامه که در مرحله طراحى جزئيات سيستم تدوين مى‌شود شامل نمودار نشان دهنده محل برنامه در مجموعه سيستم، شرح اهداف، اطلاعات ورودي، پردازش و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى برنامه است.

نمودگر برنامه

اين نمودار که نشان دهنده منطق پردازش برنامه است. بايد طبق ضوابط مصوّب مستندسازى سيستم‌ها ترسيم شود. نمودگر (نمودار گردش کار) يک برنامه متوسط، اگر مشروح باشد صفحات زيادى را اشغال مى‌کند و خيلى هم مفيد نيست، يک نمودگر خيلى کلى هم به شناخت دقيق پردازش‌هاى برنامه کمک زيادى نمى‌کند. چنانچه روش برنامه‌نويسى قطعه‌اى به‌کار گرفته شود هر قطعه از برنامه مى‌تواند نمودار تفصيلى داشته باشد و در نمودار کل برنامه به نمودارهاى قطعات عطف داده شود. در روش‌هاى ديگر، بهتر است ضمن ارائه منطق برنامه، يعنى نشان دادن ضوابط تصميم‌گيرى در برنامه، تفصيل محاسبات و انتقالات اطلاعات خلاصه شود. نمودگر برنامه مى‌تواند توسط نرم‌افزارهاى ويژه ترسيم شود، اما اين نمودارها در مورد برنامه‌هاى نسبتاً بزرگ، به‌دليل تفصيلى بودن، کاربرد زيادى ندارد. در برخى از مراکز، به‌جاى نمودگر، يا همراه با آن، از روش‌هاى ديگرى مانند جدول تصميم‌گيرى (Decision table) يا ترتيب عمليات (chart ـHierarchy، Input، Processing and Output ـ HIPO) استفاده مى‌شود. در مورد برنامه‌هاى ساده، ممکن است به ليست مرتب و قطعه‌بندى شده برنامه اوليه اکتفا گردد.


نمونه واژه‌نامه بخش‌هاى بانک اطلاعاتي
نمونه واژه‌نامه بخش‌هاى بانک اطلاعاتي

ليست برنامه اوليه (Source code listing) ـ آخرين ليست دستورالعمل‌هاى برنامه‌ به‌صورتى‌که توسط برنامه‌نويس نوشته شده است يعنى برنامه اوليه (Surce module) مهم‌ترين سندى است که مى‌تواند براى شناخت طرز کار برنامه‌ بررسى خود و بايد در پرونده برنامه وجود داشته باشد. پس از هر تغيير در برنامه بايد ليست جديد جايگزين ليست قبلى شود. در مواردى‌که ليست برنامه توسط حسابرس بررسى شده است، براى تسهيل رسيدگى‌هاى بعدى بهتر است ليست مزبور تا بررسى بعدى حسابرس نگهداري، و تغييرات برنامه در فاصله بين رسيدگى‌ها روى آن مشخص شود. برنامه‌هائى که به زبان کوبول نوشته مى‌شود منطق برنامه را به وضوح نشان مى‌دهد. در ساير زبان‌هاى برنامه‌نويسى نيز مى‌توان درک منطق پردازش از روى ليست برنامه را به افزودن توضيحات مناسبى در متن برنامه تسهيل کرد.

مدارک آزمايش برنامه

هر برنامه بايد با اطلاعات آزمايشى که تمام حالات و پردازش‌هاى مختلف برنامه را در نظر گرفته باشد، به‌طور کامل آزمايش شود. پس از هر تغيير مهم در برنامه مهم در برنامه لازم است که آزمايش تکرار شود. ليست اطلاعات آزمايشى و نتايج نهائى آزمايش برنامه بايد در پرونده برنامه موجود باشد تا بتوان صحت کار و کفايت آزمايش برنامه را مطالعه و ارزيابى نمود. اطلاعات آزمايشى و نتايج پردازش‌هاى مزبور به‌عنوان نمونه‌هاى اطلاعات ورودى و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى برنامه نيز مورد استفاده است.

يادداشت تغييرات (Change notice)

پس از شروع به اجراءِ واقعى برنامه، ممکن است نياز به انجام تغييراتى در برنامه به وجود آيد. هرگونه تغيير در برنامه بايد با تصويب مديريت و توسط فرد مسئول و مشخصى انجام شود. تغييرات انجام شده بايد در پرونده مربوطه يادداشت و نگهدارى شود. اين يادداشت بايد شامل اطلاعات زير باشد:


- تغيير مورد درخواست


- متقاضى تغيير.


- تصويب مديريت.


- تاريخ تصويب تغيير


- تاريخ انجام و آزمايش تغييرات


- متن تغييرات برنامه


- بررسى و تأييد تغييرات و آزمايش‌ها.